Dateinamen in SharePoint: Auf was Sie achten sollen

Durch die Ablage von Dokumenten in SharePoint verliert der Dateinamen einiges an Bedeutung. Der Titel eines Dokuments und der Dateiname sind fortan unterschiedliche Eigenschaften. Die Wahl eines Dateinamens sollte dennoch nicht dem Zufall überlassen werden.

Metadaten und Dateinamen

Wozu Dateinamen, wenn es doch Metadaten gibt? Jede Eigenschaft eines Dokuments kann über individuell definierbare Websitespalten erzeugt und gefüllt werden. Damit sollte die Relevanz des Dateinamens doch hinfällig sein. Stimmt nicht ganz. So ist der Name einer Datei nach wie vor ein Kriterium in SharePoint-Bibliotheken – eigentlich (technisch) das entscheidende. Definitiv eine Rolle spielt dieser beim Export der Datei aus der SharePoint-Ablage. Gleiches gilt für den Versand per Mail. Auch in der Kommunikation („Von welcher Datei sprichst Du genau?“) ist der Dateiname eine einzigartige Komponente der Identifizierung.

Dateinamen als Index

Datei nicht hochgeladen

Duplikat entdeckt

In einer SharePoint-Bibliothek ist der Dateiname ein Schlüsselbegriff. Wird eine Datei mit einem bereits in der Bibliothek bestehenden Namen hochgeladen, so stuft SharePoint diese als eine neue Version ein – unabhängig von dessen Inhalt. Der Dateiname wird von SharePoint als primärer (eindeutiger) Schlüssel eines Dokuments behandelt. Das bereits bestehende Dokument wird damit überschrieben und – so eine Versionierung für die Bibliothek aktiviert ist – bestenfalls als alte Version vorübergehend abgelegt. Zu allem Übel: das neue Dokument hat eigene (oder gar keine) Metadaten, die die alten (bereits eingepflegten) Daten ohne Rückfrage überschreiben. Viel Spaß beim Suchen.

Was also tun?

SharePoint: Datei ersetzen

Ersetzen inkl. Metadaten?

Wird für die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen – egal ob mit oder ohne SharePoint – keine Richtlinie festgesetzt, so ist das Chaos vorprogrammiert. Jeder Anwender wird „seine“ Datei nach der eigenen „besten“ Vorstellung benennen. Der eine bevorzugt halbe Romane als Name, die andere ein striktes System, das allen Kollegen ein Rätsel bleibt. Selbst ein „allgemeines Prinzip“ bringt nur ein Durcheinander. Das Schema Rechnung-Nr-Datum des einen Mitarbeiters und Datum-Rechnung-Nummer des anderen wird nie eine brauchbare Systematik im Gesamten bringen.
Eine unternehmensweit definierte Richtlinie für Dateinamen macht Sinn. Sie erleichtert nicht nur das Auffinden (auch in SharePoint, wenn eine größere Liste als Suchergebnis zurückgegeben wird), sondern kann auch durchaus als Sortierkriterium den Dokumentenalltag vereinfachen.

Was sollte der Dateinamen beinhalten?

Bei dieser Frage gehen die Ansichten und Anforderungen sicherlich auseinander. In den Metadaten sollten sich ohnehin alle wichtigen Eigenschaften einer Datei wiederfinden. Dennoch gibt es auch hier Prioritäten. Die wichtigsten Eigenschaften einer Datei sind sicherlich gute Kandidaten für die optimale Namenstruktur. Nicht ganz unwichtig in diesem Zusammenhang: Von Seiten Microsoft gibt es eine Reihe von Zeichen, die (für Sites, Ordner und auch Dateinamen) nicht erlaubt sind.

Keine Doubletten

Jeder Dateiname muss einzigartig sein. Das Regelwerk zur Benennung sollte dies als erstes Kriterium enthalten. Auf diese Weise ist nicht nur schnell festzustellen, ob ein bestimmtes Dokument schon in der Bibliothek existiert, es verhindert auch ein unerwünschtes Überschreiben.

