Der ultimative RSS-Workflow

RSS ist ein simples, aber sehr effektives Werkzeug. Mithilfe der Feeds ist eine Übersicht aller interessanten Informationsquellen schnell erstellt und spart unheimlich Zeit. Die Grundlagen wurden bereits in einem Blogbeitrag erläutert. Heute wollen wir uns der individuellen Arbeitsweise etwas ausgedehnter widmen. Der Workflow über Plattformen und Geräte hinweg bringt das persönliche Wissensmanagement eine Stufe höher.

Really simple

Die RSS-Ansicht entspricht meist der Antwortseite einer Google-Suche. Der Titel des Artikels sowie die ersten Zeilen des Beitrags werden in Listenform dargestellt. Dies sollte für ein erstes Urteil reichen. Scheint der Inhalt interessant, so genügt ein Klick auf die Überschrift, um den Beitrag in längerer Form aufzurufen. Von dieser Stelle kann der Inhalt dann für die eigene Wissensablage verarbeitet werden (siehe dazu auch den Beitrag über Evernote Clearly und den Webclipper).

Der PC als letzte Station

Für die Sichtung der ständig eingehenden Neuveröffentlichungen ist der altgediente PC aber nur selten erste Wahl. Zum einen kann dort die Arbeitszeit besser genutzt werden (für Arbeit eben), zum anderen können durch den Einsatz mobiler Geräte sonstige Zeitfenster bestens genutzt werden. So reicht schon mal die 20-minütige U-Bahn-Fahrt, um die aktuellen Neuerscheinungen querzulesen. Die eigentliche Lektüre erfolgt dann später – die beiden Arbeitsschritte sollten nicht vermengt werden.

Der RSS-Blick

Grundlage für diese Art der Informationsverarbeitung ist eine gutsortierte Feedauswahl. 50 oder mehr Abonnements sind eher die Regel als die Ausnahme. Wie gesagt: es geht nicht darum, alles zu lesen, sondern über neue Veröffentlichungen informiert zu sein.
Finden Sie eine interessante Internetseite mit Beiträgen, die für Sie von Belang sind, so geht der Blick des RSS-Junkies automatisch in Richtung des markanten Symbols. Dort ist die benötigte URL hinterlegt. Manchmal wird es einem noch viel leichter gemacht. Fertige Links für spezielle RSS-Reader sind dann klickbereit abgebildet.

Der ideale RSS-Reader

Das Angebot an Anwendungen zum Lesen von RSS-Feeds ist vielfältig. Je nach individueller Priorität – Optik, Handhabung und Plattform – gibt das Internet jedem seine persönliche Applikation. Und das fast immer kostenlos. Effizient wird die RSS-Nutzung aber erst, wenn alle genutzten Geräte synchronisiert auf die Feed-Inhalte zugreifen. Egal ob PC, Tablet oder Smartphone – es muss stets ein aktueller Feed-Status abrufbar sein. Werden einzelne Artikel als gelesen markiert, dürfen diese auf dem Zweitgerät nicht mehr auftauchen.

Google als Schnittstelle

Um den Gleichlauf der RSS-Feeds zu garantieren, muss man nicht unbedingt dieselbe Anwendung auf allen Geräten installiert haben. Dies wäre auch schwer zu erreichen, da nur wenige Hersteller sämtliche Plattformen mit ihrer App versorgen. Darüber hinaus ist nicht jeder Hersteller eines RSS-Readers auf allen Plattformen der beste.
Ein Beispiel: Sie abonnieren die gewählten RSS-Inhalte in Outlook. Dies ist seit Outlook 2010 eine durchaus angenehme Form des Nachrichtenbezugs, da man den Mailclient ohnehin die meiste Zeit verfügbar hat. Das war es dann aber auch schon. Kein (mir) bekannter RSS-Reader unterstützt die Synchronisation mit Outlook. Kann auch nicht gehen, da Outlook die Abonnements lokal verwaltet. Damit ist der RSS-Workflow bereits bei Schritt eins am Ende.

An dieser Stelle kommt Googles Reader ins Spiel. Nicht unbedingt als bevorzugte Lese-App, sondern vielmehr als Verwaltungstool für die präferierten Feeds. Hier werden Abonnements geschlossen und gekündigt. Warum? Es gibt eine Vielzahl sehr guter Anwendungen, die auf diese Abonnements zugreifen können und damit den Status (gelesen, ungelesen, markiert) über Anwendungen und Geräteplattformen hinweg synchronisieren.
Damit ist eine Gleichschaltung von PC, Mac, Android-Tablet, iPad, iPhone und sonstiger Smartphones ohne zusätzlichen Aufwand möglich. Nahezu in Echtzeit ist auf diese Weise ein zentrales RSS-Management möglich – eine Internetverbindung vorausgesetzt.

