Besser organisiert mit „Getting Things Done“!

PC, Tablet, Smartphone und vielleicht sogar noch den guten alten Notizblock – alles zur Hand. Doch was nutzt die gesamte Technologie, wenn es um Selbstorganisation geht? Ohne eine gute Methode nutzen Bits und Bytes nichts. Wie also den zunehmenden Druck im Alltag in den Griff bekommen? Egal ob privat oder beruflich: Wer beides effektiv unter einen Hut bringen will, sollte sich mal mit GTD® beschäftigen. Ein erster Blick auf die Methode.

Produktivität oder Technik?Wie organisieren Sie Ihre vielen Aufgaben, Termine und sonstige Merkhilfen? Vom großen Projekt bis zu den vielen, aber in bestimmten Situationen nicht unwichtigeren Kleinigkeiten – es gilt immer die Devise: Alles merken, nichts vergessen und jedes Details zur rechten Zeit zur Hand zu haben. Unmöglich? Vielleicht. Aber einen Riesenschritt in die richtige Richtung bringt das von David Allen entwickelte System zur Selbstorganisation. Veraltet? Wie gesagt, es geht nicht um Technologie, sondern um eine Methode. Und diese kennt kein alt oder jung, sondern nur die Aussage „Funktioniert!“ – oder nicht.

Getting Things Done

Allens Name für seinen Weg zu mehr Produktivität ist ebenso einfach wie seine Methode. Nur die Umsetzung im eigenen Kopf bedarf der intensiven (und damit zeitfordernden) Auseinandersetzung. GTD lernt man nicht, GTD muss man leben (lernen). Und den ersten Schritt soll dieser Beitrag zeigen.

Nicht Zeit ist das Problem

GTD ist keine neue Variante vielbekannter Zeitmanagement-Systeme – und damit viel mehr. Letztlich geht es darum, alle Dinge geregelt zu bekommen. Dabei ist es unwichtig, ob private oder berufliche Anforderungen den eigenen Stresslevel ungebührend beeinflussen. Jeder kennt die Alltagssituationen: Zu viele „Dinge“ prasseln auf einen ein. Zu jeder möglichen und unbedachten Situation. Ein schneller Anruf, das Gespräch im Aufzug, eine Nebenbemerkung im Meeting, der Zuruf im Flur – manchmal sind wichtige Dinge dabei. Wichtig für Sie! Aufschreiben? Jetzt? „Das merk‘ ich mir!“ geht es einem durch den Kopf. Aber dann folgt schon die nächste Kleinigkeit: „Was soll ich für Birgit noch schnell besorgen?“. All to much – für unser Gedächtnis.

Von Listen und Aufgaben

Jeder von uns hat es schon versucht. Listen sollen helfen, diesen unkontrollierbaren Wulst an Informationen und Aufgaben in den Griff zu bekommen. Anfangs war da noch der Notizblock, wie Inspektor Columbo seinen pflegte. Dann musste der erste PDA her, damit sollte alles effizienter werden (wer erinnert sich noch an Palm?). Aktuell sind es Smartphone und Tablet, die der Fehlbarkeit des eigenen Gehirns unterstützend zur Seite stehen sollen. Besser? Nein, ein wenig, der Vergessensdruck ist derselbe geblieben. Oder was haben die vielen gelben Notizstreifen auf Ihrem Monitor verloren?

Freiheit für den Kopf

David Allens Methode geht einen anderen Weg. Es liegt ja nicht an den eingesetzten Hilfsmitteln. Es geht darum die eigene Methode (etwas) den steigenden Anforderungen anzupassen. Es gilt, ein System zur Selbstorganisation zu finden, welches den Kopf von all diesem Datenmüll befreit. Und Datenmüll bedeutet nicht, dass diese Informationen unwichtig wären. Nur das eigene Gehirn schafft es nicht, diese Art der Information so einzuordnen, dass diese auch zum richtigen Zeitpunkt mit der adäquaten Priorität wieder auftaucht. Stattdessen ruft der menschliche Aufgabenplaner manchmal Dinge an die Oberfläche, die zum aktuellen Zeitpunkt so gar nicht brauchbar sind (Probleme beim Einschlafen :-).

Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity
  • Allen, David (Autor)
  • 288 Seiten - 01.12.2002 (Veröffentlichungsdatum) - Penguin Uk (Herausgeber)

Letzte Aktualisierung am 28.10.2020 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API


Auch wenn wir gerade an ganz anderen Dingen arbeiten, bringt unser „RAM“ Dinge in den Vordergrund. Der Grund dafür liegt – laut Allen – daran, dass derartiger „Stuff“ in keinem vertrauenswürdigen Ablagesystem seinen Platz gefunden hat. Und die Angst vorm Vergessen erzeugt immer wieder einen „Reminder“. Dieses Problem bezeichnet die GTD-Theorie als „offene Enden“. Dinge, die wir „nicht vergessen dürfen“. Und genau in dieser Art reagiert das menschliche Gehirn: Auch die kleinste Kleinigkeit wird – so als einigermaßen wichtig eingestuft – immer wieder in den Vordergrund geholt. Meist zum unpassenden Zeitpunkt.

