Office 2010 Quick-Tipp: PDF-Versand im Schnellgang

Der Mailversand von Dokumenten im PDF-Format gehört bei jedem Anwender zu den täglichen Routinearbeiten. Die Microsoft-Bürosuite Office 2010 benötigt zur PDF-Erstellung keine speziellen Zusatzprogramme mehr, sondern bietet diese Funktion Out-of-the-Box. Mit wenigen Zusatzkonfigurationen geht dies mit einem Mausklick.

Das Adobe PDF-Format ist nach wie vor die Nummer 1, wenn es um den Dokumentenaustausch geht. Einfach zu erstellen und auf nahezu jeder Plattform mit dem Adobe Reader oder ähnlichen Programmen zu lesen. Vor allem mit der Zunahme von neueren Geräten wie Smartphone und Tablets in der Unternehmensumgebung ist der Dokumentenstandard wichtiger denn je. Einfaches Zoomen und Navigieren gibt dem Empfänger die Möglichkeit, auch auf dem kleinen Mobildisplay an die Informationen zu gelangen.

Obwohl sich Microsoft dem Adobe-Format lange in den Weg gestellt und mit XPS ein eigenes Format auf den Markt gebracht hat, wurde die Erstellung von PDF-Dokumenten in Office 2010 sehr gut und einfach integriert. Ist das Word-Dokument erst einmal fertiggestellt, kann es einfach über die Menüfolge Datei -> Speichern und Senden -> PDF/XPS-Dokument erstellen im Adobe-Format auf der Festplatte abgelegt werden.

Sofort per E-Mail senden

Ist das eigentliche Ziel nicht die eigene Festplatte sondern ein Mailadressat, so kann dieser Zwischenschritt einfach übersprungen werden. Über dieselbe Menüfolge findet man dies Option „Als PDF senden“ (siehe Screenshot). Nun wird das Dokument direkt als Anlage in eine E-Mail von Outlook übertragen. Nun nur noch den gewünschten Empfänger eintippen und versenden. Wenige Mausklicks nach Erstellung liegt das Dokument damit als PDF-Datei im Posteingang des Mailpartners. Der verwendete Dateiname entspricht dabei jenem des Office-Dokuments.

Es geht noch schneller

Obwohl diese Arbeitsschritte mehr als schnell zu absolvieren sind, können Office-Anwender, die diese Funktion sehr häufig benötigen, sich das Leben noch einfacher machen. Der Zauberschlüssel liegt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff (links oben in jeder Office 2010-Anwendung). Neben einer Vielzahl von effizienten Arbeitsbeschleunigern gibt es auch für den PDF-Versand eine Anpassungsmöglichkeit.

Klappen Sie dazu die Leiste auf (Pfeil nach unten) und wählen Sie den Eintrag „Weitere Befehle…“. Darauf öffnet sich das Optionsmenü von Word (für Excel und PowerPoint gilt natürlich dasselbe) und alle Befehle der Applikation stehen zur Auswahl bereit. Wählen Sie nun in der Drop-Down-Liste den Eintrag von „Häufig verwendete Befehle“ auf „Registerkarte Datei“ (siehe Abbildung).

Jetzt nur noch aus der Befehlsliste den Eintrag „PDF-E-Mail-Anlage…“ markieren und mittels „Hinzufügen“ der rechten Auswahlliste anfügen. Schließen Sie das Optionsfenster mit einem Klick auf „OK“ und Sie finden nun in der Schnellleiste das zusätzliche Symbol für den PDF-Versand. Ab jetzt reicht bei geöffnetem Word- oder Excel-Dokument ein Klick auf das neuerstellte Symbol und Sie finden in Outlook eine neuerstellte Nachricht mit dem PDF-Anhang. Einfacher geht’s nicht.

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