SharePoint-Einführung: Die richtige Herangehensweise

Das Setup einer SharePoint-Umgebung ist durch die Nutzung im Rahmen eines Office 365-Abonnements um einiges einfacher geworden. Die kostenintensive Installation vieler Server im Rechenzentrum fällt weg. Was bleibt ist die Herausforderung der Umsetzung einer individuell angepassten Lösung, um die gesteckten Ziele der neuen Umgebung auch zu erreichen.

Am grünen Tisch

Bevor Sie mit der Einführung von SharePoint in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie sich erstmal in Ruhe zurücklehnen und – abseits jeglicher Technik – darüber nachdenken, wozu Sie SharePoint einsetzen wollen. Die Plattform ist sehr mächtig. Das Überangebot an Möglichkeiten führt aber schnell dazu, dass die Software „für alles, und nichts ganz“ genutzt wird. Ein schwerer Fehler, der das Vertrauen in die neue Lösung beim Anwender schnell gegen Null gehen lässt. Definieren Sie Ihre Vorstellung von der zu erreichenden Lösung und konkretisieren Sie möglichst detailliert den „Use Case“ der zukünftigen SharePoint-Anwendung in Ihrem Unternehmen.

Der SharePoint-Start: Klein, aber fokussiert

Das zentrale Motto der ersten SharePoint-Monate

Keep it simple!

„Start small, stay focused!“ sollte die Devise sein. Keine einfache Sache. Zu umfangreich geplante Implementierungen werden schnell zu Endlosprojekten. Wer aber das Gesamtziel aus den Augen verliert, wird sich in der praktischen Umsetzung rasch in Einbahnen wiederfinden. Umfangreiche Restrukturierungen der SharePoint-Lösung und eine Kostenexplosion sind dann die Folge. Erstellen Sie ein Grobkonzept für die endgültige Lösung und beginnen Sie die Detailplanung für den kurzfristigen Teil der Umsetzung. Eine Mindmap ist Ihr Freund in dieser Phase.

Besser Zusammenarbeiten

Die große Stärke einer SharePoint-Lösung ist es, die Arbeit im Team auf einen neuen Level zu bringen. Dies gelingt aber nur dann, wenn sich die Anwender in der Lösung auch wiederfinden. Anders ausgedrückt: Nur wer bereits im Planungsstadium die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und die zukünftigen Vorteile vermitteln kann, wird in der Praxis auch die Motivation beim Anwender finden. Lösen Sie mit SharePoint ein zentrales Problem im Unternehmen, so wird Ihnen die Unterstützung der Anwender – auch im Stadium des Entwurfs – sicher sein. Zeigen Sie den Nutzen auf: Eine verbesserte Kommunikation im Team, mit Partnern und Kunden und auch bei der Projektabwicklung wird jeden Beteiligten motivieren. Dokumente schneller zu erstellen, besser abzulegen und einfacher wiederzufinden, wird nicht nur die Effizienz der Arbeit steigern, sondern auch bisherige Frustrationen beseitigen. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf diesem Weg zur „neuen Zusammenarbeit“.

Einfach gesagt

Zugegeben, klingt einfacher, als die Praxis es mit sich bringen wird. Fakt ist aber, dass nur die Lösung aktueller Probleme der Anwender die notwendige Akzeptanz einer SharePoint-Plattform bringen wird. Ein guter Anfang ist sicherlich die Problematik der Dokumentenablage. Jeder kennt die Probleme mit hunderten von Ordnern und Duplikaten am Fileserver, das Versenden von Dokumenten per Mail und dann wiederum die „richtige“ Ablage zu finden. Welche Version war noch mal die aktuelle? Gleiches gilt für die Abwicklung von Projekten. Wie ist der aktuelle Status? Sind alle Beteiligten am aktuellen Stand? Hat der Kunde schon geantwortet? Welche Dokumente sind noch zu erstellen oder abzuschließen? Jeder kennt diese Fragen im Alltag. Eine gute Umsetzung in SharePoint vorausgesetzt, werden diese Hürden in Zukunft im einiges einfach zu nehmen sein.