Der Auftrag zum Vergessen

Dinge müssen zu einem Abschluss gebracht werden. Nur dann gibt das interne Alarmsystem Ruhe. Und all die offenen Punkte? Jene „offenen Enden“ werden mit einem konkreten Ziel versehen, wenn möglich noch mit einer erforderlichen Aktion vervollständigt und in einem „vetrauten System“ abgelegt. Jederzeit – zum richtigen Zeitpunkt – wieder abrufbar. Klingt kompliziert? Nein, bereits jede Einkaufsliste (diese mit Magnet am Kühlschrank) erfüllt all diese Kriterien! Niederschreiben, vergessen und – zum richtigen Zeitpunkt – wieder hervorholen. GTD beim nächsten Besuch im Supermarkt ist damit bereits umgesetzt. Jetzt gilt es nur noch, diese Methode auf immer mehr Bereiche auszuweiten.

Notieren, Sammeln und wieder Notieren

Ja, richtig gelesen. Alles notieren. Ihr Einkauf im Supermarkt ist auch nur dann vollständig, wenn die Einkaufsliste niedergeschrieben wurde. Alles andere kann funktionieren, meist nicht, zumindest nicht vollständig. Der erste Gedanke ist natürlich sofort: noch mehr Notizen? Noch mehr Arbeit? Noch komplizierter? Ja und Nein. In der Anfangsphase bedeutet das persönliche GTD-System naturgemäß einen Mehraufwand. Die Umstellung ist aber vor allem eine Herausforderung des längst praktizierten „eigenen“ Organisationssystems – manchmal auch Gewohnheit genannt.
Mehr Arbeit? Nein. Der Mehraufwand an Notizen und Ablagen wird vielfach wettgemacht. Eine bessere Organisation bringt ein konzentrierteres Arbeiten, weniger Stress, mehr Zeit und – das Wichtigste – mehr Gelassenheit. Das neue „vertraute System“ bringt die Entlastung im Kopf. Und damit eine Fokussierung auf wichtige Themen zum richtigen Zeitpunkt.

Welche Änderung bringt GTD?

Warum „Getting Things Done“ praktizieren? Was ist der Unterschied zu anderen – vielleicht schon vielfach probierten – Techniken? Die grundlegendsten Unterschiede von GTD:

  • Keine Prioritäten! Klingt komisch, bringt aber viel. Letztlich muss alles erledigt werden. Oder ist das Geburtstagsgeschenk für Ihre Tochter weniger wichtig als das nächste Meeting? Erledigen Sie Dinge zum richtigen Zeitpunkt! Besser sollte es lauten: Planen Sie die Aufgaben in Kontexten. Kontext? Im Büro, zuhause, Anrufe, Projekt XY – finden Sie die für Ihre Tätigkeiten (beruflich wie privat) passenden Umgebungen. Im Kontext „Büro“ werden nur diese Aufgaben erledigt. Zeit zum Telefonieren (z.B. im Auto)? Jetzt ist die richtige Zeit, diese Liste abzuarbeiten – egal ob Oma oder Projektleiter. Dasselbe Prinzip gilt für Ihre Notizen (Reminders). Ordnen Sie diesen den passenden Kontext zu.
  • Einfach. Das GTD-System benötigt kein komplexes System. Auch das Medium können Sie beliebig wählen. Der einfache Notizblock tut es genauso wie Ihr PDA. Die Frage ist vielmehr, mit welchem Mittel Sie Ihr „vertrautes System“ umsetzen können. Notieren und vergessen funktioniert nur mit System – egal ob Notizblock oder neueste „App“.

Erfassen, und zwar lückenlos

Der wichtigste Punkt im GTD-System:
Alles was nur irgendwie (für Ihre Ziele) Relevanz hat, muss erfasst werden – und zwar lückenlos. Alle Dinge, die den eigenen Kopf immer wieder zum „Rückruf“ bewegen, sind in einem Ablagesystem zu deponieren. Egal ob privat oder beruflich, egal ob Kleinigkeit („Tom anrufen wegen Projektstatus“) oder Meilenstein („Präsentation Kunde XY“).
Alles? Nicht ganz. Jede Aufgabe, die binnen 2 Minuten erledigt werden kann, ist sofort zu erledigen. Ein Ablegen würde mehr Aufwand erfordern. Also gleich und jetzt – und vergessen.
Löschen Sie! Jeder Input ohne Relevanz wird umgehend in den Papierkorb entsorgt. Digital und gedanklich. Ohne Relevanz für ein Projekt – weg damit!
Projekt? Nach David Allen ist jede Aufgabe, die aus mehr als zwei Schritten besteht, ein persönliches Projekt. Klingt eigenartig, stimmt aber. Selbst das Geburtstagsgeschenk für die Holde ist ein Projekt. Sie haben es bis dato (vielleicht) noch nicht so gesehen – aber (hoffentlich) so praktiziert. Von der Überlegung „Was macht ihr Freude?“, über die Abwicklung (wie und wo besorgen), bis hin zum erfolgreichen Abschluss (ein Blick sagt mehr als tausend Worte) – es ist ein Projekt.
Kategorisierung: Jeder Eingang an Information will zugeordnet sein. Ist es nichtig? Ab in den Mülleimer! Kann ich es in kürzester Zeit erledigen? Die Zwei-Minuten-Regel: Sofort und jetzt reagieren. Gibt es Handlungsbedarf? Was ist der nächste Schritt? Ablegen und Zuordnen: einem Kontext, einem Projekt, einem Schlagwort. Ist eine Delegierung sinnvoll? Mitteilen und Ablegen (zur Wiedervorlage). Ist ein fester Termin notwendig? Ab in den (digitalen) Kalender.

