Ressourcenverwaltung mit Exchange

Die Organisation von Räumen und Geräten ist in vielen Firmen eine ständige Herausforderung. Bereits mit der Version 2003 des Exchange-Servers brachte die digitale Verwaltung einige Erleichterung. Vielfältige Software Fehler (oder Benutzer Fehler, die die Software nicht abfing) machten aber sowohl Anwendern wie auch Administratoren das Leben schwer und nicht selten war Chaos statt verbesserte Steuerung die Realität.
Seit der Einführung der Version 2007 – vor allem aber seit Exchange 2010 – ist das Management von Räumen und sonstigen „Leihgaben“ aber eine echte Erleichterung.

Vom Auto-Accept Agent ins AD

Um mit Exchange 2003 die automatische Abwicklung der Buchungsanfragen hinzubekommen, musste der sogenannte Auto-Accept Agent eingesetzt werden. Dieser war zuständig für Kalendereinträge und Bestätigungen per Mail. Die Stabilität und Zuverlässigkeit war aber alles andere als zufriedenstellend. Nicht selten wurden einzelne Teilnehmer nicht oder zu einem falschen Termin eingeladen. Für wirklich wichtige Meetings war die telefonische Rückfrage aber unerlässlich.
Seit der Exchange-Version 2007 ist die Funktion der Ressource in das Active Directory eingezogen und konnte so mit zusätzlichen Eigenschaften (zentral verwaltet) ausgestattet werden. Zum zweiten wurde aus der Ressource ein Postfach (mit dahinterliegendem, deaktivierten Benutzeraccount) und kann so Nachrichten aufnehmen und versenden.

Alles wird besser

War aber die Verwaltung im Exchange-Server 2007 noch vielfach über die Befehlszeile notwendig, so ist seit der Version 2010 (fast) alles auch über die grafische Managementkonsole möglich. Kontrollen der Einstellungen und kleine Änderungen sind so übersichtlich und einfacher möglich. Für spezielle Funktionen ist auf Clientseite auch Outlook 2010 notwendig.
Auch für eine Fehlersuche und -Behebung ist mit der aktuellen Version um ein Vielfaches einfacher geworden. An dieser Stelle soll vor allem der Reparaturassistent (CRA – Calendar Repair Assistant) hervorgehoben werden.

Hands On

Das Anlegen zentral nutzbarer Firmenmittel ist mit Exchange relativ einfach. Bei der Anlage eines Besprechungsraums (eigentlich Raumpostfach) oder auch eines Postfachs für Geräte wird automatisch der dazugehörige Useraccount im Active Directory erzeugt. Wichtig: Dieses Objekt wird als „deaktiviert“ angelegt. Sollten Sie einen vorhandenen Account als zugehörig auswählen wollen, so muss dieser vorab ebenfalls deaktiviert sein. Ansonsten wird dieser in der Liste wählbarer Objekte gar nicht erst zur Auswahl angezeigt.

Vor der Erzeugung des gewünschten Ressourcenpostfachs sollten Sie sich einige Gedanken über dessen Nutzung und Steuerung machen. Die folgenden Punkte sind vorab festzulegen:

• Wer darf Buchungen für die Ressource vornehmen? Wer darf einen Besprechungsraum belegen?
• Zu welchen Zeiten soll eine Buchung möglich sein?
• Für welchen maximalen Zeitraum darf eine Reservierung erfolgen?
• Soll eine Reservierung automatisch bestätigt werden oder moderiert erfolgen?

Stehen diese Entscheidungen einmal fest, dann ist die Konfiguration sehr einfach. Über die Einstellungen des jeweiligen Postfachs (hier finden Sie nun die neuen Zusatzeigenschaften) werden die gewünschten Optionen ausgewählt. Hierzu die wichtigsten Punkt:

Unter den Allgemeinen Ressourceneigenschaften wählen Sie ob eine automatische Buchung möglich sein soll. Dies ermöglicht die selbständige Verwaltung durch den Server. Soll eine manuelle Freigabe durch Personen erfolgen, so müssen Sie dies über die Ressourcenrichtlinien steuern. Die Ressourcenkapazität steuert die maximale Anzahl von Teilnehmern (z.B. die Sitzplätze eines Konferenzraums). Diese wird bei der Terminplanung auch in Outlook angezeigt. Die benutzerdefinierten Eigenschaften der Ressource ermöglicht eine detailliertere Beschreibung – Ausstattungsmerkmale oder ähnliches (Beispiel: Raum verfügt über Beamer und Whiteboard oder Notebook hat UMTS-Karte). Etwas umständlich müssen diese Eigenschaften erst über die Management Shell von Exchange (EMS, also die Kommandozeile) erstellt bevor sie dann in der GUI ausgewählt werden.

Die Buchung in Outlook

Die Nutzung der auf Exchane-Seite zur Verfügung gestellten Ressourcen ist in Outlook 2010 sehr komfortabel gelöst. Die Buchung von Geräten (Firmenwagen, Notebook, o.ä.) und Räumen erfolgt wie gewohnt über die Besprechungsanfrage. Die Ressource ist nur ein zusätzlicher Teilnehmer. Auch ein bereits bestehender (eingetragener) Termin kann mit einer Ressource erweitert werden (zusätzlichen Teilnehmer einladen). Zuletzt kann auch über eine Emailantwort als Besprechungsanfrage ein benötigter Raum mitgebucht werden.

Bei einer Vielzahl von verfügbaren Räumen ist die ab Exchange 2010 verfügbare Raumsuche sehr nützlich. Diese blendet in Outlook 2010 (nicht in Vorgängerversionen verfügbar) eine Liste der Ressourcen im Terminplanungsfenster ein. Der Terminplanungsassistent ermöglicht die Aufstellungen aller möglichen Zeitpunkte für die eingegeben Besprechungsteilnehmer. Hier erfolgt die Auswertung der auf dem Server ständig aktualisierten Frei-/Gebucht-Zeiten aller Exchange-Anwender.

Die Organisation von Meetings ist somit wieder um einen weiteren Schritt einfacher geworden. Selbst der Status aller Eingeladenen (Zu- und Absagen) kann vom Initiator der Besprechung einfach als Übersicht abgefragt werden.