Von Inhaltstypen und Metadaten: Die bessere SharePoint-Ablage

Wir haben es schon oft erwähnt. „Einfach loslegen“ ist kein gutes Prinzip, wenn es um den Produktiveinsatz von SharePoint geht. Spätere Korrekturen im Setup sind mit viel Aufwand verbunden und bringen die Akzeptanz des Anwenders auf einen Tiefpunkt. Ohne das individuelle Konzept der Unternehmensablage werden SharePoint-Bibliotheken schnell zum „schwarzen Loch“. Doch wozu taugen Inhaltstypen und Metadaten?


Was sind „Inhaltstypen“?

Der etwas sperrige Begriff (engl. Content-Type) wirft bei SharePoint-Neulingen anfangs viele Fragezeichen auf. Das Verständnis in der Praxis ist um einiges einfacher: Einstellungen und Attribute, die auf Inhalte in SharePoint angewendet werden können. Am Beispiel eines Rechnungsdokuments erklärt: Welche Attribute zeichnen eine Rechnung aus? Wie würden Sie nach diesem Dokument suchen oder eine Dokumentenliste filtern? Datum, Kunde – sicherlich. Projekt, Verantwortlicher, Abteilung – vielleicht. Aber auch Richtlinien, Vorlagen, Formulare und Workflows sollten beim Thema Inhaltstypen mit einbezogen werden.

Die Metadaten

An dieser Stelle sind wir auch schon bei der untrennbaren Verknüpfung von Inhaltstypen (Rechnung, Brief, Projektbeschreibung, Vertrag, etc.) und deren Attribute. Sicherlich kennen Sie die Dokumenteneigenschaften in Office-Dateien. Dort finden Sie Felder für den Autor, den Titel, die Firma, etc. All das sind Metadaten. Der Vorteil von SharePoint: Sie können Ihre benötigten Eigenschaften für jeden Dokumententyp (Inhaltstyp) selbst definieren.

Die Websitespalten

Mithilfe dieser Metadaten können Sie jeder Bibliothek, jeder Liste und jeder Ansicht die von Ihnen gewünschten Informationen hinzufügen. Die Definition dieser Metadaten erfolgt in Form von Spaltendefinitionen auf Site-Ebene (eine Alternative dazu wäre der Terminologiespeicher von SharePoint, dazu aber an anderer Stelle mehr).

Der SharePoint Design-Workflow

Nur ein guter Design-Workflow sichert das gewünschte Ergebnis

SharePoint bringt eine Unmenge solcher Website-Spalten bereits mit. So verfügt jedes Element einer Dokumentenbibliothek ohne weitere Konfiguration über die Spalten „Erstellt am“, „Geändert am“, „Erstellt von“ sowie die Angaben zur Version. All das sind Metadaten, die nur auf Ihre individuelle Erweiterung warten.

Wozu Metadaten?

Der Nutzen dieser Attribute ist somit klar: Beschlagwortung erleichtert die Suche und verbessert die Anzeige in Listen. Damit aber nicht genug. Metadaten können die Grundlage für Workflows und Prozesse bilden. Auch dazu ein einfaches Beispiel: Nach der Einstellung eines Dokuments in eine Bibliothek soll der Projektverantwortliche informiert werden. Dieser hat das alleinige Recht, den Dokumentenstatus auf „geprüft“ zu setzen. Ist diese Genehmigung erfolgt, geht eine Nachricht an den Sachbearbeiter und das Dokument wird in eine andere Bibliothek verschoben. Ein einfacher Vorgang, der viel Arbeit spart und Fehler vermeiden hilft.

Der Geschäftskontext

Dieses Beispiel macht klar, dass die zusätzliche Definition von Metadaten (Spalten) gut durchdacht sein will. Die „richtige“ Bestimmung der Inhaltstypen entscheidet letztendlich über die bestmögliche Produktivität einer SharePoint-Website. Kategorisierung und Standardisierung ist gefragt – optimal in Hinblick auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens.

Planen und Prüfen

Die Arten von Inhaltstypen sollten der erste Schritt jedes Entwurfs einer Website sein. Auf dem Papier. Brainstorming im Team wie auch die Analyse des bestehenden Dokumentenbestands sind hier unverzichtbar. Auch die getrennte Aufstellung der einzelnen Abteilungen macht sicherlich Sinn. Hier sind unterschiedliche Vorstellungen des Endprodukts absehbar. Suchen Sie nicht nach fertigen Vorlagen: Jedes Unternehmen hat hier unterschiedliche Anforderungen.

