ActiveSync und Exchange – Wenn das Smartphone mit dem Server

Das »mobile Büro« besteht für die meisten EDV-Anwender noch immer aus E-Mails, Kontaktverwaltung und Aufgabenmanagement. Zu Recht! Ergänzt durch eine effiziente Notizverwaltung lassen sich fast alle notwendigen Arbeiten damit unterwegs zumindest vorbereiten. Damit stehen automatisch der Exchange Server und die ActiveSync-Technologie im Mittelpunkt.

Anytime, Anywhere – Exchange

Mit dem Versagen von RIM und dessen Blackberry-World stellt sich die Frage nach Alternativen. Die Wahl der neuen Plattform (Apples iOS, Android oder Windows Phone) ist nicht einfach. Eine Vielzahl von Kriterien ist beim Einsatz neuer Geräte im Unternehmen zu berücksichtigen. Eine Grundlage ist allen gemeinsam: der Einsatz von ActiveSync zur Synchronisation von Daten mit dem eigenen Firmen-Mail-Account auf Exchange-Basis.

AES – ActiveSync und das Versionsdilemma

Unterstützt das Smartphone oder Tablet das Exchange-Protokoll? Ja, ist nicht die richtige Antwort. Welches ist die entscheidende Frage. Es wird aber noch komplizierter. Auch die Version des Exchange Servers (ja sogar der Patch-Level!) spielt eine entscheidende Rolle. Beim Einsatz von Android-basierenden Geräten gibt es noch einen drauf: Hier spielt auch die Firmware des Handys (welche Android-Version) eine Rolle. Keine leichte Aufgabe für den IT-Entscheider im Unternehmen.

ActiveSync-Grundlagen

Die Sychronisationstechnologie von Microsofts Mailserver basiert auf „Direct Push“ – oder was der Hersteller darunter versteht. Obwohl diese Technik weit von der Effizienz eines Blackberry-Systems entfernt ist, stellen andere Varianten (POP3, IMAP) keine Alternative dar. Nur AES (Exchange ActiveSync) stellt – theoretisch – die Möglichkeit zum beidseitigen Abgleich von E-Mail-Nachrichten, Kalenderelementen, Aufgaben und Notizen zur Verfügung. Warum „theoretisch“? ActiveSync ist eine Technologie von Microsoft, die von anderen Herstellern lizenziert werden muss / kann. Der Umfang der Implementierung aller AES-Möglichkeiten bleibt aber dem Lizenznehmer vorbehalten. Und genau darin besteht die Problematik. Auf der einen Seite trifft der Hersteller des mobilen Betriebssystems eine Entscheidung, welche Features von ActiveSync in seiner – meist vorinstallierten – Mailanwendung unterstützt werden. Darüber hinaus gibt es in einigen App-Stores Programme, die gegen kleines Geld, eine Alternative für die Mailnutzung im Exchange-Umfeld bieten (vgl. Touchdown von Nitrodesk im Falle von Android).

Die AES-Checkliste

Wer also Wert auf eine einfache und dennoch umfassende Abdeckung der AES-Funktionen legt, dem bleibt eine „ganz persönliche“, also den unternehmerischen Ansprüchen gerecht werdende Gegenüberstellung seiner präferierten Geräte und dessen verfügbarer Apps nicht erspart. Und was zum aktuellen Zeitpunkt eine gute Analyse darstellt, kann mit dem nächsten Betriebssystem-Update des Smartphones bereits hinfällig sein.

Einen ersten, sehr wertvollen, Ansatzpunkt bietet die ActiveSync-Aufstellung auf Wikipedia. Verwunderlich: diese ist besser gepflegt als eine ähnliche der Microsoft-Community.

Mehr als Nachrichten und Kontakte

Sie wollen nicht mehr als Ihre Mails lesen und Kontakte abrufen? Dann verschließen Sie sich die Möglichkeiten einer umfangreichen Selbstorganisation mit dem mobilen Telefon. Die Beispiele sind zahlreich:

• aus einer Nachricht einen Termin inklusive Besprechungseinladung für zusätzliche Personen erstellen
• Verfügbarkeitsinformationen zu einzelnen Kontakten abrufen
• Gruppierung von Nachrichten nach „Unterhaltungen“
• Abänderung des „Out-of-Office-Status“ inklusive Textanpassung

Geräteverwaltung im Unternehmen

Eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Anschaffung bestimmter Handy-Modelle im Unternehmen ist deren Verwaltbarkeit. In diesem Punkt geht es um die beiden entschiedenen Punkte im Firmenumfeld: Sicherheit und Folgekosten, also Support.

Auch hier zwei Beispiele, die in der Praxis unabdingbar sind.

1. Die Vorgabe zur Einhaltung der Zugangsdaten. Diese erfolgt als auf dem Exchange Server hinterlegte Richtlinie. Damit wird für alle Smartphone-Nutzer im Unternehmen festgelegt, dass ein Gerätekennwort gesetzt sein muss und wie komplex dieses zu sein hat.
2. Reaktionen im Notfall. Dieses Szenario tritt in Kraft, wenn das Gerät verloren geht (oder auch nur an „ungeklärter Stelle“ verlegt wurde). Ein Anruf bei der IT-Hotline des Unternehmens reicht aus und der Administrator kann über seine Verwaltungskonsole eine sofortige Löschung des Geräts veranlassen.

Datensicherheit und Verschlüsselung

Eine wichtige Auflage bei der Gerätewahl ist die interne Datenverschlüsselung auf dem mobilen Alleskönner. Auch in diesem Punkt ist eine zentrale Verwaltung zur Sicherstellung unabdingbar. Beim Einsatz von ActiveSync (und der Implementierung auf dem Device) kann dies über die Exchange-Konfiguration geregelt werden. Der Endanwender muss sich darüber keine Gedanken machen.

Warum BYOD keine Lösung ist

Das richtige Smartphone für den Unternehmenseinsatz zu finden ist keine leichte Übung. Neben einer Akzeptanz beim Anwender sollte eine Vielzahl an technischen Anforderungen in den Entscheidungsprozess einfließen. Ein detaillierter Blick auf die einzelnen ActiveSync-Funktionen ist erst der Anfang.

Genau aus diesem Grund ist und bleibt die Gerätewahl eine Aufgabe der IT-Abteilung. Keine Frage: Die Meinung aller Mitarbeiter ist im Entscheidungsprozess zu berücksichtigen – wie bei allen IT-Fragen. Private Einzelentscheidungen für ein Gerät sind für das Wohnzimmer gedacht und haben in einer Gesamt-IT-Struktur nichts zu suchen.