Rückzug des PCs

Der eigene Computer spielt in der Anfangsphase des Workflows eine eher untergeordnete Rolle. Am PC wird als erster Schritt der Google-Account eröffnet – falls noch kein persönlicher existiert. Ansonsten wird einfach der Google-Reader als zusätzliche Google-Applikation hinzugefügt.
Eine wichtige Funktion wird dem stationären Rechner sicherlich bei der Auswahl der zu abonnierenden Feeds zuteil. Interessante RSS-Feeds findet man nicht auf Anhieb. Es gibt zwar einige mehr oder minder gut sortierte RSS-Verzeichnisse, aber eine qualitativ hochwertige Sammlung kommt sicherlich erst nach einiger Zeit zusammen. Auch hier gilt wie bei fast allen Informationen im Internet: gute Quellen verweisen auf andere wertvolle Publikationen.
Egal ob in der Arbeit oder beim Freizeit-Surfen – immer wieder wird Ihnen die eine oder andere interessante Webseite unterkommen. Mit zwei Mausklicks ist der RSS-Feed der Abonnementliste hinzugefügt. Stellt sich die Wahl als Irrtum heraus, so ist der Eintrag ebenso schnell wieder entfernt.

Die Stärke des Tablets

Das Einsatzgebiet von Tablets ist nach wie vor umstritten – und das zu Recht. An dieser Stelle spielt die neue Rechnergeneration aber seine ganze Stärke aus. Sofort einsatzbereit ohne große Bootzeiten, kann man auch kurze Zeitfenster für die RSS-Sichtung nutzen und damit den nächsten Schritt im Workflow vorbereiten.
RSS-Apps für Tablets sind zahlreich. Die Auswahl ist letztlich eine Geschmacksfrage. Manche Anwendungen sind spartanisch und klar, andere optisch aufgemotzt – manche sogar mit Bildervorschau. Die entscheidende Funktion für einen funktionierenden Arbeitsfluss liegt aber in der Möglichkeit, den interessanten RSS-Beitrag an unterschiedlichste Dienste und Programme weiterzuleiten.

Von Informationen zu Wissen

RSS-Abonnements unterscheiden sich von den gewohnten Printbezügen. Es kann durchaus lohnenswert sein, einen RSS-Feed zu abonnieren, in dem nur jeder fünfte Beitrag von eigenem Interesse ist. RSS garantiert, dass diese Veröffentlichung nicht versäumt wird – die uninteressanten Beiträge werden einfach überflogen (Überschrift und erster Absatz) und als gelesen markiert.
Die Praxis des „Aussortierens“ erfolgt auf die einfache Weise: Interessante Beiträge werden in der Kurzform begutachtet und dann für die eigentliche Lektüre markiert. Alle anderen werden mit zwei Klicks als gelesen markiert und verschwinden aus der Liste (siehe dazu das Praxis-Video weiter unten).
Wichtig an dieser Stelle: Die Auswahl lesenswerter Beiträge und der Lesevorgang erfolgen zu unterschiedlichen Zeiten.

RSS unterwegs mit iPhone & Co.

Ähnliches wie für das Tablet gilt auch für die aktuelle Smartphone-Generation. Schnell zur Hand, die App mit einem Klick gestartet und – die Flatrate vorausgesetzt – sofort am aktuellen RSS-Stand. So kann in wenigen Minuten der aktuelle RSS-Stream begutachtet und aussortiert werden.
Der Komfort der aktuellen Apps ist dabei ein reiner Genuß. Mit wenigen Klicks landet der lesenswerte Artikel in der gewünschten App oder dem privaten Archiv. Noch nie war Wissensmanagement so einfach und kostengünstig.

Die richtige App-Wahl

Wohin also mit diesen „lesenswerten“ Artikeln? Die Antwort hängt sicherlich vom individuellen Arbeitsstil ab. Letztlich geht der Schwerpunkt der Ablage aber sicherlich in Richtung eigener Wissensdatenbank. Einen sehr effizienten Zwischenschritt wollen wir an dieser Stelle aber nicht auslassen – den eigentlichen Lesevorgang. Ob der erst mal interessant scheinende Artikel wirklich das Prädikat „wertvoll“ erhält, entscheidet erst die Lektüre. Diese erfolgt – wie bereits betont – in einem getrennten Arbeitsschritt. In Ruhe.

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Ganz unterschiedlich zu einer Speicherung von URL-Links im Browser ermöglicht hier eine App wie Pocket (ehemals „Read IT Later„) vielfältige Möglichkeiten. In Worten ist der Vorteil schwer zu beschreiben. Sehen Sie sich unser Video zu diesem Blogeintrag an und Sie werden diese Art des Artikel-Lesens auf dem Smartphone (aber auch auf dem Tablet) nie mehr missen wollen.