Gemeinsamkeiten

Sehr vorteilhaft ist ein System, das bereits über den Dateinamen den grundlegenden Inhalts des Dokuments preisgibt. Klares Beispiel: Beginnen alle Rechnungsdokumente mit den Buchstaben „RE“, so lässt sich nicht nur einfach ein Filter definieren, es ist auch der Typ des Dokuments offensichtlich. Andere Dokumente führen an den ersten beiden Stellen dann ein AN (für Angebot) oder LS (für Lieferschein). Für alle Kennzeichen gilt: Kurz und aussagekräftig. Es sollten ja mehrere kombiniert werden.
Das darauf folgende Kürzel könnte dann z.B. für den Kunden (Lieferanten) genommen werden und durch eine eindeutige Dokumenten-ID ergänzt werden. Fertig ist der Dateiname.

Schlechte Dateinamen

Inhaltserkennung über Dateinamen?

Keine Leerzeichen

Vermeiden Sie Leerzeichen in Dateinamen. Diese werden in SharePoint (URL) durch das bekannte „%20“ ersetzt und machen die im Dateinamen steckende Information schnell unleserlich und unbrauchbar. Bindestriche und der Unterstrich sind hier eine passende Alternativen. Für die Lesbarkeit mit Leerzeichen (und entsprechender Länge) ist ja das Eigenschaftsfeld „Titel“ vorhanden.
Die Anordnung der Bezeichner. Haben Sie die einzelnen Elemente für einen qualitativ wertvolle Namensstruktur gefunden, so empfiehlt sich deren Reihenfolge sinnvoll festzulegen. Von allgemein zum Speziellen sollte hier die Devise lauten. Beispiel: Rechnung (allgemein), Kunde (spezieller), ID (eindeutig). Auch hier gilt wieder: Definieren Sie zuerst die Anforderungen der täglichen Such- und Filtervorgänge. Danach sollten die Bestandteile des Namens und deren Reihenfolge festgelegt werden.

Nummern und Sortierung

Ein kleiner, aber wichtiger Hinweis zur Verwendung von Zahlen oder Datumsangaben in Dateinamen: Halten Sie die Anzahl der Stellen konstant! Auch hier ist etwas Planung notwendig. Wird die Anzahl mit laufender Anwendung eventuell dreistellig? Dann sollte schon am Anfang mit 001 begonnen werden. Gleiches gilt für das Datum (Januar als 01, Tage von 01 bis 31, etc.). Das Schema JJJJMMTT (Jahr, Monat, Tag) sollten Sie nicht in Frage stellen. Das Ergebnis der Sortierung wird es Ihnen danken.

Export und Import

Einen speziellen Punkt in der Planung der Namensstruktur sollte die Weitergabe der Dateien beinhalten. Auch beim Einsatz einer optimalen SharePoint-Beschlagwortung und Metadatenverwaltung werden sicherlich Dokumente an externe Personen weitergegeben und / oder von solchen zum Upload in SharePoint bereitgestellt. In diesem Fall ist eine Vorgabe der Namensgebung ein großer Vorteil, da damit eine erste Kategorisierung bereits gegeben ist. Ein interessanter Nebenaspekt: Spätestens mit der Einführung von SharePoint sollten Sie den Einsatz von Dateiordnern hinter sich gelassen haben (Metadaten sind die neuen Ordner). Auch an dieser Stelle kann ein gutes Namenssystem für Dateien wertvolle Vorarbeit leisten. Wozu ein Ordner pro Kunde, wenn das Kennzeichen für einen Kunden im Dateinamen enthalten ist? Damit ist der Eingang von Dokumenten und der darauffolgenden Ablage in SharePoint auch leicht zu bewerkstelligen. Ein kurzes Briefing der externen Mitarbeiter vorausgesetzt.

Umsetzen der Richtlinie

Die beste Schulung der Mitarbeiter ist keine Garantie für die Anwendung einer Namensrichtlinie. Hier ist Akzeptanz gefragt – wie beim gesamten Einsatz von SharePoint. Nur wer den Sinn einer Regel nachvollziehen kann und diesen auch in der Praxis sieht, wird dieser auch folgen. Eine Gewissheit schafft an dieser Stelle aber nur ein Automatismus. In SharePoint ist dieser aber nicht einfach zu implementieren. An dieser Stelle ist der Einsatz von Tools anderer Hersteller einen Gedanken wert.

Kurz und informativ

„So kurz wie möglich“ sollte der Dateinamen im neuen Schema sein. Schließlich muss das dieser ja getippt werden und auch in Spaltenform (SharePoint-Listen) noch gut lesbar sein. Eine entsprechende Vorgabe an die Mitarbeiter sollte das Chaos auf diesem Gebiet beenden und ungewolltes Überschreiben der Vergangenheit zuordnen.


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