Outlook auf dem iPhone – aktuell ein NoGo!

Microsoft gibt mächtig Gas. Jede Woche gibt es Neuigkeiten aus Redmond. Der Konzern scheint endlich das plattformübergreifende Arbeiten in seinen Anwendungen umzusetzen. Jetzt auch noch ein Outlook für das iPhone und das iPad wie auch für die Android-Plattform. Es gibt aber einen entscheidenden Fehler in der Umsetzung, der Unternehmen vorerst dazu zwingt, die App von den Smartphones zu verbannen.

Mailverwaltung auf mobilen Geräten

Die Kommunikation der mobilen Geräte mit dem Exchange Server erfolgt über ActiveSync. Damit war es auch bis jetzt möglich, alle möglichen Android-Geräte sowie iPhone und iPad an den zentralen Mailserver des Unternehmens anzubinden. Apples Mail-Anwendung ist zwar nicht der absolute Hit, die App funktionierte aber in der Praxis ausreichend. Gleiches gilt für die Android-Ableger. Wozu also Outlook?

Outlook am iPhone

Outlook – Mehr als E-Mail

Outlook ist die Anwendung, wenn es um die Kommunikation im Unternehmen geht. Zusätzliche Dienste wie Slack mögen die Zusammenarbeit in Teams verbessern. Fakt bleibt aber, dass Outlook eine Zentrale ist, wenn es um die eigene Organisation im Firmenumfeld geht. Produktivität ist mehr als E-Mails lesen und schreiben. Die optimale Verknüpfung von Nachrichten, Kontakten, Terminen und Dokumenten ergeben einen effizienten Alltag in der Praxis.

Die bessere App

Mit der Übernahme von Acompli und dessen Mail-App Ende 2014 hat Microsoft ein gutes Produkt eingekauft. Auf dessen Basis wurde nun „Outlook for Mobile“ der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt. Mehr Intelligenz in der App und ein effizienteres Arbeiten mit E-Mails sind damit möglich. Dies beginnt bei einer Flexibilität in der Handhabung von Mailanhängen – das neue Outlook versendet auf Wunsch nur noch Links zu Dokumenten in Dropbox oder OneDrive inklusive individueller Freigabe und endet nicht bei der flexiblen Wiedervorlage eingegangener Nachrichten.

Der neue Fokus

Fokussiert arbeiten

Fokussiert arbeiten

Eine gewichtige Änderung (Verbesserung?) ist die Herangehensweise an die Masse eingehender Mails. „Im Fokus“ nennt das neue Outlook für iOS und Android die neue Ansicht. Hier wird nach Wichtigkeit der Nachrichten sortiert. Dabei lernt die Anwendung vom Anwender. Werden Nachrichten in den „Fokus“ geschoben, so werden auch zukünftig Mails aus diesem Kontext dort erscheinen. Der Rest ist in einem anderen Reiter („Others“) zu finden – wenn mehr Zeit ist, diese zu bearbeiten.
Das Ordnen und Organisieren der Nachrichten erfolgt durch einfache Wischgesten, welche auch nur individuell konfiguriert werden können. Eine schöne Sache. Mails, die „später“ verarbeitet werden sollen, können mit einem Swipe ausgeblendet werden. Zum gewünschten Zeitpunkt tauchen diese erneut in der Ansicht auf.

Intelligente Suche

Schon mal in der iOS-Mail-App auf dem iPad eine wichtige Nachricht gesucht? Outlook kann es besser! „Predictive Search“ nennt sich das Zauberwort. Nach wenigen Zeichen in der Sucheingabe erhalten Sie entsprechende Vorschläge – sowohl vom Postein- und -ausgang wie auch aus den Kontakten und Terminen. Nach der Auswahl eines Kontakts sehen Sie die gesamte Korrespondenz mit dieser. Schnell und effizient.

