Unternehmenskontakte am iPhone

Jedes Unternehmen, welches Exchange als Mail-Plattform einsetzt, verfügt über ein Adressverzeichnis aller Mitarbeiter. Alle elektronischen Adressen sind dort hinterlegt. iOS-Geräte machen den Zugriff aber nicht einfach.

Replizierung und ActiveSync

Exchange-User haben es einfach. Alle persönlichen Kontakte, die der Anwender in seinem Outlook-Adressbuch pflegt, werden automatisch auf iPhone und iPad übertragen. Auch Änderungen werden umgehend – dank ActiveSync – abgeglichen, sobald das Gerät Kontakt zum Exchange Server hat. Das funktioniert in beide Richtungen. Werden Adresseinträge auf dem Apple-Gerät aktualisiert – hier gibt es beim Eingang von E-Mails praktische Ergänzungsfunktionen zum Kontakteintrag des Absender – stehen diese bei der nächsten Sitzung am PC oder Mac ebenfalls zur Verfügung.

Die vorgeschlagenen Kontakte

Eine sehr praktische und vielgenutzte Funktion jedes Outlook-Users ist die automatische Ablage einer einmal genutzten E-Mail-Adresse in den sogenannten „vorgeschlagenen Kontakten“. Soll diese ein zweites Mal genutzt werden, so ist diese – als wäre Sie in den Kontakten abgelegt – mit Hilfe der Autovervollständigung nach der Eingabe von wenigen Zeichen zur Auswahl vorgeschlagen. Auch dieses versteckte Adressbuch kann auf dem iPhone ausgewählt werden, so es zur Anzeige aktiviert wurde.

Die Kontaktauswahl am iPhone

Die Suche startet…

Die Daten der Kolleginnen und Kollegen

Versucht man aber eine E-Mail an den Kollegen in der Abteilung oder den Chef zu senden, so versagt die einfache Auswahl am iPhone und iPad – so diese Adresse nicht in den eigenen Kontakten erfasst wurde. Ärgerlich. Sind diese doch ebenfalls fein säuberlich am Exchange Server im Globalen Adressbuch vorhanden. Auch wenn es etwas umständlich ist, Sie können diese Liste dennoch auf dem mobilen Gerät durchsuchen.

Gruppen am iPhone

Die Globale Adressliste (GAL) des Exchange Servers

Die Gruppensuche

Die Kontaktübernahme am iPhone

Vom GAL ins Adressbuch

Um eine Adresse aus dem GAL als E-Mail-Empfänger auszuwählen, sind zwei Wege möglich. Variante 1: Sie erstellen eine neue Nachricht und gehen über das Plus-Symbol zur Auswahl des Kontakts. Da die Adresse nicht in den Kontakten angezeigt wird, wählen Sie nun die „Gruppen“ an. Dort finden Sie einen Eintrag „Globale Adressliste“ mit der Bezeichnung des Exchange-Postfachs auf Ihrem iPhone. Wer jetzt glaubt er könnte aus einer Liste wählen, wird wiederum enttäuscht. An dieser Stelle hilft nur die Suche. Geben Sie mindestens die ersten drei Stellen des Namens ein (der Vorname funktioniert nicht immer) und lassen Sie das iPhone die passenden Einträge aus dem GAL auflisten. Jetzt reicht ein Fingertip zur Übernahme in die zu erstellende E-Mail. Schon sind Sie fertig.

Online ist Pflicht

Ein ähnlicher Weg führt über die Kontakte-App des Telefons. Auch dort kann über die Gruppen und die Globale Adressliste des Exchange Servers der gewünschte Adresseintrag der Kollegin gefunden werden.
Eines ist beiden Methoden gemeinsam: Ihr Telefon benötigt eine aktive Internetverbindung und Zugriff auf den Exchange Server (besser: den Server mit dem Adressbuch). Die Suche erfolgt immer live und dabei werden keine zusätzlichen Adressbücher geladen. Kann in der U-Bahn oder bei der Bahnnutzung schnell einmal schiefgehen.

Die Lösung

Wer jetzt auf eine einfache Konfigurationseinstellung hofft, muss leider enttäuscht werden. Wollen Sie Ihr globales Adressbuch zumindest teilweise auf dem iPhone immer zur Verfügung haben, so bleibt nur der Weg über die Kopie. Die Übernahme in das persönliche Adressbuch ist zwar auch auf dem iOS-Gerät möglich, für viele Einträge aber umständlich. Hier ist der Einsatz von Outlook zu empfehlen, der im Adressbuch die direkte Auswahl des GAL ermöglicht und so die Arbeit schneller erledigen lässt.

Outlook und die GAL-Kontakte

Einfacher geht es am Desktop mit Outlook

Manuelle Wartung

Für Unternehmen, die Adressbücher (nicht nur Firmenmitglieder) in Öffentlichen Ordnern pflegen gilt derselbe Weg. Der Nachteil ist klar: Während das globale Adressbuch von der Firmen-IT gepflegt wird, bleibt die Wartung des Duplikats im eigenen Verzeichnis davon unberührt. Hier muss also selbst Hand angelegt werden. Da sich die E-Mail-Adressen der Belegschaft aber selten ändern werden, ist der Aufwand überschaubar. Ganz anders bei den sonstigen Adressbüchern, die eventuell noch über den Exchange Server oder SharePoint zur Verfügung gestellt werden. Dort profitiert der iOS-Nutzer nur wenig von der unternehmensinternen Pflege der Daten.

 


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