Besser zusammenarbeiten: Eine Einführung in Trello

Die Optimierung der Zusammenarbeit im Team ist eine ständige Herausforderung. Der Projektcharakter vieler Aufgaben macht eine flexible Handhabung der gemeinsamen Informationen und Aktivitäten ebenso notwendig wie die variable Zusammensetzung von Teams. Der Cloud-Dienst Trello bietet einen interessanten Ansatz.

Die richtigen Tools

Getting Things Done ist eine wertvolle Methode, wenn es um die Abarbeitung von Aufgaben geht. Bereits mit Slack haben wir an dieser Stelle eine Plattform vorgestellt, welche die Kommunikation im Team verbessern kann. Trello geht hier einen anderen Weg und bildet die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten in einem Workflow ab. Dieser ist einfach zu verstehen, individuell gestaltbar und ermöglicht eine flexible Zusammenstellung für Mitglieder beliebiger Projekte. Es kann aber noch mehr.

Willkommen bei Trello

Boards, Listen und Karten

Ein Board ist ein Projekt. Die Definition des Projekts entspricht dabei weitgehend dem von GTD: Jedes Vorhaben, welches mehrere Arbeitsschritte umfasst, ist ein Projekt. Egal ob es sich dabei um private Planungen (Geburtstagsfeier, Renovierung, etc.) oder berufliche Zielsetzungen handelt. Der Charakter solcher Vorgänge ist identisch – und ein Workflow meist obligatorisch. Die nächste Kundenakquise stellt also ebenso ein Board dar, wie der kommende Urlaub.

Alles beginnt mit einem (leeren) Board, einer Tafel, die mit Leben gefüllt werden will. Im Mittelpunkt stehen dabei Aufgaben und Arbeitsschritte, die allein oder im Team bearbeitet werden sollen. Organisation ist der Schwerpunkt von Trello.

Trello: Listen von Aufgaben

Trello: Listen untergliedern Projekte

Listen sind in Trello die Einheit, unter der einzelne Aufgaben zusammengefasst werden. Sei es, um einen Workflow abzubilden oder „nur“ als Container für Ideen oder Ablagen.

Gearbeitet wird letztlich immer mit den Karten. Diese kann man sich wie Karteikarten einer analogen Ablage vorstellen. Jede Karte enthält einen Vorgang, eine Idee oder eine Aufgabe. Die Anzahl der Karten ist im Programm nicht beschränkt, sodass der eigenen Kreativität der Umsetzung nichts im Weg steht.

Trello: Workflows abbilden

Trello: Workflows abbilden

Mit Listen Workflows abbilden

Arbeitsschritte zu kategorisieren und entsprechend zu ordnen ist die Grundlage jedes Projekts. Ein gut designter Workflow ist die halbe Miete jeder Aufgabenplanung – vor allem im Team. Planung, Steuerung, Ausführung, Kontrolle, Dokumentation – dies noch in einzelne Aufgaben und Zuständigkeiten unterteilt und schon steht der Grundstock. Je passender dieses Setup, desto besser wird die Übersicht und effizienter die Mitarbeit aller Beteiligter. „Kollaboration und Kommunikation“ heißt das Erfolgsrezept – und beide Teile kann Trello ein gutes Stück voranbringen. Die einzelnen Phasen in Listen umgesetzt und schon kann der Workflow starten. Einzelne Aufgaben und Aktivitäten (Karten) werden einfach per Drag and Drop von einer Liste in die andere verschoben, um den Workflow abzubilden.

Mit Karten arbeiten

Trello: KartenEine Karte besteht zuerst nur aus einem Titel. Dieser stellt die Karte in der Gesamtansicht dar. Ein Projektschritt entspricht diesem Titel. Die Details dazu befinden sich auf der „Rückseite“, die nach einem Klick auf „Beschreibung bearbeiten“ erfasst werden können. Auch das eigentliche Leben der Anwendung findet hier statt. Jede Karte kann von den „Projektbeteiligten“ kommentiert und mit Anmerkungen versehen werden. Auch Diskussionen zum Projektschritt finden hier statt. Eine Karte kann aber auch ein Bild sein (JPG-Dateien werden als Kartenansicht dargestellt) oder Anhänge (PDF, Word, etc.) enthalten und so recht umfangreich ausfallen. Wer es braucht: Auch Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive werden unterstützt.

