Bessere Kommunikation im Team: Slack im Test

In vielen Firmen beschränkt sich die Team-Kommunikation auf Meetings und massenhafte E-Mails. Der Einsatz von Chat-Software steckt noch in den Anfängen. „Slack“ ist der aktuelle Hype im Netz, wenn es um die Zusammenarbeit „im 21. Jahrhundert“ geht. Ein detaillierter Blick auf die neue Plattform.

Information ist Kommunikation

Egal, ob es um Projekte oder die vielen gemeinsamen Aufgaben in einer Gruppe geht: Je besser der Informationsaustausch aller Mitarbeiter organisiert ist, umso effizienter gestaltet sich der Beitrag jedes einzelnen Mitglieds.

Team-Collaboration: Nicht immer einfach

Team-Collaboration: Nicht immer einfach

Die zentrale Schnittstelle für alle Arten des Gedankenaustausches ist dabei sicherlich eine der größten Herausforderungen im grundlegenden technischen Setup. Dokumente liegen verstreut auf dem Fileserver oder in SharePoint, andere Informationen tummeln sich in einer Vielzahl meist nicht zugänglicher Mailboxen und dann hat meist noch jeder Mitarbeiter so seine „private“ Ablage für meist wichtige Unterlagen. Völlig außen vor bleiben meist die vielen Kleinigkeiten im Austausch von Ideen und Vorschlägen. Der „zentrale“ Chat ist aber ein ebenso wichtiger Bestandteil in der kreativen Umsetzung von Projekten.

Slack – ein Tool für alles?

Die Internetplattform Slack stellt einen Dienst für jene teamübergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung. Eigentlich nichts Besonderes – Kollaborationssoftware gibt es im Web in unüberschaubarer Zahl. Wie unterscheidet sich der Durchstarter von der großen Konkurrenz?
Stewart Butterfield, Gründer und heutiger CEO von Slack, ist kein Unbekannter. Den meisten ist er sicherlich ein Begriff als Mitbegründer von Flickr, dem Foto-Community-Dienst, der später von Yahoo für dickes Geld gekauft wurde. Wer mehr zu seiner Person wissen will, dem sei der (engl.) Wired-Artikel empfohlen.

Ein Tool für Unternehmen – nicht Einzelanwender

Slack wird vielfach als Chat-Software beschrieben. Dies trifft den Kern der Plattform aber nicht. Der Ansatz ist viel größer: Es geht um die gesamte digitale Kommunikation von Gruppen und Abteilungen. Und davon ist Chat nur ein bis dato unterschätzter.
In einfachen Worten beschrieben: Slack bietet den Nutzern einzelne „Räume“, in denen Teams aller Art an einem Projekt arbeiten und dessen Abschluss vorantreiben. In der Software werden diese Plätze „Channels“ genannt. Davon können viele eingerichtet werden, um das Projekt in notwendige Abschnitte oder Arbeitsgebiete zu unterteilen. Individualität je nach Anforderung und Machbarkeit.

Slack: Kanäle und Räume

Projekte im Fokus, nicht Firmen

Nach erfolgter (kostenloser) Anmeldung auf der Slack-Homepage wird zuerst ein Team aufgestellt. Einladungen zum Beitritt können aber auch später versendet werden.

Die individuelle Einladung zu Slack

Dabei wird der „Teamleiter“ nicht auf die eigenen Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen beschränkt. Jeder am Projekt Beteiligte wird per E-Mail zur Teilnahme eingeladen und verfügt nach der Anmeldung über die im zugeteilten Rechte.

Im Zentrum steht also das Team. Unterschiedliche Projekte können in einem Teamraum abgewickelt werden (in „Kanäle“ unterteilt) oder durch Generierung mehrerer Teamräume vollkommen aufgeteilt werden.

Die Slack-Einladung für bestimmte Kanäle

Teams, Kanäle und Gruppen

Ist das Team die oberste Einheit einer Slack-Umgebung, so kann dieses sehr granular gesteuert werden. Neben den einzelnen Kanälen (Kommunikations-Räume), die mit entsprechenden Userrechten versehen werden können, stehen auch noch geschlossene Gruppen zur Verfügung. Externe Mitarbeiter, die nur auf ganz bestimmte Inhalte zugreifen sollen, sind hier bestens aufgehoben und sehen damit nur einen kleinen Teil der gesamten Teamkommunikation und Ablage.
„Private Groups“ (nur verfügbar in kostenpflichtigen Slack-Versionen) sind damit der ideale Ort, um ein Team mit externen Teilnehmern zu bestücken und vom gesamten Projektinhalt getrennt zu halten – einfach und effektiv. Auf diese Weise können schnell und einfach auch temporäre Mitarbeiter in die Mitarbeit eingebunden werden, ohne den gesamten Inhalt nach außen zu transportieren.

