Schnelle Hilfe mit QR-Codes

Bereits von längerer Zeit haben wir uns hier im Blog mit dem Thema QR-Code auseinandergesetzt. Heute soll es mehr um den praktischen Einsatz gehen. Zum Beispiel für den IT-Support.


Keine Akzeptanz?

Obwohl es die kleinen pixeligen Quadrate schon lange gibt und auch die Erstellung und Nutzung einfach ist, scheint der Einsatz in der Praxis kaum verbreitet. Von einigen Plakatwänden abgesehen werden die bildhaften Abkürzer kaum genutzt. Zu Unrecht wie ich meine. Da heute ohnehin jeder ein SmartPhone sein Eigen nennt, steht eigentlich einem sinnvollen Gebrauch nichts im Wege. Vielleicht fehlen auch nur die Ideen.

QR-Codes: Schnell auf dem SmartPhoneQR-Code als Verbindung

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Codes (Visitenkarte, reiner Text, SMS, etc.), hauptsächlich wird dieser aber zur Abkürzung von URLs verwendet. Wird der QR-Code mit dem SmartPhone (und der passenden App) „abfotografiert“, so gelangt der Wissbegierige zu einer Website. Der Link kann aber auch andere Ziele darstellen: vom herunterladbaren PDF-Dokument über einen Eintrag im hauseigenen Wiki bis hin zu einem Video auf YouTube. Damit stehen mit einem „Foto“ jede Menge Informationen zur Verfügung.

Die Rückkehr des Aufklebers

Da die Erstellung eigener QR-Codes heute nur noch eine Frage von Minuten ist, ist der Einsatz im IT-Support naheliegend. Gerade auf diesem Gebiet gibt es immer mehr Fragen als Antworten. Ein Beispiel: Die Abbildung zeigt eine Tape-Library, deren Handhabung – zumindest was den Bandwechsel betrifft – einfach ist. Im Alltag kein Problem. Aber spätestens, wenn die Fachkraft nicht verfügbar oder durch eine IT-unerfahrene Kraft im Urlaub ersetzt wird, kommen die immer gleichbleibenden Fragen: Wie geht das? Was kann ich falsch machen? In unserem konkreten Fall geht es schlicht darum, das Laufwerk im ersten Schritt zu entriegeln. Wurde dies durch die Software bereits ausgelöst, zeigt dies die Statuslampe. Bereits ein einigermaßen kräftiger Zug am Öffnungsschacht kann – im verriegelten Fall – das Laufwerk beschädigen und das Gerät muss zum Hersteller. Das muss nicht sein.

QR-Code für IT-Equipment

Ein QR-Code bringt die gewünschte Information.

Der kleine QR-Aufkleber bringt sofortige Abhilfe und verweist jede Frage der Handhabung an die richtige Stelle. Ohne Zutun des IT-Administrators oder der hektischen Rückfrage bei anderen Kollegen weist die QR-Code-Anwendung den richtigen Weg. Dies kann vielfältiger Art sein: ein kurzer Text „Zuerst Entriegelungstaste links drücken“ oder eine vielsagende Abbildung mit Erklärungstext (Bild auf dem Intranet-Server) oder auch ein 2-Minuten-Video. Flexibilität ohne Grenzen. Und die Rufnummer des „richtigen“ Ansprechpartners findet dort auch seinen Platz.

Viele Szenarien, eine Anwendung

Das Beispiel lässt sich beliebig ausbauen. Der Access-Code für den WLAN-Router für Besucher ist damit genauso schnell und einfach anzubringen wie ein gesamtes Handbuch für den Service-Techniker. Auch die Verwaltung kommt auf ihre Kosten: ein Verweis auf den Garantiebeleg oder den Servicevertrag für jegliche Hardware erspart zeitaufwendige Suchhektik im Problemfall. Soll es etwas vertraulicher ausfallen, so reicht vielleicht auch ein Link zum kennwortgeschützten Dokumentmanagement-System (mit automatischer Weiterleitung nach der Passwort-Eingabe) oder nur die Angabe einer Dokument-ID, welche ein Auffinden in der hauseigenen SharePoint-Umgebung erleichtert.

Etikettieren: Die Kosten

Der Gebrauch von Etiketten ist mit einigen Kosten verbunden. Ein Druck über günstige Druckdienste ist in diesem Fall nicht empfehlenswert, da jedes Etikett einen individuellen QR-Code darstellen muss und die spontane Erstellung gefragt ist. Wer aber ohnehin einen Etikettendrucker sein Eigen nennt oder diese Anschaffung plant, hat ein Argument mehr. Dann fällt der Einzelausdruck der QR-Etiketten nicht weiter ins Gewicht. Ansonsten heißt es Augen auf. Nicht nur die Anschaffung, sondern auch die „Materialkosten“ sind zu kalkulieren.

Spezialfall IT-Support

Ein kleiner Tipp zum Abschluss für alle geplagten Administratoren. Sie verfügen über ein gutes Monitoring-System? Natürlich mit entsprechender App zur Statusabfrage auf dem SmartPhone? Dann bietet der QR-Code – aufgeklebt am Server oder Rack – einen ganz speziellen Vorteil. Schließlich geht es auf dem Gebiet der Netzwerküberwachung letztlich immer um die alles entscheidende Frage: Wie ist der Zustand meines Systems? Wie ist der (detaillierte) Status des Servers? Gibt es Probleme mit dem Router?

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Der QR-Code ruft in diesem Fall nicht nur eine Webseite auf, sondern bringt den Administrator direkt zur Anzeige des passenden Geräts auf seiner Monitoring-App. Damit kann dieser nun innerhalb weniger Sekunden prüfen, ob es ein Problem mit dem System gibt – und noch wichtiger: welches Problem. Dabei nutzt er die gesamte Intelligenz der Monitoring-Software. Selbst ein kleines SmartPhone-Display reicht aus, um eine tiefgehende Diagnose stellen zu können.

QR-Code und Monitoring im Video

Sie wollen den Einsatz in der Praxis sehen? Dann kommen Sie in Kürze wieder in diesem Blog vorbei oder abonnieren unseren Videokanal auf YouTube. Dort sehen Sie in den nächsten Tagen eine Live-Demonstration dieser Anwendung.


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