Diskussion und Arbeitsorganisation

Trello: Benachrichtigung per MailIn den Kommentaren zu einer Karte kann auch die Zuteilung organisiert werden. Einträge, können direkt an bestimmte Mitarbeiter gerichtet werden, indem diese mittels „@name“ angesprochen werden. Dies erzeugt auch eine Benachrichtigung, sodass auch Projektbeteiligte ohne ständiges Mitlesen auf dem Laufenden bleiben. Wer keine Benachrichtigungen erhalten will, kann dies selbstverständlich deaktivieren. Die Form der Diskussion kann umständliche E-Mails mit unendlichen CC-Ketten ersetzen und verhilft sogar „Späteinsteigern“ in einem Projekt zu jedem Zeitpunkt die vollständige Übersicht zu behalten. Aber auch die E-Mail kann genutzt werden: Jede Trello-Karte hat eine eigene Mailadresse. Damit können sogar Diskussionsbeiträge zu einem Projektpunkt über den gewohnten Mail-Client abgesetzt werden. Eine E-Mail an ein Board kann sogar neue Aufgaben (Karten) erzeugen.

Trello: Bilder als Karten

Bilder als Kartendarstellung

Labels und Farben

Werden Trello-Projekte komplexer, so lohnt sich der Einsatz von Labels. Diese helfen nicht nur optisch durch den Einsatz von Farben die Übersicht zu behalten, sondern können auch durch die Benennung in der Suche eingesetzt werden. Labels sind listenübergreifend und können für eine Vielzahl von Szenarien eingesetzt werden: Abteilungen, Themenschwerpunkte, Zuständigkeiten, etc. – der Projektfantasie sind auch hier keine Grenzen gesetzt.

Checklisten und Stichtage

Trello: Fälligkeit und StichtagWas wäre ein Projekt ohne Checkliste? Mit wenigen Klicks wird so eine Aufgabe (Karte) in Unterschritte unterteilt. Damit können auch komplexere Tätigkeiten granular unterteilt werden. Die Möglichkeit, jeder Karte einen Stichtag zuweisen zu können, rundet die Organisation ab. Eine Datumsansicht garantiert die Projektübersicht und mögliche Meilensteine. Auch eine Einbindung aller Datumskarten in Outlook lässt sich als ICS-Kalender umsetzen. Der freigegebene Kalenderfeed kann in Outlook als „Internetkalender“ (lesend) eingebunden werden.

Trello: Aktivierung des Kalenders

Trello: Aktivierung des Kalenders

Immer auf dem Laufenden bleiben

Jedes Board-Mitglied kann sich über den Verlauf einzelner Karten informieren lassen. Die Funktion „Abonnieren“ versendet Benachrichtigen, sobald sich auf einer Karte etwas Neues tut. Dies spart Aufwand vor allem in größeren Projekten, wo einzelne Mitglieder nur mit bestimmten Aufgaben betreut sind. Verständigungen können aber auch auf Board-Ebene oder Listen (Projektabschnitte) eingestellt werden.

Zusammenarbeit und Workflows

Eine große Stärke von Trello liegt in der Flexibilität der Zusammenarbeit. Jedem Board können beliebig viele Mitglieder zugeordnet werden. Dies erfolgt – so der Mitarbeiter nicht schon in der eigenen Trello-Organisation vorhanden ist, durch eine einfache Einladung per Mail. Dabei spielt es keine Rolle, ob der zusätzliche Teilnehmer im eigenen Unternehmen sitzt oder eine externe Adresse besitzt.
Mitglieder können aber auch zu einzelnen Karten eingeladen werden und erhalten dementsprechend eine Benachrichtigung, sobald sich auf „deren“ Karte etwas ändert. Die Einbindung externer Projektbeteiligter könnte nicht einfacher sein.

