5 Tipps für OneNote im Team
OneNote ist die vielleicht am meisten unterschätzte App im Office 365-Universum. Der digitale Notizblock bildet aber eine große Bereicherung – sowohl im persönlichen wie auch im Team-Wissensmanagement.
Nutzung im Team
Die Zusammenarbeit im Unternehmen hat viele Facetten. Eine Säule bildet aber der Austausch von Wissen. Nur allzu oft verlässt mit einem Mitarbeiter auch das wertvolle Knowhow die Firma.
Die Speicherung von Informationen sollte also im höchsten Interesse der Geschäftsleitung sein. Dazu bedarf es aber einer guten Kommunikationsstrategie.
OneNote: Struktur
Die Dateiablage ist in den meisten Firmen (hoffentlich) gut organisiert. Ganz anders bei den vielen „Kleinigkeiten“. Die Rede ist hier von meist unstrukturierten Informationen, welche erst über eine Phase der Sammlung in ein strukturiertes Dokument überführt werden können. Hier spielt OneNote seine ganze Stärke aus.
Die Ablage von Erkenntnissen in Prozessen (Projekten, Recherchen, erfolgte Lösungen, etc.) sollte zur Selbstverständlichkeit werden. Dafür bedarf es aber einer klar kommunizierten Struktur. Ein Notizbuch im Projekt, ein Notizbuch in der Abteilung oder eines für bestimmte Themen – das Setup ist entscheidend für die Akzeptanz im Unternehmen.
Webclipper
OneNote bietet mit dem Webclipper ein unverzichtbares Tool, wenn es um die Speicherung von Informationen geht, die auf Webseiten gefunden werden. Mit wenigen Klicks ist der Seiteninhalt im gemeinsamen Notizbuch abgelegt und steht damit auch anderen jederzeit zur Verfügung.
Die Volltextsuche im Notizbuch spart anderen Mitarbeitern die aufwändige Suche, die bereits zuvor von einem anderen mühsam erledigt wurde. Über das Verlinken von Seiten über Notizbücher hinweg, entsteht so schnell ein Wiki, speziell für ein Thema.
Kategorien
Das Setzen von Kategorien in Notizen kann Segen und Fluch sein. Vor allem wenn es um die gemeinsame Nutzung von Informationen in OneNote geht. Nur wenn diese im Vorfeld am grünen Tisch gut abgestimmt wurden, stellen Kategorien eine große Hilfe dar.
Hier darf nicht jeder „seine“ Verschlagwortung verwenden. Alles muss im Team abgestimmt sein.
Werden Kategorien aber auf diese Weise genutzt, stellen Sie – vor allem über die Kategoriensuche – eine sehr effiziente Weise dar, auf schnelle Art übergreifende Notizen zu verbinden. Mit einem Klick stehen alle Einträge bezogen auf ein Projekt zum Abruf. Dringende Einträge sind im Meeting schnell gefiltert. Und alle tragen dazu bei.
Aufgaben zuweisen
Jedes Meeting hat eine Menge an Aufgaben zur Folge. Jede Aufgabe hat einen Zuständigen. Das in der Besprechung erstellte Protokoll kann über OneNote auf einfache Weise in die nächste Phase, der Aufgabenverwaltung, überführt werden. Eine Zeile markieren und mit wenigen Klicks kann der Projektverantwortliche diese Aufgabe direkt als ToDo einem Mitarbeiter zuweisen. Dieser sieht die Aufgabe in seiner Liste und der Projektleiter hat eine ständige Übersicht über den Status. Die Notiz in OneNote wird automatisch aktualisiert. Auf diese Weise haben alle im Projekt eine stets aktuelle Übersicht. Es muss nicht immer der große Projektplan sein.
Besprechungsprotokolle
Outlook bietet direkt im Kalender eine sehr gute Integration von Besprechungsprotokollen in OneNote. Bereits bei der Einladung wird dazu eine OneNote-Seite erstellt und verknüpft. Dort können nun alle Teilnehmer ihren Beitrag leisten und die Agenda vor dem Meeting einsehen. Der passende Eintrag kann direkt aus dem Outlook-Termin aufgerufen werden. Sehr hilfreich.
Während des Meetings können alle Teilnehmer die Notiz füllen und nach Abschluss kann das Protokoll sofort als E-Mail an jene versendet werden, die keinen Zugriff auf das Notizbuch haben (z.B. externe Teilnehmer).
Alle gesammelten Protokolle in einem Notizbuch bilden die Grundlage für kommende Meetings und stellen nicht nur eine gute Historie dar, sondern ermöglichen auch Neueinsteigern im Team eine schnelle Orientierung.
OneNote und MS Teams
Die einfache Integration eines OneNote-Notizbuchs in Microsoft Teams stellt die Informationsablage allen Mitgliedern jederzeit zur Verfügung. Im Teams-Projektmeeting schnell eine Notiz hinzugefügt, im Abteilungsmeeting schnell etwas nachgeschlagen – alles kein Problem. Jeder weiß Bescheid, wo die Informationen liegen und das Wissensmanagement im Team ist einen Schritt weiter.
Wo liegt was?
Die Ablage von Informationen im Unternehmen ist ein kritisches Thema. Schließlich geht es um einen Grundbaustein für die Arbeit. Die Zusammenarbeit ist aber nur dann effizient, wenn die Art und Weise klar im Team kommuniziert wurde. Eine Wissens-Site in SharePoint ist sehr hilfreich. Gleiches gilt für gemeinsam genutzte Notizbücher in OneNote. Es darf aber immer nur EINEN Ablageort für ein Thema geben. Es kann aber nicht immer gleich das perfekte Info-Dokument geben. Die unstrukturierte Erfassung von Erkenntnissen in OneNote stellt eine unverzichtbare Hilfe dar, um die Zusammenarbeit im Team einen Schritt weiterzubringen.
Neu bei OneNote?
OneNote bildet vielfältige Möglichkeiten, um die Wissensablage persönlich und im Team zu verbessern. Für einen schnellen Einstieg in die Nutzung von OneNote gibt es auf unserem YouTube-Kanal das passende Video. Investieren Sie 30 Minuten und Sie werden es nicht mehr missen wollen.
