Getting Things Done – der zweite Schritt: Klärung der Eingangsflut

Mit diesem Beitrag soll die zweite der fünf Phasen des Systems von »Getting Things Done« näher betrachtet werden. Bis zur Entlastung des eigenen Gedächtnisses ist noch etwas Arbeit angesagt…

Durcharbeiten des Eingangskorbs

Die Bezeichnung der zweiten Phase als „Durcharbeiten“ hat sich im Deutschen zwar durchgesetzt, allerdings trifft der Ausdruck im Original („Process“) die Aufgabenstellung um einiges besser.

Nach dem ersten Schritt des uneingeschränkten Sammelns gilt es, der Vielzahl an Gedanken, Eingängen und sonstigen Informationen einen Platz zu geben. Zur Erinnerung: jede der fünf GTD-Phasen ist ein eigenständiger Arbeitsschritt und sollte zeitlich nicht vermengt werden.

Weg mit losen Enden

Das Grundprinzip ist einfach und naheliegend: eine vertraute Ablage sorgt für einen freien Kopf und verhindert die ständige, unkoordinierte Wiedervorlage durch unser Gedächtnis. Solche »lose Enden« werden mit Phase 2 einen Schritt weiter in Richtung Abschluss gebracht.

Die wichtigen zwei Minuten

Das GTD-System hat wenige aber entscheidende Unterschiede zu jener Vielzahl von „Jetzt effizienter Arbeiten“-Systemen. Einer davon ist die sogenannte 2-Minuten-Regel. Wie auch in Phase 1 („Erfassen“) gilt auch beim Durcharbeiten: Jede Tätigkeit, die in weniger als zwei Minuten abgeschlossen werden kann, ist sofort zu erledigen. Der Aufwand des Notierens steht in keiner Relation.

Denken, Klären und Entscheiden

Phase 2 ist ein sehr wichtiger Prozess im gesamten GTD-System. Ging es beim Erfassen eher um Selbstdisziplin und Beständigkeit, so ist an dieser Stelle prozessorientierte Entscheidungsfähigkeit gefragt. Durcharbeiten bedeutet nicht erledigen, sondern Ordnung in die chaotische Sammlung zu bringen – am besten täglich!

Dabei wird einfach der gesamte Eingangskorb Stück für Stück abgearbeitet. Egal ob es sich dabei um die allerwichtigste E-Mail vom Chef handelt oder um eine im Aufzug selbsterstellte Kurznotiz für den Einkaufszettel des Wochenendes. Der gesamte Stapel an „losen Enden“ wird einer nach dem anderen – First-In, First-Out – begutachtet. Dieser Vorgang sollte nicht allzu zeitaufwendig sein, Durcharbeiten bedeutet nur, den Dingen ihren Platz zuzuweisen. Dazu gehört auch der Papierkorb.

Keine ToDo-Listen

Ziel des Durcharbeitens ist es, die nächsten Schritte zu klären – so solche notwendig sind. Wichtig dabei: keine allgemeinen und abstrakten ToDo-Listen sind das Ergebnis. Jeder weiß, dass diese Form in der Praxis eher mehr „lose Enden“ produzieren.

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Wie aber sonst kategorisieren? Die Antwort klingt simpel und (vorerst) wage: Stellen Sie sich bei jedem Element des abgelegten Eingangs die Frage »Worum geht es?«. Diese Frage in die Tiefe gedacht, ermöglicht es, zur rechten Zeit und vollständig eine Klärung aller notwendigen Entscheidungen zu treffen, bevor diese Punkte aufgrund von Zeitdruck uns die Zügel aus der Hand nehmen.

„Worum geht es?“

Einige Beispiele machen diese für den weiteren Verlauf entscheidende Frage verständlicher. Der schnell notierte Termin für das nächste Meeting – jetzt wird er eingeordnet. Neben dem Kalendereintrag ist vielleicht ein weiterer Eintrag in unserem „Vertrauten System“ notwendig. Gleiches gilt für den am Vormittag erhaltenen neuen Projektkontakt. Dieser landet im persönlichen Adressbuch und eventuell verknüpft im passenden Projektordner.

Die „Schnellnotiz“ einer URL wird nun verarbeitet. Je nach Wichtigkeit landet der Inhalt der Webseite in der Wissensablage, einer Ablage für das spätere Lesen (Pocket?) oder/und in einer Projektablage.

Die eingegangen Rechnungen werden zur Zahlung vorgemerkt (oder sofort überwiesen) und archiviert.

„Worum geht es?“ verlangt zu diesem Zeitpunkt eine Entscheidung, eine vollständige Klärung jeglicher Aufgaben und Direktiven – eine Erledigung aber nur im Rahmen der 2-Minuten-Regel.

Verantwortung und Aktionen

Eine andere Formulierung des „Worum“ etwas aktiver formuliert wäre: „Kann ich etwas Konkretes unternehmen?“. Was ist wann und wie zu tun – und von wem. An dieser Stelle sind wir ganz schnell bei David Allens Definition eines Projekts: Jede Aktion, die mehr als zwei Arbeitsschritte erfordert, ist als solches einzustufen. Damit kann es nie unter die 2-Minuten-Regel fallen und muss damit eine Koordination im »Trusted System« erfahren.

