Clutter: Die intelligente Inbox?

Die einen sagen, dass die E-Mail tot wäre. Die Praxis zeigt überfüllte Postfächer und die tägliche Qual der Durchsicht. Wichtiges von nebensächlichen Mitteilungen zu trennen wäre eine große Hilfe. Microsoft wagt mit „Clutter“ den Versuch eines intelligenten Posteingangs.

Clutter und die E-Mail-Flut

Wo bleibt die intelligente Inbox?

Jenseits von Chats und Twitter

Chatanwendungen können und sollten den E-Mail-Verkehr reduzieren. Die Akzeptanz hält sich vor allem im Business- Bereich in Grenzen. Slack und Co. wollen vor allem im deutschsprachigen Bereich nicht in die Gänge kommen. Was bleibt sind nach wie vor Massen von Nachrichten im täglichen Posteingang. Etwas Hilfe, diese Flut zu sortieren, bietet Microsoft allen Nutzern von Exchange Online (im Rahmen von Office 365). Das optionale Feature für alle Postfachbesitzer eines Business- oder Enterprise-Accounts macht einen guten Eindruck.

Wenn die Maschine mitdenkt

Aufruf von Outlook Web

Outlook im Web (ehemals OWA)

Clutter ist lautmalerisch richtig einzuordnen. Man könnte es mit Unordnung oder Chaos übersetzen. Wer es deftiger haben will, könnte auch Saustall dazu sagen – viele treffende Beschreibungen für so manches Exchange-Postfach. „Machine Learning“ soll uns dabei helfen, dies etwas besser in den Griff zu bekommen oder die eigene Arbeitsweise durch Technik optimieren.

Outlook: Web-Optionen

Steuerung über die Web-Optionen

Clutter ist nicht Junk

Bei unnötigen Nachrichten denkt wohl jeder sofort an den eigenen Junk-E-Mail-Ordner. Dort landet jede Menge Spam und sonstiges unerwünschtes Geschreibsel – mehr oder minder gut aussortiert. Clutter ist anders. Hier geht es um die Differenzierung zwischen wichtigen und nebensächlichen Nachrichten. Letztere sind auch erwünscht, haben aber eine erheblich geringere Priorität bezüglich Abarbeitung und Beantwortung. Newsletter sind der Klassiker für diese Kategorie: von Interesse, aber ohne Wichtigkeit. Gleiches gilt für alle anderen Nachrichten, deren Empfängeranzahl mehrstellig ist.

Den Fokus bewahren

Dabei funktioniert Clutter nicht nach so einfachen Kriterien wie Empfängeranzahl oder Stichwörter, sondern analysiert eine Vielzahl von Kriterien. Dabei fließt vor allem das eigene Verhalten in die Bewertung ein: Mit wem kommunizieren wir häufig? Auf welche Nachrichten antwortet der Postfachbesitzer? Welche E-Mails werden gerne ungelesen gelöscht? Clutter ist eine individuelle Unterstützung. Es erfolgt keine Analyse auf Server- oder Unternehmensebene. Es zählt nur der eigene Umgang mit den Postfachinhalten und keine Daten verlassen das eigene Postfach.

Ein Ersatz für Postfachregeln?

Nein. Im Gegenteil. Clutter ergänzt die selbst erstellten Regeln im Postfach um eine „Sortierung“ im verbleibenden Eingang. Es bleibt eine klar zu überblickende Inbox. Die Clutter-Funktion greift erst nach der Prüfung auf Spam (Junk) und der Abarbeitung des eigenen Regelwerks. Was als „Rauschen“ im Postfach registriert wird, kommt in den Clutter-Ordner. Anwender von Outlook im Web (ehemals OWA) finden bei Clutter-Nachrichten auch entsprechende Icons zum Verschieben. Keine weitere Konfiguration ist notwendig.

Clutter aktivieren

Aktivierung und Deaktivierung von Clutter

Einfache Aktivierung

Outlook: Clutter verwalten

Aufruf aus Outlook

Vom Anwender verlangt Clutter nur das Einschalten der Funktion. Der Rest läuft selbständig. Dabei lernt das im Hintergrund laufende Feature ständig dazu. Seien Sie also nicht vorschnell im Urteil und geben Sie Clutter etwas Zeit, Sie besser kennenzulernen. Wer etwas Unterstützung leisten will, der schiebt einfach Nachrichten aus dem Clutter-Ordner in den Posteingang oder umgekehrt. Auch davon profitiert die intelligente Inbox in Zukunft.

Clutter verschieben

Spezielle Icons in Outlook Web zum Verschieben

Steuerung über Outlook Web

Sie haben einen gültigen Exchange Online-Account, sehen aber keinen Clutter-Ordner? Dann müssen Sie es wahrscheinlich noch aktivieren. Dazu melden Sie sich über das Office-Portal an Ihrer Mailbox (im Browser) an und aktivieren dieses in den entsprechenden Optionen von Outlook Web. Anwender vom Outlook am Desktop, die einen Clutter-Ordner im Posteingang sehen, können dies auch per Rechtsklick auf diesen anstoßen.

Clutter: Statusbenachrichtigung im Postfach

Wöchentliche Auswertung über die Clutter-Aktivität im Postfach

Die Steuerung auf Unternehmensebene

Wie immer gibt es auch hier die Möglichkeit für den Exchange-Administrator, dieses Feature für alle oder einzelne Postfächer freizuschalten oder zu sperren. Ein einfaches PowerShell-Kommando reicht aus. Auf keinen Fall sollte der Clutter-Ordner gelöscht werden.

Noch schnell die E-Mails checken?

Anwender mit aktiviertem Clutter erhalten vom System einmal die Woche eine Übersicht über die erfolgten Aktivitäten (kann auch abgeschaltet werden) und werden schon bald den Wert der neuen Funktion zu schätzen wissen. Was jetzt noch in der Inbox bleibt, lohnt sich (meist) wirklich gelesen zu werden – und in Zukunft kann man vielleicht wirklich schnell die E-Mails checken.

 


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