Und noch mehr

Die Planung der optimalen Ablage sollte aber noch einen Schritt weitergehen. Schließlich soll das Potential von SharePoint voll genutzt werden. Hier sind wir beim Thema Prozesse und Aktionen. Die Automatisierung bringt den ultimativen Schub in Sachen Produktivität. Genehmigungen – der klassische Urlaubsantrag – seien nur zum einfachen Verständnis erwähnt. Das Ausfüllen von Word-Dokumenten aus bestehenden Inhalten (Metadaten) wie Projektnummer, Budgetzahlen, Zuständigkeiten, etc. kann im Alltag viel Zeit sparen und hilft Fehler zu vermeiden. Mein Tipp: Beziehen Sie auch (und besonders) bei der Planung von Automatismen die Mitarbeiter und Sachbearbeiter mit ein. Nur so nutzen Sie das Verbesserungspotential der Firma oder Abteilung optimal.

Mindmap und Vorschlagssammlung

Die Sammlung aller notwendigen Metadaten, um zu effizienten Inhaltstypen zu kommen, ist eine Herausforderung, die ernst genommen werden sollte. Inhaltstypen sind das Fundament jeder guten SharePoint-Website! Umso wichtiger ist es, die Zusammenstellung vor dem Aufsetzen der Website und deren Bestandteile festzulegen. Eine Empfehlung:

  • Nutzen Sie ein digitales Werkzeug wie Mindmaps zur Sammlung aller Vorschläge zu Inhalten und Workflows
  • Ordnen Sie (in einer Excel-Tabelle) jedem Inhaltstyp die entsprechenden Prozesse zu
  • Erstellen Sie eine Liste aller Inhalte, die im Unternehmen wichtig sind
  • Beziehen Sie alle Abteilungsleiter ein
  • Prüfen Sie bestehende Dateiablagen nach Dokumententypen
  • Prüfen Sie, welche Teams / Abteilungen welche Inhalte bearbeiten oder nur ansehen dürfen
  • Prüfen Sie, welche Inhalte unternehmensübergreifend oder nur von Teams benötigt werden

Die Terminologie

Für eine Dokumentenablage gibt es nichts schlimmeres als die falsche Beschlagwortung von Dokumenten. „Falsch“ bedeutet in der Praxis aber nicht nur die fehlerhafte Auswahl eines Dokumententyps oder Spalteninhalts. Viel häufiger sind es Doubletten gleichen Typs, die das Wiederfinden eines Dokuments erschweren. Was für den einen die „Abteilung“ ist, wird von anderen als „Team“ bezeichnet. Ein Dritter ordnet dem Dokument vielleicht die „Business-Unit“ zu. Die damit entstehende Parallelablage von Dateien und Inhalten ist der Anfang vom Ende einer zentralen Dokumentenbibliothek. Wenn die Anwender der Ablage nicht vertrauen, werden sie andere Wege suchen, um sich eine „private“ zu organisieren. Diese Problematik ist sicherlich die größte Herausforderung jedes Dokumentensystems. Umso größeres Augenmerk sollte bei der Planung darauf verwendet werden.

Sites und Sub-Sites mit Vererbung

Vererbung von Inhaltstypen: Die richtige Platzierung

Vererbung von Inhaltstypen

Eine vielfach unterschätzte Funktion von Sites und Subsites ist die Fähigkeit der Vererbung. So ist es möglich, auf oberster Ebene nur die Grundmerkmale von Dokumenten als Vorgabe zu definieren und diese auf untergeordneten Sites nach individuellen Ansprüchen zu erweitern. Die Metadaten der einzelnen Abteilungen könnten auf diese Weise – vererbt von Basis-Attributen der obersten Ebene – individuell abgebildet werden. Damit kann jede Abteilung „ihre“ Spaltenattribute erhalten und gleichzeitig auf einen Basisstamm zurückgreifen.

Rechteverwaltung und Wartung

Der Vorteil dieses Systems liegt zum einen in der einfachen Wartung und Anpassung im Produktivbetrieb. Eine Änderung von Daten auf oberster Ebene wird automatisch auf alle Sub-Seiten angewendet und muss nicht an einer Vielzahl von Stellen eingepflegt werden. Damit einhergehend kann auf diese Weise aber auch das Recht zu Änderungen auf unterschiedliche Personen oder Abteilungen verteilt werden. Dieses System entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern schafft auch Flexibilität und damit Produktivität beim Einsatz des neuen Ablagesystems.

Gute Planung macht den Unterschied

Die Einführung eines neuen Systems bedeutet immer eine große Herausforderung – für die IT und die Mitarbeiter. Die neue Art der Verwaltung von Unternehmensdokumenten wird nur dann auf Akzeptanz stoßen, wenn die Vorteile im täglichen Betrieb den Mehraufwand der Pflege rechtfertigen. Die „Design-Phase“ von SharePoint sollte diesem Umstand Rechnung tragen. Die positiven Rückmeldungen der Anwender werden es Ihnen danken.


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