Die Phasen des SharePoint-Projekts

Das Gesamtprojekt „SharePoint“ ist am einfachsten in den Griff zu bekommen, wenn Sie es in unterschiedliche Phasen unterteilen. Sie erinnern sich: „Start small, stay focused!“. In einem ersten Grobkonzept ist dabei die letztendliche Gesamtstruktur (Site-Design, Sub-Sites) zu skizzieren. Bleiben Sie hier realistisch. SharePoint verleitet schnell zum Wunschkonzert.

SharePoint-Einführung im Überblick

Der einfache Phasenplan erleichtert das Projekt

In einem zweiten Schritt planen Sie das erste große Ziel. Welche Umsetzung bringt den größtmöglichen Nutzen? Der Rollout in einer Abteilung? Die Abdeckung des Projektmanagements? Diese Phase bedingt eine detaillierte Ausarbeitung aller Anforderungen. Auch hier ist ein Maß an Realismus von Nöten. Die Umsetzung sollte sich im Rahmen von 2 Monaten bewegen. Endlosprojekte verschlingen viel Geld und werden meist nie erfolgreich umgesetzt. Letztlich ist die Dauer sicherlich von der Unternehmensgröße und deren Anforderungen abhängig.

Analyse und Anforderung

Eine gut durchgeführte Analyse ist die halbe Miete. Jedes SharePoint-Projekt ist eine Kombination aus strategischer Anforderung und technischen Möglichkeiten. Zu spät definierte Wünsche und Vorgaben können schnell das geplante Setup hinfällig machen. Beantworten Sie die wichtigsten Fragen noch in Phase 1:

  • Welche Anforderung wollen Sie mit SharePoint lösen?
  • Was ist der Zweck der geplanten Site?
  • Wo befinden sich die Inhalte dieser Site aktuell?
  • Wie groß ist das Datenvolumen?
  • Sollen alle Daten migriert werden oder wird ein Neustart gewünscht?
  • Wer soll Zugriff auf die Daten haben?
  • Sollen Inhalte nach extern geteilt werden?
  • Wie sind die Dokumente aktuell organisiert?
  • Welcher zusätzliche Inhalt soll zukünftig auf der Site abgelegt werden?

Setzen Sie sich ein klares Ziel!

Ein klassischer Fehler jedes SharePoint-Projekts ist die „Nachreichung“ von Anforderungen zum Zeitpunkt der Umsetzung. „Da bräuchten wir aber schon noch …“ bringt jeden SharePoint-Designer ins Schwitzen. Nicht selten heißt es dann: Zurück auf Start – mit entsprechenden Mehrkosten. Abhilfe kann hier u.a. eine klare Zieldefinition sein. Was wollen Sie erreichen?

  • Eine Reorganisation der Dokumentenablage?
  • Eine Konsolidierung des Dokumentenbestands?
  • Eine effizientere Projektumsetzung?
  • Einen besseren Informationsaustausch im Team?

Bereits an dieser Stelle kann der professionelle SharePoint-Berater auf eventuelle Fallstricke hinweisen. Vernachlässigen Sie an dieser Stelle nicht den Input der Mitarbeiter. Sie sind es schließlich, die am besten wissen, wie der Alltag einfacher zu meistern ist.

SharePoint-Daten: Der Migrationsumfang

Welche Daten nach SharePoint migrieren?

Der aktuelle Datenbestand

Eine riesige Herausforderung kann die Migration bestehender Daten in die SharePoint-Umgebung werden. Da liegen Gigabyte an Dokumenten auf dem Fileserver in hunderten von Ordnern. Copy and Paste ist nicht! Ein Neubeginn der Ablage macht an dieser Stelle meistens Sinn. Ansonsten bleibt nur der Griff zu Tools von Drittherstellern. Zur Erinnerung: Metadaten sind die neuen Informationen. Hilfreich an dieser Stelle kann eine Excel-Liste sein. Dort werden die bestehenden Daten des Fileservers (Pfad und Unterordner) einer zukünftigen SharePoint-Site und deren Bibliotheken (und eventuellen Vorlagen) zugeordnet. Gleiches gilt für die Inhaltstypen.