Reeder, besser geht kaum

Was zeichnet einen guten RSS-Reader aus? Einerseits die Optik, sprich die Übersichtlichkeit. Schließlich gilt es in kürzester Zeit eine Vielzahl angebotener Artikel auf deren Inhalt zu sichten. Wichtiger sind aber noch die angebotenen Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung. Jeder hat „sein“ ganz persönliches Arbeitsschema und individuelle Prioritäten. Hier ist Quantität angesagt. Von Abspeichern in unterschiedlichsten Formen (lokal und Cloud) über die Weiterverbreitung über Twitter, Facebook und andere soziale Medien, bis hin zur Ablage in spezifischen Programmen wie Evernote.
Keine Applikation erledigt diese Anforderungen besser als die App Reeder (kein Tippfehler). Diese existiert leider nur für iOS-Plattformen und ist damit den Apple-Jüngern vorbehalten.

Wie gesagt: Es gibt an ganze Fülle an möglichen Leseapplikationen für Feeds (siehe dazu auch den Artikel in der Computerwoche).

Pocket – einfach später lesen

Warum einen Beitrag aus dem RSS-Reader nicht direkt in eine Ablage? Zwei Gründe sprechen für eine „Zwischenverarbeitung“: Zum einen wird in manchen RSS-Feeds nicht der gesamte Artikel ausgegeben, sondern nur ein erster Ausschnitt. Erst der angefügte Link führt zum vollständigen Text.
Zum anderen ermöglicht eine Zwischenspeicherung in einer App wie Pocket, dass der eigentliche Inhalt aus der verlinkten Webseite extrahiert wird. Ähnlich dem Browser-Plugin Clearly von Evernote filtert Pocket sämtliche Menüs, Werbebanner und sonstigen Zusatzinhalt und legt den reinen Artikel zur weiteren Lektüre ab.
Da – wie bereits erwähnt – die Artikelsichtung und der eigentliche Lesevorgang sinnvollerweise in zwei (zeitlich) unterschiedlichen Phasen abgearbeitet werden sollen, ist die Ablage in Pocket kein Mehraufwand. Im Gegenteil. In der Read-it-Later-Ablage kann zusätzlich beschlagwortet und so auch inhaltsorientiert gelesen werden.

Wissen als Ziel

Für manche Artikel mag nach der Pocket-Station schon Schluss sein. Gelesen und gut ist es. Eine große Anzahl will aber vielleicht gespeichert werden, um „irgendwann“ deren Inhalt wieder zur Verfügung zu haben. Manches wandert in die private Wissensdatenbank, anderes ist vielleicht beruflich von Interesse. Die Varianten sind unzählig.
Sie haben keine Ablage, in der Sie Ihre wichtigen Texte speichern? Dann testen Sie mal Evernote. Mit zwei Klicks transportieren Sie die gewünschten Artikel in das Notizbuch. Und das als bearbeitbaren Text. Auf dem PC oder Mac (aber auch auf dem Tablet) können Sie dann das Dokument beschlagworten und in frei wählbaren Ablagen zusammenführen. Eine Verlinkung der einzelnen Texte schafft zusätzlichen Mehrwert. Nicht zuletzt ist mit der Volltextsuche ein einfaches Wiederauffinden möglich.

Die lebende Ablage

Texte, die auf diese Weise in Evernote landen, sind reine Textdokumente. Einige Formatierungen werden zwar übernommen (Titel, Zwischenüberschriften, etc.), aber dies ist an dieser Stelle zweitrangig. Entscheidend ist hingegen, dass der Inhalt vollständig bearbeitbar ist. Zum Unterschied eines PDF-Dokuments bleiben damit alle Möglichkeiten der Bearbeitung. So kann unnötiger Inhalt gelöscht und eigene Anmerkungen hinzugefügt werden. Aus einer Vielzahl von abgelegten Texten kann damit der ganz individuelle Wissenseintrag erstellt werden.

Die Praxis als Video

RSS ist sicherlich nur ein Bauteil im gesamten Wissensworkflow. Die vielfältigen Möglichkeiten durch Cloud-Applikationen heben die Effizienz und Qualität aber mit Sicherheit auf eine neue Stufe.

 

In unserem Screencast zum RSS-Workflow sehen Sie anhand der praktischen Anwendung unterschiedlichster Applikationen und Geräte wie Sie mit minimalem Aufwand sofort Ihren ganz persönlichen Produktivitätsschub mithilfe von RSS erreichen können.
Anmerkungen und Vorschläge zum Einsatz von RSS können Sie gerne in den Kommentaren hinterlassen.


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2 Antworten

  1. 6. Juni 2013

    […] Noch gibt es keinen Handlungsbedarf. Bis zur Abschaltung seitens Google ist noch genügend Zeit, ein ähnliches (besseres?) System zusammenzustellen. Schließlich ist auch ein zentraler RSS-Dienst nur ein Bestandteil des privaten RSS-Workflows. […]

  2. 6. September 2014

    […] eine Vielzahl von Anwendungen. So kann jedes interessante Video auf YouTube, jeder Beitrag eines RSS-Feeds und jede auf dem Handy gefundene Website mit seiner URL zur weiteren Verarbeitung vermerkt […]

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