Outlook: Anhang 2.0

Sie sind der Fluch jedes E-Mail-Postfachs. Mail-Anhänge. Sie werden versendet, empfangen, verändert und wieder versendet. Und dies nicht nur einmal. Jetzt ist aber Besserung in Sicht. Ein Blick auf „Modern Attachments“.

Das Gigabyte-Postfach

Jeder kennt es, fasst alle haben es. Ein Postfach, welches alle Dimensionen sprengt. Die Folge sind riesige Exchange-Datenbanken, die eher als Archiv denn als Postfachspeicher genutzt werden. Löschen? Unmöglich, wird alles noch benötigt – so der passionierte Mailsammler. Dabei sind es oft nur große Anhänge, vielfach hin- und her gesendet, die die eigene Mailbox zu unbeherrschbaren Datenspeichern aufblähen.

„Modern Attachment“ – mit Link in die eigene Cloud

Der Link als Alternative

Die Alternative ist einfach. Die Cloud-Nutzung soll es möglich machen. Was Microsoft zuerst nur in seinem für Privatanwender gedachten Dienst Outlook.com (der Hotmail-Nachfolger) einführte, steht mit Outlook 2016 auch allen „professionellen“ Anwendern zur Verfügung: das „Modern Attachment“. Anstatt die gesamte Datei in die zu versendende Nachricht zu packen, wird einfach ein Link auf die Datei eingefügt. Und schon bewegt sich jede E-Mail wieder im Kilobyte-Bereich.

Die Cloud und das Abo

Die neue Funktion ist aber an einige Voraussetzungen gebunden. Wen wundert es: die Cloud muss her. So funktioniert der gesamte Vorgang nur mit einem entsprechenden Cloudspeicher – wo sollte die Datei auch hin. Schließlich muss sie vom Empfänger zu jeder Zeit gelesen werden können. Im Fall von Microsoft heißt das: OneDrive (privat), OneDrive Business oder SharePoint. Steht dem Anwender einer dieser Dienste zur Verfügung, dann klappt es auch mit den modernen Anhängen.

Die Rechte des Empfängers auf den Anhang.

Cloud First

Hinter der neuen Funktion steht die neue Microsoft-Strategie, die sich voll auf „Office 365“ ausrichtet. Obwohl sich der „Anhang als Link“ auch mit dem kostenlosen OneDrive nutzen lässt, so entfaltet die erweiterte Zusammenarbeit erst mit dem Einsatz von SharePoint (darauf basiert auch OneDrive Business) alle neuen Möglichkeiten. Nutzern von Office 365 (Business oder Enterprise) stellt Microsoft einen 1 Terabyte großen Speicherplatz als Individuum zur Verfügung – viel Platz in der Wolke.

Die Nutzung ist einfach

Für den Outlook-Anwender ist die Handhabung recht einfach. Befindet sich die zu versendende Datei bereits auf einem der genannten Cloudspeicher, so stellt die Anhang-Funktion des Mailprogramms eine erweiterte Auswahl zur Verfügung. Neben dem Speicherort wird dann noch das gewünschte Recht auf die Datei vergeben. So kann der Empfänger der E-Mail dann nicht nur den Anhang auf seinen PC herunterladen, sondern gegebenenfalls auch dort direkt bearbeiten. Auf diese Weise steht dem Versender auch sofort die aktualisierte Datei wieder zur Verfügung. Schluss mit dem ewigen Versenden, Ändern und wieder als E-Mail auf den Weg bringen.

Im Posteingang ein Symbol für den Anhang und ein Link.

Der Microsoft-Account

Nichts geht ohne das (kostenlose) MS-Konto

Wie sieht es nun auf der Seite des Empfängers aus? Ganz einfach. Logisch. Ein Symbol mit dem Link zur Datei wird in die E-Mail eingebettet. Klickt der Leser auf diesen Link, so erscheint sofort – der Login… Und hier sind wir wohl beim größten Hindernis in der Nutzung: Der Empfänger der Nachricht bzw. des Anhangs benötigt einen Account bei Microsoft. Kein Abonnement oder sonstiges, aber einen kostenlosen Account mit seiner Mailadresse. Diese dient zur Verifizierung des Zugriffs auf die Datei. Was bei regelmäßigen E-Mail-Partnern kein Problem sein dürfte (ein Account ist schnell angelegt und kann dann fortan schnell genutzt werden), führt bei Neulingen im Umgang mit dieser Methode schnell zu Fragezeichen im Kopf. Ein Punkt zur Klärung vor dem Einsatz.

Meine Datei, deine Datei

So ist der Anhang mit „Nur-Lesezugriff“ ein guter Ersatz für das traditionelle Attachment an die E-Mail. Gibt man die Datei auch zur Bearbeitung frei, so sollte dies auf Basis eines Konzepts erfolgen. Wo ist das Original ist meist die Frage, wenn auch der Empfänger seine Änderungen eingetragen hat. Sollte nicht besser ein Duplikat bearbeitet werden? Und schon sind wir wieder bei jener verhassten Vielzahl von Dokumentversionen…

SharePoint und Zusammenarbeit

An diesem Punkt kommt SharePoint ins Spiel. Die Kollaborationsplattform ist Bestandteil eines Office 365 Abonnements, den richtigen Office-Plan vorausgesetzt. SharePoint erlaubt nicht nur eine granulare Rechtsvergabe, sondern auch eine individuell anpassbare Struktur zur Ablage der Daten. Ist OneDrive Business dem einzelnen Nutzer als Speicher zugeordnet, so arbeitet SharePoint auf Unternehmensebene. Und hier sind Mailanhänge nur ein kleiner Teil der Kommunikation. Die Möglichkeit der automatischen Versionierung von Dokumenten beseitigt auch die Sorge um die Nachvollziehbarkeit der Änderungen – auch bei den „Modern Attachments“. Eine gut durchdachte Organisation der Daten in SharePoint kann die Zusammenarbeit im und um das Unternehmen einen großen Schritt nach vorne bringen.

Online – Offline

Die Nutzung von Cloudspeicher als Anhang hat aber auch einen Nachteil. Im versendeten Dokument (wie auch beim Empfänger) ist nur ein Link im Inhalt der Nachricht zu sehen. Wenn das verlinkte Dokument gelöscht oder verschoben wird, geht die Verknüpfung ins Leere. Bei einem Großteil der Nachrichten dürfte dies keine Rolle spielen. Meist werden die Anhänge nach kurzer Zeit ohnehin nicht mehr benötigt. In manchen Fällen kann dies aber fatal sein. Vor allem der Empfänger hat auf den Zielort der Datei keinen Einfluss. Ein Zugriff mit Zeitverzögerung könnte zu einer bösen Überraschung werden.

Die neue Datenorganisation

Gerade der letzte Punkt könnte ein Anreiz sein, jene Ablageorganisation umzusetzen, die ohnehin schon lange auf der ToDo-Liste steht. Dokumente gehören nicht in das E-Mail-Postfach, sondern in ein DMS. Sei es nun SharePoint oder eine andere Plattform, in der Cloud oder im eigenen Serverraum – wenn Anhänge dort bleiben, wo sie hingehören und nur noch Links versendet werden, ist ein erster Schritt getan.