Die Zuordnung des aktuellen Datenbestands

Eine Herausforderung: Die Zuordnung bestehender Daten

Herausforderung Inhaltstypen

Die Definition der benötigten Metadaten für alle gewünschten Dokumenttypen ist eine zentrale Aufgabe der Planung – und keine einfache. Die gesamte Informationsarchitektur (einer Site) muss an dieser Stelle geprüft werden. Welche Kategorien werden benötigt? Welche Dokumenteigenschaften werden im Alltag genutzt? Welche Spalten sollen in der SharePoint-Liste dargestellt werden (Filter, Sortierung, Gruppierung)? Auch hier geht nichts, ohne die Einbringung der Mitarbeiter.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Die Einführung von SharePoint im Unternehmen ist sicherlich kein linearer Prozess. In fast jeder Projektphase gilt es, Feedback einzusammeln und den Entwurf neu zu überarbeiten oder anzupassen. Bereits zu Projektbeginn sollte es eine zentrale Wunschliste (mit Diskussionsmöglichkeit) geben. Die besten Ideen kommen nicht während des Meetings, sondern zu ungewöhnlichen Zeiten. Ein regelmäßiges Zusammentreffen der Projektgruppe sollte diese Anregungen aufarbeiten und Rückmeldung an alle Beteiligten liefern. Nur wer einbezogen wird, wird sich auch mit dem Projekt identifizieren.

Das Pilotprojekt

Viele Ideen einer effizienten Umsetzung von Arbeitsabläufen kommen erst im Rahmen der Anwendung von SharePoint. Was man nicht kennt – und SharePoint ist für die Mitarbeiter erstmal eine Black Box – kann man schlecht verbessern. Aus diesem Grund kann ein einfach gehaltenes Pilotprojekt große Vorteile bringen. Auch hilft es, die Brücke zwischen Anwendern (was) und Technik (wie) zu überwinden.

Der Anwender-Input zur Datenanalyse

Unverzichtbar: Input der Mitarbeiter zur Datenanalyse

Schulung und Hilfestellung

Spaß macht nur, was man gut kann. Dies gilt auch für SharePoint. Die Umstellung von der alten Ablage zur neuen Kommunikationsplattform ist beträchtlich. Der Browser ist dein neuer Freund – das will erst einmal gelernt sein. Die neuen Möglichkeiten (Suche, Ansichten, Verständigungen, Teilen statt E-Mail, etc.) werden nur dann von allen genutzt, wenn deren Anwendung klar ist. Ein Training in kleinen Gruppen ist hier anfangs meist unentbehrlich. Zusätzlich sollten entsprechende Anleitungen (Dokumente, Videos, Knowledge Base, etc.) bereitstehen. Der Self-Service entlastet den IT-Support.

Dokumentation

Unterschätzen Sie die Komplexität von SharePoint nicht. Was Ihnen heute völlig klar erscheint, bringt Monate später tiefe Falten auf die Stirn. Auch die einfachste Umsetzung der SharePoint-Komponenten sollte aus diesem Grund sauber dokumentiert werden. Eine SharePoint-Umgebung kann schnell „zu Tode konfiguriert“ werden. Wo sind die Metadaten definiert? Welche Berechtigungen werden vererbt? An welchen Stellen werden Spalten, Inhaltstypen und Listen genutzt? Wo bestehen Abhängigkeiten (Verknüpfungen)? Welche Workflows wurden wo definiert? Die Liste ist unendlich. Nur eine parallel (!) zur Planung und Umsetzung geführte Dokumentation ermöglicht es, den Überblick zu behalten. Nach Abschluss des Projekts ist es zu spät und nahezu unmöglich.

Kickoff

Die Verführung ist groß. Nach Abschluss des Office 365-Abonnements steht Ihnen SharePoint bereits zur Nutzung frei. Zurückhaltung ist hier die Devise. Ein gutes Design der Umgebung wird es Ihnen jahrelang danken. Unterschätzen Sie nicht die unternehmensinternen Anforderungen im Rahmen der Planung. Spätestens jetzt sind Prozesse in der Firma zu erfassen und zu hinterfragen. Spätestens jetzt gilt es, dem Input der Mitarbeiter jenen Stellenwert zu geben, den dieser schon immer verdient hat.


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