Express-Migration. Der schnelle Weg zu Exchange Online?

Microsoft hat mit dem neuen Feature „Express Migration“ den Umstieg auf Exchange in der Cloud um ein wesentliches Element erweitert. Bedeutet Express aber wirklich einfach? Ein Blick auf die Details zur neuen Office 365-Migrationsmethode.

Viele Wege in die Exchange-Cloud

Office 365 bietet unterschiedliche Varianten der Migration eines bestehenden Exchange Servers in die Cloud. Bei der Übernahmemigration (Cutover) werden alle Postfächer auf einen Schlag in die Cloud umgezogen. Diese ähnelt der neuen Express-Migration und ist ebenfalls für einen kleinen Bestand an Postfächern gedacht. Die Batch-Migration (Staged) ist für größere Umgebungen gedacht, die über einen längeren Zeitraum in die Cloud migriert werden sollen. Zuletzt bleibt noch die Variante des Hybrid-Betriebs, bei der die Vor-Ort-Umgebung der Exchange-Infrastruktur bestehen bleiben soll. Je nach Ausgangssituation (Version des eingesetzten Exchange Servers) sind unterschiedliche Verfahren möglich. Eine erste gute Möglichkeit, den passenden Weg in die Cloud zu finden, bietet der Exchange Server-Bereitstellungs-Assistent.

Der Office 365 Migrationsplan

Nicht Express: Der Projektplan zur Migration

Express Migration

Die zuletzt hinzugefügte Möglichkeit, um den Mailserver in der Office-Cloud zu nutzen, empfiehlt sich vor allem für kleinere Exchange-Umgebungen in KMUs. Der Vorteil dieser Variante besteht vor allem in der einfachen Handhabung. Erste Voraussetzung ist dabei allerdings eine interne Exchange Infrastruktur ab Version 2010. Wer also immer noch auf 2007 setzt, muss eine andere Migrationsstrategie wählen oder den Weg über einen temporären (zusätzlichen) Exchange Server gehen. Dieser dient dann nur als Brücke für die Zeit der Migration und verursacht keine Lizenzkosten.

AAD-Connect

Was für eine Hybrid-Konstellation unabdingbar ist, kommt auch bei der Express-Migration (in abgespeckter Version) zum Einsatz: die Azure ActiveDirectory-Anbindung. Diese sorgt dafür, dass alle benötigten AD-Informationen (in erster Linie die User-Accounts) auf das Cloud-System übertragen werden. Ist die Migration abgeschlossen, wird diese – im Unterschied zum Hybrid-Setup – nicht mehr benötigt. Entsprechend einfacher ist die Umsetzung in der Praxis. Die Synchronisation ist in diesem Fall ein einmaliger Vorgang. Für die Checkliste: Prüfen Sie die Firewall-Ports für den AAD-Connect und die bestehenden Zertifikate.

Der große Vorteil

Die Express-Migration bietet einen entscheidenden Vorteil gegenüber den anderen „einfachen“ Migrationsmethoden: die Profile der Outlook-Anwender werden automatisch angepasst. Dies kann zeitlich ein entscheidender Faktor sein, da es die ansonsten notwendigen Eingriffe in die Client-Konfiguration erspart. Auch Username und Kennwort werden vom bestehenden Active Directory übernommen. Während der Migration sollte also keine Downtime notwendig sein. Der Nachrichtenfluss bleibt auch während der Migration gegeben.

Der ideale Office 365 Migrationsplan

Der ideale Migrationsplan basiert auf viele Faktoren

Klingt (zu) einfach

Ob „Simple“ oder „Express“, man sollte sich von den Marketing-Folien nicht täuschen lassen. Eine Migration der Mail-Infrastruktur ist immer eine heikle Angelegenheit, die gut geplant sein will. Die Abhängigkeit von einer funktionierenden Kommunikationsebene ist im beruflichen Umfeld täglich gegeben. Entsprechend detailliert sollte die Umstellung vorbereitet und abgearbeitet werden. Dies betrifft auch die vorhandene IT-Umgebung. Dazu zählen vor allem:

Die Internetanbindung

Die Implementierung einer Cloud im Firmennetzwerk ist in erster Linie eine Herausforderung für die bestehende Netzwerk-Infrastruktur. Neben dem Thema Firewall / Proxy kommt hier schnell das verfügbare Bandbreite ins Zentrum der möglichen Problemfelder. Eine Analyse der aktuellen Auslastung – am besten durch eine Aufzeichnung des Bandbreitenverbrauchs mithilfe von Monitoring) muss vorab und rechtzeitig erfolgen.