Der Dokument-Workflow

Trello: Dateianhang

Dateianhang

Immer auf dem aktuellen Stand zu sein, ist vor allem bei vielen Einzelaktivitäten schwierig. Nehmen Sie die tägliche Abarbeitung von Anfragen, deren Beantwortung und die Wiedervorlage, ob das unterzeichnete Dokument bereits eingegangen ist. Viele Arbeitsschritte, die einen Workflow als Basis haben. Mit wenigen einfachen Trello-Listen fällt nichts unter den Tisch und jeder Team-Mitarbeiter hat stets den aktuellen Stand als Übersicht (auch wenn ausgerechnet heute Herr Müller krank zuhause bleibt). Alle Anfragen werden in der ersten Liste gesammelt, werden nach der Beantwortung und der Übersendung der Anmeldeunterlagen in die zweite Liste verschoben. Hinzukommt ein Wiedervorlagedatum. Ist das unterzeichnete Dokument eingegangen und die Anmeldung damit abgeschlossen, so wandert die „Karte“ wiederum um eine Liste weiter. Diese könnte nun an die Buchhaltung zur Rechnungslegung weitergegeben werden. Jederzeit alles im Blick, jederzeit ein aktueller Stand und auch mit unterschiedlichen Team-Mitgliedern flexibel zu bearbeiten. Elegant!

Jederzeit, an jedem Ort

Die Arbeit am Büro-Arbeitsplatz wird immer mehr zur Ausnahme. Vor allem bei der Zusammenarbeit im Team sind nicht selten einige davon unterwegs oder als externe Mitarbeiter eingebunden. Bleiben wir beim oben genannten Beispiel der Veranstaltung und dessen Einladungen, die im Workflow abgearbeitet wurden. Am Tag der Veranstaltung spielt sich (fast) alles remote ab. Die wichtigen Organisatoren sind vor Ort. Und auch hier haben diese den gesamten Plan und alle Dokumente jederzeit griffbereit. Nur eine Anwendung, die diese Flexibilität – ohne hohe Zusatzkosten – bietet, wird in der Praxis Bestand haben.

Am selben Stand

Der wohl wichtigste Faktor beim Thema Teamarbeit ist die synchrone Information aller involvierten Teilnehmer. Wenn nicht alle Mitarbeiter zu jeder Zeit aktuell informiert sind, ja vielleicht noch über die letzten Informationen gar nicht verfügen, sind Irrwege vorprogrammiert. Nicht unbedingt jeder Projektbeteiligte muss über alles Bescheid wissen. Er muss aber in seinem Bereich alle wichtigen Informationen (aktuell!) zur Verfügung haben. „Ich war gestern nicht dabei“ gilt ebenso wenig wie „Herr Maier ist gerade nicht erreichbar“. Nur Projektinformationen, die jederzeit für alle involvierten Mitarbeiter – aktuell – verfügbar sind, sind relevant. Wenn das Team der Projektablage nicht zu jedem Zeitpunkt vertrauen kann, wird es dieses Instrument nicht nutzen und es damit zur unnötigen Betriebsausgabe degradieren.

Fragen, Wissen und Ablage

Nicht alle Teile eines Projekts sind einem Workflow unterzuordnen. Ein wichtiger Bestandteil jeglicher Aktivitätskette ist das Sammeln von Quellen, Wissensdokumenten und anderen Ablagen, die das Arbeiten an einem Projekt erleichtert. Auch dafür eignen sich Trello-Listen. Warum allen Mitgliedern eines Teams oder zukünftigen Teilnehmern dieselben Fragen immer wieder beantworten? Warum soll jeder Projektbeteiligter seine eigene Know-how-Ablage führen? Die Sammlung dieser Informationen in einer gemeinsamen Liste mit unterschiedlichen Karten wird nach einiger Zeit zu einer wertvollen Quelle an Wissen – für alle. Wie wäre es mit einer Liste „Ideensammlung“?

