Regeln im gemeinsamen Postfach

Ein gutes Regelwerk im Exchange-Postfach kann viel Arbeit ersparen. Die individuelle Automatisierung hilft die tägliche E-Mail-Flut zu organisieren. Wie sieht es aber mit gemeinsam genutzten Postfächern aus? Nicht so einfach.

Ordnung im Postfach

Jeder Outlook-Anwender kennt die Vorteile von automatisch ausgeführten Regeln beim Eingang von Nachrichten. Darüber haben wir an anderer Stelle bereits geschrieben. Verwunderung gibt es aber meist, wenn eine Regel nicht das private Postfach, sondern ein gemeinsam genutztes – die „Shared Mailbox“ – bearbeiten soll. In Outlook erstellte Regeln werden immer dem Hauptpostfach zugeordnet. Für die Zuordnung zu einem freigegebenen Postfach – sei es nun die Info-Adresse der Firma oder das klassische Abteilungspostfach für Marketing oder Verkauf – müssen andere Wege gegangen werden.

OWA – das Webinterface

Posteingangsregeln in OWA 2010

Regeln in OWA 2010

Die klassische und einfachste Lösung, um in einer „Shared Mailbox“ eine Posteingangsregel zu hinterlegen, ist mit Sicherheit der Umweg über den browserbasierten Zugriff. Die Outlook Web App (ehemals Web Access) bietet die Möglichkeit in den Einstellungen des betroffenen Postfachs die wichtigsten Einstellungen zur Automatisierung vorzunehmen. Also einfach über den Browser mit dem Exchange Server (OWA) verbinden. Jetzt mit den Zugangsdaten des gewünschten Postfachs anmelden und abhängig von der genutzten Serverversion in die Einstellungen des Postfachs wechseln.

  • OWA 2010: Nach der Anmeldung direkt unter dem Eintrag „Optionen“ (unter dem Postfachnamen) den Eintrag „Posteingangsregel erstellen…“ wählen
  • OWA 2013: Das „Zahnradsymbol“ (rechts vom Postfachnamen) anklicken und dann unter „Optionen“ den Eintrag „E-Mail organisieren“

Office 365

Office 365: Zusätzliches Postfach öffnen

Das 2. Postfach in Office 365

Exchange-Anwender, die Ihren Server in der Office 365-Cloud haben, müssen einen etwas veränderten Weg nehmen. Hintergrund ist – wie schon im Umgang mit dem geteilten Postfach am SmartPhone beschrieben – der fehlende direkte Zugriff mit Username und Kennwort auf das gemeinsame Postfach. Hier erfolgt die Anmeldung zuerst am eigenen Office 365-Postfach (OWA), gefolgt von der Öffnung des zweiten Postfachs über das Menü.

Die Schritte im Einzelnen

  • Melden Sie sich an Ihrem Office 365-Postfach an (https://outlook.office.com)
  • Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie in der erscheinenden Drop-Down-Leiste den Eintrag „Weiteres Postfach öffnen…“
  • Suchen Sie nach dem geteilten Postfach durch Eingabe der E-Mail-Adresse (z.B. info@domain.de)
  • Der Klick auf den passenden Eintrag öffnet das Postfach in einem zweiten Browser-Tab
  • Klicken Sie nun auf das Zahnrad-Symbol (oben) und dann auf „Optionen“
  • Sie finden die „Posteingangs- und Aufräumregeln“ nun unter der Kategorie „E-Mail“ und „Automatische Verarbeitung“
Postfach suchen in Office 365

Suchen über die Mailadresse

Beachten Sie bitte, dass Microsoft nicht selten die Oberfläche von OWA bei Exchange Online verändert.

Und es geht doch…

Wer dennoch mithilfe von Outlook die Regeln erstellen und verwalten will, dem bleiben zwei Wege offen – so der Zielserver kein Office 365-Exchange ist. Zum einen können Anwender, die über den Vollzugriff auf ein freigegebenes Postfach verfügen, sich dieses Postfach als zweites Exchange-Konto in Outlook hinzufügen. Beim Hinzufügen sind die automatischen Outlook-Vorgaben (E-Mail-Adresse, etc.) entsprechend der geteilten Mailbox abzuändern. Was als zweites Postfach in einem Exchange-Konto nicht funktioniert, klappt jetzt problemlos.

Aufruf der E-Mail-Optionen

E-Mail-Optionen in OWA (365)

Das Outlook-Profil

Eine Alternative zum zweiten Account wäre die Erstellung eines zusätzlichen Outlook-Profils. Dieses enthält dann nur das geteilte Zielpostfach. So könnte für die „Regelwartung“ schnell der Aufruf erfolgen, ohne jedes Mal ein zusätzliches Konto erstellen zu müssen. Dieses wird ja im Arbeitsalltag nur als automatisch eingebunden genutzt (Automapping in einem Konto).

Fallstricke und Backup

Regelverwaltung in OWA 365

Regelverwaltung (OWA 365)

Für die Nutzung von Postfachregeln gilt immer: Verwaltung über OWA oder Outlook – nie gemischt. Hintergrund ist, dass beide Varianten unterschiedliche Möglichkeiten bieten. So gibt es in Outlook eine weitaus größere Bandbreite an verfügbaren Bedingungen, da auch clientseitige Regeln möglich sind, die erst ausgeführt werden, wenn die Nachricht in Outlook verarbeitet wird. Die OWA-Optionen kennen diese Regeln nicht und verwerfen diese gerne einmal beim Abspeichern. Anmerkungen: Clientbasierende Regeln machen wenig Sinn, wenn Outlook nicht ständig geöffnet ist.
Ein Backup des gesamten Regelwerks macht aber immer Sinn. Dieses kann aber ausschließlich über Outlook erfolgen, was für freigegebene Postfächer in Office 365 schlechtweg nicht möglich ist.


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