Ein Client für viele Plattformen

Outlook für iOS und Android versteht sich nicht nur mit Microsofts Mailservern (Exchange und Office 365). Auch die Einbindung von Gmail-Accounts, Outlook.com oder Yahoo-Mail wird unterstützt. Auch bei den Dateidiensten ist Vielfalt gegeben: neben dem hauseigenen OneDrive unterstützt die App Google Drive, Dropbox und iCloud.

Alles toll! Wäre da nicht…

Das aktuelle Fazit zur App lautet dennoch: Finger weg für Unternehmen! Warum? Wie bereits erwähnt, basiert die Funktionsweise der Anwendung auf die alte App von Accompli. Die neuen „intelligenten“ Funktionen werden dabei auf einen „Zwischenserver“ ausgelagert. D.h. die Anwendung kommuniziert in erster Linie nicht direkt mit dem Mailserver (z.B. dem hauseigenen Exchange Server), sondern übergibt diese Aufgabe einem Vermittler – und dieser steht in den USA in der Microsoft-Cloud.

Umleitung von Datenverkehr und Login-Daten

Umleitung von Datenverkehr und Login-Daten

Das Kennwort aus der Hand gegeben

Unterstützt die Authentifizierung bei Googles Maildienst noch OAuth, so versteht der Exchange Server nur eines: Username und Kennwort. Damit jener Zwischendienst aber auf die eigene Mailbox zugreifen kann – und das tut er nicht nur, wenn die App genutzt wird -, speichert er auch die Zugangsdaten des Anwenders auf seinem System. Klar formuliert: Das Login jedes Mitarbeiters wird damit aus der Hand gegeben und in der Cloud abgelegt. Aus Sicht der IT-Sicherheit eines Unternehmens eine klare Katastrophe! Mit diesen Daten könnte sich jeder auch in der SharePoint-Umgebung oder einem Terminalserver anmelden.

Schon sind Sie in der Cloud

Ganz nebenbei erzeugt die integrierte Anbindung an die einzelnen Public Cloud-Anbieter eine ebenso große Lücke. Die Weitergabe – Dokument-Links werden ja automatisch erzeugt – unternehmenskritischer Daten ist damit Tür und Tor geöffnet. Eine Kontrolle der internen IT bezüglich jeder Unternehmensrichtlinie wird vollständig ausgehebelt.

Die ungewollte „Mailumleitung“

Noch eine Draufgabe gefällig? Wie bereits in den Nutzungsbedingungen der ursprünglichen Acompli-App zu entnehmen war, werden auch alle Nachrichten des Anwenders über diesen „Cloud-Proxy“ geleitet. Dort wird schließlich die Intelligenz der App erzeugt. Ein- und ausgehende Nachrichten inklusive Anhänge, alle Kontakte des Adressbuchs werden von dem Dienst gelesen und analysiert. Eine Voraussetzung für die Push-Nachrichten. Details finden sich in den Datenschutzbedingungen von Acompli.

Deinstallieren – aber richtig

Wer die neue Outlook-App bereits nutzt und nun wieder deinstallieren will – und dies sollten zumindest alle Nutzer eines Exchange Servers im Unternehmen tun – sollte vorsichtig vorgehen. Wird die App wie gewohnt einfach nur gelöscht, so werden damit nicht die bereits übermittelnden Daten von den Microsoft-Servern entfernt. Der „intelligente Dienst“ verrichtet nach wie vor seine Arbeit. Es müssen auch die Zugangsdaten widerrufen werden.

Arbeit für den Admin?

Administratoren von Exchange Servern in Unternehmen können den Zugriff der neuen App – und damit auch des Acompli-Proxy – sperren, indem eine ActiveSync-Richtlinie definiert wird. Technische Details dazu, sowie zu den einzelnen Auswirkungen finden Sie im Blog von Rene Winkelmeyer.

Bleibt zu hoffen, dass Microsoft sich dieser Problematik schnellstmöglich annimmt und den guten Ansatz nicht durch unnötige Sicherheitsrisiken zunichtemacht.

 


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Eine Antwort

  1. Billy sagt:

    Wie sieht es denn zurzeit aus, nachdem die alten OWA-Apps von Microsoft eingestellt wurden?

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