Slack: Geschlossene Gruppen

Chat – mehr als Chat

Chat kennt jeder. Chat nutzt jeder – nur selten gemeinsam im Unternehmen gezielt als Beitrag für Projekte. Gerade aber jene Kurzkommunikation ist ein wichtiger Punkt in der Steuerung und Abwicklung von Aufgaben. Kurze Rückfragen, Vorschläge und Rückmeldungen sind ein hilfreicher Teil des Gesamten. Vor allem, wenn dies nicht im Eins-zu-Eins-Chat stattfindet, sondern für alle Projektbeteiligten mit- und nachvollziehbar zentral – im passenden Kanal – abgelegt wird.

Dateien und Kommentare in Slack

Natürlich bietet Slack auch die Möglichkeit des Chats zwischen zwei Personen, den Direkt-Chat. Alles muss nun auch nicht jeder mitlesen. Zentral bleibt die Plattform und damit die jederzeitige Nachvollziehbarkeit: was, wann, wer, zum wem.

Dateien, Bilder, Dokumente

Wie gesagt. Mehr als Chat. Slack bietet die Möglichkeit, in jedem Kanal Dateien, Bilder, Dokumente (PDF, Word, Excel, etc.) und direkt erstellte Texte abzulegen. Der große Unterschied zur einfachen Ablage bei einem Filehoster liegt in der Möglichkeit der Kommentierung. Entwürfe und Vorschläge in Dateiform – aber auch Bilder – sind zur allgemeinen Meinungsäußerung verfügbar. Natürlich durch entsprechende Kanal-Berechtigungen eingeschränkt. Auch Links zu entsprechenden Webseiten oder anderen Informationsquellen finden hier einen produktiven Platz.

Externe Dienste und Informationen

Dokumente und Informationsquellen sind vielfältig zerstreut und müssen meist mühevoll für ein Projekt zusammengestellt werden. Einen entscheidenden Vorteil in der Praxis bietet Slack durch die Integration einer richtigen Masse externer Plattformen. Filehoster in der Cloud (Dropbox, Google Drive, etc.) können über Schnittstellen auf einfachste Weise integriert werden wie auch zahlreiche andere Cloud-Plattformen (Github, Helpdesk-Programme, Aufgabenverwaltungen, etc.). Jedes Rad muss Slack nicht neu erfinden. Wer eine Datei im Team teilen will, lädt diese auf den vielleicht bereits genutzten Cloud-Dienst hoch – den Rest erledigt Slack. Erst die Praxis zeigt hier, welchen Nutzen dies in Sachen Effizienz in der Gruppe bringt.

Neuigkeiten – am Ball bleiben

Die Anbindung nach außen kann aber noch mehr. Die zentrale Bereitstellung von Informationen ist ein Kernpunkt jedes Projekts. Mithilfe der Einbindung von Twitter und Co., aber auch ganzer Webseiten-Snippets via RSS können vielfältigste Quellen zielgerichtet eingebunden werden. Natürlich kann auch jeder (berechtigte) Mitarbeiter einen Newsbeitrag leisten und manuell externe Inhalte verlinken.

 

Jederzeit aktuelle Informationen

Jederzeit aktuelle Informationen

Jederzeit informiert

Eine Kommunikationsplattform verursacht immer viel digitales Rauschen. Alle Inhalte zu lesen – und das noch kurzfristig – bringt den gegenteiligen Effekt: Arbeitszeit wird unnötig verbraucht. Für diesen Fall stellt Slack Benachrichtigungen (via E-Mail oder Push-Mitteilung am Desktop oder mobilen Gerät) zur Verfügung. Diese können nicht nur pro Kanal gesetzt werden, sondern auch über Keywords ausgelöst werden. Auch Nachrichten und Einträge die eigene Person betreffend können eine Meldung auslösen. Zum Projekt passende „Hashtags“ sorgen dafür, dass auch die richtigen Teammitglieder umgehend über wichtige Einträge informiert werden.
Auch die Markierung einzelner Einträge als „Favorit“ gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, die für ihn wichtigsten Einträge schnell wiederzufinden.

Slack: Die Email-Benachrichtigung

Multi-Plattform

Slack: Das Menü auf iOS-Geräten

Die wenigsten Projektmitarbeiter haben ständig ihren Browser und damit die Slack-Projekträume vor sich. Gerade wenn es um die „vielen Kleinigkeiten“ geht, ist der Zugriff über mobile Geräte – und damit vorwiegend Smartphones – unverzichtbar. Slack stellt dafür für iOS und Android entsprechende Apps zur Verfügung. Eine Anwendung für Windows Phone ist zum aktuellen Zeitpunkt noch in Arbeit. Ebenso eine Desktop-Variante für Windows-PCs. Für Mac-OSX findet sich eine App im Store von Apple.
Der mobile Einsatz von Slack ist entscheidend: nur auf diese Weise machen Chats Sinn. Nur so erhält jeder Mitarbeiter nahezu in Echtzeit seine individuellen Verständigungen. Nur so können kleine aber wichtige Dinge (z.B. die Agenda für das morgige Meeting) noch rechtzeitig besprochen und abgeändert werden – natürlich inklusive einer Chat-Diskussion.