Patches und Updates

Unabhängig von welchem Software-Stand die Migration erfolgen soll: die bestehende Umgebung muss vollständig mit Updates und Patches versorgt sein. Dies gilt in erster Linie für den eigenen Exchange Server (CUs) aber auch für andere Systemkomponenten. Dies erspart die zeitaufwändige Fehlerrecherche im ohnehin kleinem Zeitfenster der Umstellung.

DNS

Einen entscheidenden Punkt im Rahmen der Umstellung bildet das DNS und dessen Einträge. Neben dem internen DNS-Server (MX-Eintrag, Autodiscover, SCP-Einträge etc.) ist vor allem der öffentliche DNS-Server im Zeitplan ein Problem. Umstellungen an dieser Stelle wirken immer mit einer schwer zu kalkulierenden Zeitverzögerung. Mit einer Verzögerung des Maileingangs ist damit immer zu rechnen. Erst nach Abschluss der Migration funktioniert auch der eingehende Nachrichtentransfer wieder problemlos. Und das kann – abhängig vom Datenvolumen – einige Zeit dauern. Eine gute Vorbereitung hilft auch hier, Probleme im Vorfeld rechtzeitig zu erkennen.

Bereinigung Active Directory und Postfächer

Vor dem Einsatz des AAD-Connects ist eine Prüfung des eigenen ADs Pflicht. Jeglicher Fehler der AD-Konfiguration (vor allem der User-Attribute) wird später schwer bestraft. Auch ist jetzt der richtige Zeitpunkt, veraltete Accounts zu bereinigen und nicht mehr benötigte Postfächer (nach einer Archivierung) zu löschen oder in ein gemeinsam genutztes zu wandeln. Nur so bleibt auch das Thema Office 365-Lizenzen planbar. Wichtig: die Office 365-Lizenzen müssen den Accounts unmittelbar nach dem AD-Sync und noch vor der ersten Migration zugewiesen werden.

Öffentliche Ordner

Ginge es nach Microsoft, so wäre das Thema längst Geschichte. Da aber die öffentlichen Ordner noch immer eine hohe Verbreitung aufweisen, sollte diesem Thema ausreichend Zeit vor der Migration gewidmet werden. Egal ob Express- oder eine andere Migrationsmethode: das Thema Public Folders bleibt hier außen vor und muss eigenständig gelöst werden. Vielleicht ist dies ja der richtige Zeitpunkt, um die Ablage auf eine andere Technik (SharePoint?) umzustellen. Wie auch immer – hier landet man schnell beim Thema Dritthersteller von Tools.

Interne Sender

Ein gerne übersehener Punkt sind Geräte und Anwendungen, die elektronische Nachrichten versenden. Vom Scanner über die Backup-Software oder die Firewall – jede einzelne Konfiguration muss an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Erfolgte die Zustellung von E-Mails bisher an den internen Exchange Server, so muss fortan der Transfer (Relay) über den Mailserver in der Cloud erfolgen. Jetzt ist die bestehende Dokumentation gefragt, um keinen Sender zu übersehen. Diese Mails würden ansonsten zukünftig ins Leere laufen.

Mobile Geräte

Egal ob Smartphone oder Tablet, auch diese Geräte wollen umgezogen werden. Wer nicht im Genuss einer Management-Plattform für mobile Geräte ist, muss hier Hand anlegen und die neuen Serverdaten von Exchange Online manuell einpflegen. Dies ist zwar keine schwierige Aufgabe, sollte aber im Projektplan gebührend Erwähnung finden. Sonst finden sich die Road-Warriors der Firma auf ihrer Geschäftsreise schnell ohne Maileingang.

Nacharbeiten

Ist die Migration abgeschlossen, so sollte der alte Exchange-Server vor Ort noch für einige Zeit verfügbar bleiben. Fehler im Rahmen des Transfers können so auch im Nachhinein leichter korrigiert werden. Auch vergessene Punkte (haben Sie an die Öffentlichen Ordner gedacht?) sind damit noch auszubügeln. Dennoch darf der alte Server für die Clients (Outlook, OWA, mobile Geräte, etc.) nicht mehr erreichbar sein. Ein entsprechender „Entsorgungsplan“ sollte folglich Bestandteil des Migrationsprojekts sein.

Generell gilt (unabhängig von der gewählten Migrationsmethode): Vor der eigentlichen Migration lohnt ein Blick auf die interne IT-Infrastruktur – allem voran der verfügbaren Bandbreite der Internetanbindung. Etliche Gigabyte stehen zum Transfer an. Und dafür sollte die Provideranbindung gewappnet sein. Auch wenn mit der neuen Express-Migration etliche Punkte aus technischer Sicht vereinfacht werden, ein detaillierter Projektplan bleibt unabdingbar.


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