Projekte und Planung

Wie bereits angemerkt: der „Projektcharakter“ muss neu definiert werden. Jegliche Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt erfordert, ist als Projekt anzusehen. Kleben Sie dabei nicht an Begriffen! Die nächste Geburtstagfeier vom Sohnemann? Das ist ein Projekt – Ihr ganz privates. Wen einladen, welches Geschenk, welche Freunde, wann wen nachhause bringen – allein das Geschenk bedarf schon einer Vorbereitung. Und, und…
Definieren Sie konkrete Ziele, Erwartungen und Handlungen. Der GTD-Unterschied? „Ich möchte eine saubere Wohnung“ ist keine Handlung. „Heute das Bad putzen“ ist Ihr erster Schritt. „Gesünder leben“ mag ein netter Silvestervorsatz sein – „Morgen Tennisspielen“ sollte der Eintrag lauten.
Definieren Sie Ziele. Aber übergehen Sie auf keinen Fall den / die entscheidende(n) nächsten Schritte. Ohne „Next-Actions“ wird jedes Projekt zum Rohrkrepierer.

Die fünf GTD-Phasen

Das Prinzip von „Getting Things Done“ baut auf folgende Arbeitsschritte auf: Erfassen und Materialsammlung, Durcharbeiten, Organisieren, wiederholte Durchsicht und Kontrolle und – Erledigen. Der gesamte „Input“ (alles: Brainstorming, Projektnotizen, Gesprächsaufzeichnungen, Mails, Dateiablagen, etc.) wird abgelegt, in einem zweiten Schritt eingeordnet („Was ist das?“), in der dritten Phase organisiert, regelmäßig überprüft und letztlich abgearbeitet.

Verwirrt?

Es gibt Stimmen, die behaupten, dass man GTD erst verstanden haben muss, um es verstehen zu können. Stimmt – Getting Things Done braucht seine Zeit. Nicht weil es so kompliziert wäre, sondern weil gewohnte Denk- und Arbeitsstrukturen den Blick auf diese Methode der Arbeitsbewältigung erschweren. Letztlich ist die Arbeit mithilfe von GTD aber genauso einfach wie die Erfassung und Abarbeitung Ihrer Einkaufsliste.
In unserem nächsten Beitrag werden wir die 5 Phasen genauer erläutern und das System in der Praxis vorstellen. Und spätestens dann sollten Sie es verstanden haben, um es verstehen zu können.
Ein Tipp vorab: Das Buch von David Allen ist sehr lesenswert. Sie sollten es aber im Original lesen (nicht sonderlich schwer), denn die deutsche Übersetzung ist meist etwas holprig. Bleiben Sie gespannt und nehmen Sie sich etwas Zeit. Eine neue Arbeitsmethode lernt man nicht im Vorübergehen.


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9 Antworten

  1. Maika Gruber sagt:

    Toller Text! Habe ich mit grossem Interesse gelesen. Danke….

  2. Günter sagt:

    Schön, bin gespannt wie es weiter geht.

  1. 12. Mai 2012

    […] und Verantwortungen besser in den Griff zu bekommen, haben wir uns vor einiger Zeit in einem Blogbeitrag näher angesehen. Das Verständnis von “Getting Things Done” ist vor allem in der […]

  2. 11. September 2012

    […] diesem Beitrag soll die zweite der fünf Phasen des Systems von »Getting Things Done« näher betrachtet werden. Bis zur Entlastung des eigenen Gedächtnisses ist noch etwas Arbeit […]

  3. 24. Oktober 2012

    […] der Herangehensweise bei Getting Things Done, gilt auch beim Mindmapping: Jede Idee, egal zu welcher Zeit, wird erst mal festgehalten. Nichts […]

  4. 8. Januar 2013

    […] unserer kleinen Serie zu »Getting Things Done«, der Selbstmanagement-Methode von David Allen, wurden die Phasen 1 (Sammeln) und 2 (Abarbeiten) […]

  5. 2. Februar 2013

    […] “Getting Things Done” – der von David Allen geliehene Slogan – steht im Zentrum des neuen Blackberry. Damit bleibt RIM seiner Ausrichtung auf den arbeitsfokussierten Anwender treu. Arbeit muss aber nicht “Business” sein. GTD-Anwender wissen: es gibt keinen Unterschied. Auch private Dinge wollen erledigt werden. […]

  6. 18. Mai 2015

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  7. 15. März 2017

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