Voneinander lernen

Eine einfache Liste, die allmählich viel Potential in ein Projekt bringen kann, könnte eine Ideensammlung sein. Fernab vom geordneten Projektablauf können hier – von allen – unbeschwerte Vorschläge eingebracht und über die Kommentarfunktion im Team diskutiert werden. Auch wer sich später einschaltet, kann den Verlauf nachlesen und das gesamte Team profitiert davon – nicht nur ein Teil. Produktivität bedarf des Lernens voneinander.

Spontane Teams bilden

Trello: OrgansationDie Arbeit in Projektteams hat sich grundlegend gewandelt. War vor einiger Zeit der Projektcharakter nur riesigen Vorhaben vorbehalten und nur mithilfe schwerer Softwarepakete wie MS Project zu stemmen, so ist dieses Modell heute überholt. Keine Frage: Projekte dieser Art bedürfen auch heute noch einer komplexen Software. Sieht man allerdings auch kleinere Ziele als Projekt, so gilt es, eine schlankere, intuitivere und vor allem flexiblere Software zum Einsatz zu bringen.

„Alles ist ein Projekt!“

Noch immer ist die Nutzung von E-Mails, Dateianhängen und riesigen Verteilern im Mailprogramm die meist praktizierte Art der Projektabwicklung in Unternehmen. Der Projektcharakter von Aufgaben muss aber neu definiert und umgesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Produktion des nächsten Flyers oder die Einführung einer neuen Software in der Firma handelt. Die Organisation des nächsten Abteilungsmeetings bedarf derselben Vorbereitung wie die Planung eines Umzugs. Das nächste Kundengespräch sollte ebenso projektorientiert vorbereitet werden wie die Neugestaltung der eigenen Website.

Viele unterschiedliche Teams

Ist das neue Projektverständnis einmal vollzogen, dann wird schnell klar, dass keines dieselben Teammitglieder umfasst. Vor allem die nahtlose Integration externer Mitarbeiter, Partner oder Kunden ist Pflicht, um eine vollständige Übersicht im Team zu ermöglichen. Nur wenn dies auf einfache Weise praktiziert werden kann, wird die eingesetzte Software auch die Akzeptanz aller Anwender finden, was eine Bedingung für ein erfolgreiches Projekt darstellt.

Mobile Nutzung

Trello gibt es auch als App für das Smartphone – für iOS und Android. Die Nutzung auf dem Telefon ist sicherlich wichtig. Wer sitzt schon ständig am PC? In der Praxis wird sich die mobile Nutzung auf wenige, aber vielleicht wichtige Arbeiten beschränken:

  • Verständigungen zu abonnierten Aufgaben (Karten)
  • Antworten auf Diskussionsbeiträge oder Kommentare
  • Erstellung von neuen Aufgaben oder „Ideen“ (Ideen kommen immer zu ungeplanten Zeiten)
  • Gewissheit, jederzeit informiert zu sein (GTD: „Der freie Kopf“)
Trello: iPhone-Inhalte senden

Senden vom iPhone

Ohne die mobile App werden Projektmitarbeiter, die viel unterwegs sind, wohl nicht glücklich werden. Auch ein schneller Foto-Upload ist damit möglich. Oder schnell mal einen wertvollen Blog-Artikel entdeckt? Auf dem iPhone kann die Seite schnell über die Teilen-Funktion an ein Trello-Board (Wissenssammlung) gesendet werden.

Keine Sprachbarrieren

Trello gibt es zum aktuellen Zeitpunkt in mehreren Sprachen. Da die Konfiguration der Anwendung (Boards, Listen, Karten) aber ohnehin sprachunabhängig ist, dürfte dies nur eine untergeordnete Rolle spielen. Übersetzungen existieren in Englisch, Deutsch, Spanisch und Portugiesisch.