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Bereits bei der Abhängigkeit von Schritt 2 zu Schritt 1 wird klar, warum ToDo-Listen keinen Nutzen bringen. Ein kleines Beispiel, welches zeigt, wie stark Abhängigkeiten ein anderes System bedingen: Sie müssen eine Präsentation für das nächste Meeting erstellen. Die dazu notwendigen einzelnen Schritte – Konzept, Materialsammlung, Sortierung, Entwurf, Rücksprache mit dem Team und Endfassung sowie Druck und Verteilung – sind als einzelne Projektphasen zu sehen und können nicht beliebig abgearbeitet werden. Ohne entsprechende Ablage und konkrete Aktionen geht nichts.

Wichtige Dinge und Inhalte ohne notwendige Aktion kommen in die Wissens- oder Referenzablage. Über die Zeit wird man diesen Container schätzen lernen.

Der nächste Schritt

Keine allgemeinen Formulierungen bringen die losen Enden dem Abschluss näher. Allens „Next Action“ ist der zentrale Punkt der Selbstorganisation.

Was ist der nächste Schritt? Eine Variante ist das Delegieren von Aufgaben (inklusive Nachverfolgung). Meistens besteht der Eingangskorb aber aus Elementen, die zurückgestellt, sprich geplant werden müssen. Und planen bedeutet an dieser Stelle, konkrete Handlungsschritte auszuarbeiten. Dies muss nicht unbedingt sofort erfolgen, ist aber auf jeden Fall als solches in dem persönlichen System einzusortieren.

Auch hierzu ein Beispiel: Heute wurde der Termin für ein wichtiges Meeting in drei Wochen bekanntgegeben. Noch vor Ort wurde dies als Notiz erfasst. In der Durcharbeitungsphase wird aus der formlosen Notiz ein Projekt und entsprechend abgelegt (eigener Ordner oder spezieller Notizblock – je nach eigener Gestaltung des GTD-Systems). Mehr nicht. Alle anderen wichtigen „Projektphasen“ der Meeting-Vorbereitung, vom Brainstorming über das Konzept bis hin zur detaillierten Ausarbeitung, werden in einer anderen Phase abgearbeitet. Jetzt erhält dieser Event nur das Attribut »Next«.

Aktionen statt Ziele

Ziele sind gut und wichtig. Meist werden sie uns vom Gedächtnis zu unpassenden Zeiten und Orten „wiedervorgelegt“. In Phase 1 wurden diese in unserem „vertrauten System“ formlos abgelegt, um den Kopf davon frei zu bekommen. Jetzt, in Phase 2, geht es um konkrete Handlungsschritte, um diesem Ziel näherzukommen. Das Ziel dient nur noch als Überschrift des Eintrags. Und wieder ein Beispiel: Kopfhörer defekt und noch in der Garantiezeit. Die Überschrift des GTD-Eintrags darf noch allgemein als „Garantieabwicklung Kopfhörer“ formuliert werden. Der eigentliche Inhalt der Notiz muss aber die dazu notwendigen Einzelschritte enthalten. Also: Kaufbeleg suchen, Originalverpackung aus dem Keller holen, RMA-Formular downloaden, Postversand. Aktionen definieren und später abarbeiten.

Die Projektliste

Der Denk- und Entscheidungsprozess steht damit im Mittelpunkt von Phase 2 des GTD-Systems. Wie die Ablage in „Projekten“ erfolgt, kann individuell recht unterschiedlich sein. Egal, ob dies in digitaler oder Papierform erfolgt – wichtig ist dabei nur, das eine vertraute System zu bewahren. Ob dies aus unterschiedlichen Ordnern, mit oder ohne Beschlagwortung besteht, bleibt den persönlichen Präferenzen vorbehalten. Es gibt kein gut oder schlecht, nur ein passend (effizient) oder nicht.

Systematisierung

Wann ist Phase 2 erledigt? »Getting Things Done« ist ein fließendes System. Die einzelnen Phasen sind zwar zeitlich streng zu trennen, erfolgen aber nicht unbedingt in sequentieller Reihenfolge. Erst in Phase 3 erfolgt die eigentliche Organisation der hier eingeordneten Punkte.

Das Ziel des Gesamtsystems besteht in der Organisation des Handelns – um einfache und komplexe Aufgaben zu einem (erfolgreichen) Ende zu bringen.

Done?

Nach Beendigung von Phase 2 sind

• Alle unnötigen / verworfenen Einträge gelöscht
• Alle 2-Minuten-Aufgaben erledigt
• Mögliche Delegierungen verteilt
• Sämtliche Elemente abgelegt und vorsortiert
• Größere Projekte identifiziert
• Persönliche Verpflichtungen festgehalten

Zwei von fünf

In der Praxis ist die Phase 2 einfach umgesetzt. Die wenigen Eckpunkte eingehalten, stellen sich im Alltag rasch die „richtigen“ Gewohnheiten ein. Genau diese Routine zu entwickeln, stellt aber die größte Herausforderung bei der persönlichen Implementierung von »Getting Things Done« dar. Schließlich sind wir erst in Phase zwei von fünf.