Weniger Suchen, schneller finden

Eine Stärke von Slack ist dessen Suchfunktion. Diese ist nicht nur fein steuerbar, um exakt das zu finden, was auch gesucht wird (in einer Menge an Chats nicht einfach). Ebenso wichtig ist aber dessen Prämisse: alles an einem Ort verfügbar. Nicht umsonst ist Outlook nach wie vor das Tool im Unternehmenseinsatz: Hier finden sich (fast) alle Informationen – notfalls über eine Suche über Gigabyte-große Mailboxen.
Ist ein Projekt abgeschlossen, so kann in Slack ein Kanal geschlossen und  (innerhalb der Plattform) archiviert werden. Damit sind keine neuen Einträge mehr möglich, eine Suche aber zu jedem späteren Zeitpunkt.

Endlich auch für Gäste

SharePoint-Anwender könne ein Lied davon singen. So ist der Firmenserver zwar ein sehr gutes Arbeitswerkzeug. Wenn es aber um die Einbindung externer Projektmitarbeiter geht, wird die Sache schnell ungemütlich. Was in der Cloud-Variante von SharePoint noch machbar ist – die Einladung von Nicht-Domänenmitgliedern – ist bei On-Premise-Lösungen nur mit teuren Lizenzen umsetzbar.
Was aber auch hier Slack so attraktiv macht: Die Einladung und Einbeziehung von neuen Personen – unabhängig von deren beruflichem Zuhause – ist eine Sache von Minuten. Ist dies in den Rechten vorgesehen, so kann auch jedes Slack-Teammitglied dies erledigen. Gerade bei vielen, kleinen und schnelllebigen Projekten ein entscheidender Vorteil.
Neben diesen „Gastrollen“ gibt Slack den Teams noch die Möglichkeiten, Mitglieder mit eingeschränkten Rechten aufzunehmen. Eine sinnvolle Variante, wenn bestimmte Personen nur in gewissen Kanälen mitarbeiten sollen oder sogar ganz auf Leserechte beschränkt sein sollen.

Das Projekt: Viele Quellen

Und die Kosten?

Nach der Anmeldung bei Slack kann jeder sofort sein erstes Team zusammenstellen. Die Nutzung der Plattform ist und bleibt kostenlos, wenn man sich mit den Einschränkungen gegenüber den „Standard“ und „Plus“-Varianten zufriedengibt. Die Standardversion (aktuell rund 7 US$ pro Benutzer und Monat) erweitert die Free-Variante vor allem durch die Nutzung der Gast-Funktion, sowie einer Erweiterung der ansonsten auf fünf eingeschränkten Integrationsmodule. Details zur Plus und Enterprise-Version finden Sie auf der Slack-Preisseite. Für einen ersten Test stellt die Lite-Version aber keinerlei Hürden, da sie sogar die Benutzerzahl nicht einschränkt.

Slack – ein Fazit

Mit neuen Tools für ein Unternehmen ist es nicht ganz einfach. Meist dauert die Einführung und Schulung aller (!) Anwender länger als das Hilfswerkzeug dann im Einsatz bleibt. Nutzung und Sinn bedeuten Akzeptanz. Genau aber dies ist eine Stärke von Slack. Es ist einfach, fast selbsterklärend – wenn man den „Kanal“-Ansatz einmal verstanden hat – und schön schlank.
Auch wenn der Einsatz von Slack sich anfangs mit der Nutzung von Outlook überschneiden wird: Genau darin liegt einer der Vorteile von Slack: Die Auslagerung von Kommunikation, die in E-Mails nichts zu suchen hat.
Was aber sicherlich umstritten ist und bleiben wird, ist die Platzierung von geschäftlichen Inhalten in einer (US-)Cloud. Wenn aber geschäftskritische Inhalte außen vor bleiben – wie viel „kritische“ Information enthält die Planung Ihres nächsten Messeauftritts? -, ist Slack sicherlich einen Test wert.

 


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1 Antwort

  1. Johannes W. sagt:

    schöner Artikel, da das Thema Security zum Schluss angesprochen wurde, würde ich dir mal Stackfield ans Herz legen. Ist eine deutsche Firma und die Plattform verfügt über eine richtige End-to-End Verschlüsselung der Kommunikation.

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