Die Kosten

Wie bei vielen Cloud-Anwendungen gibt es Trello in der Basis-Version kostenlos. Einen Account anlegen und gut ist es. Wer mehr Features haben will, für den bietet der Hersteller eine „Gold“-Variante, die aber nur wenig bietet. Interessanter ist die Business-Version, die aktuell mit monatlich 3,75 Dollar pro User zu Buche schlägt. Diese bietet unter anderem Nur-Lese-Accounts, die vor allem bei der Einbindung externer Mitarbeiter, die ausschließlich über einen Projektfortlauf informiert bleiben müssen (Veranstaltungsteilnehmer?) von Nutzen sein kann. Mehr dazu hier.

Fazit

Fazit: Trello kann man sowohl für private Zwecke (persönliche „Projekte“ wie Veranstaltungen, Urlaubsplanung) wie auch geschäftliche Arbeiten (Projekte, Prozesse, etc.) nutzen. Die Frage, ob Slack oder Trello das richtige Tool ist, geht in die falsche Richtung. Beide Cloud-Anwendungen haben ihre Berechtigung und können bestens kombiniert werden – ganz nach Bedarf. Wer aber die „neuen“ Möglichkeiten einer sehr flexiblen Projektsteuerung testen will, dem kann Trello nur ans Herz gelegt werden.

 


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3 Antworten

  1. Erstaunlich, wie schnell wir Trello wieder in die Tonne gehauen haben. Warum? Weil das Hinzufügen von Mitgliedern schon ein derart unlogischer und nerviger Akt ist, den man sich getrost sparen kann. So viel Zeit zu verschwenden (wegen Mail-Adressen, Namensänderungen, etlichen Suchaktionen wer nun wer ist) steht in keinem Verhältnis.

    Fazit: unbrauchbar und unlogisch von Beginn an – Egal wie gut man sich damit organisieren kann.

  2. netztaucher sagt:

    Erstaunlich wie lange ich Trello ignoriert habe. Genauso erstaunlich ist es allerdings wie schnell die Einarbeitung gelingt.

    Mal sehen ob sich das Tool bewährt!

  1. 19. Oktober 2017

    […] Trello kann seine Stärken am besten in einem agilen Projektumfeld mit kleineren Teams (max 5 Mitglieder) ausspielen – unabhängig von der geplanten Projektdauer. Trellos Funktionsweise hilft, nach dem Kanban Prinzip, die Aufgaben in Bearbeitung auf ein Minimum zu reduzieren und somit mehr auch tatsächlich abzuschließen statt nur anzufangen. Die Entwicklung einer neuen Software, die Konzeption und Durchführung einer Werbekampagne oder die Erstellung eines Webauftritts sind Beispiele für einen möglichen Projekteinsatz des Tools. Weniger geeignet ist das Tool, wenn es darum geht, (komplexe) Aufgaben und Projekte vieler größerer Teams zu koordinieren. Trello stößt dann auch an seine Grenzen, z.B. wenn ein komplexes Projekt ein detailliertes Ressourcenmanagement erfordert.Als kostenlose Online-Tool (Basisversion) ist Trello plattformunabhängig. Es lässt sich in allen gängigen Browsern wie z.B. Chrome, Firefox und Safari nutzen, daher spielt es keine Rolle, ob Sie Microsoft Windows, Apple Mac OSX oder Linux bevorzugen. Auch für das Smartphone oder Tablet gibt es eine App, was es leicht macht, Aufgaben auch unterwegs anzulegen. Allerdings empfiehlt es sich, dieses Tool auf einem Laptop oder Computer-Bildschirm zu benutzen.Die Business Version für € 7,50 pro Monat bietet zusätzlichen Features v.a. für die Teamarbeit.Mein Artikel zu Trello oder mehr Infos wie man mit Trello besser zusammenarbeitet. […]

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