GTD Phase 1: Sammeln und Notieren bis der Arzt kommt
David Allens Methode, die vielfältigen Aufgaben und Verantwortungen besser in den Griff zu bekommen, haben wir uns vor einiger Zeit in einem Blogbeitrag näher angesehen. Das Verständnis von „Getting Things Done“ ist vor allem in der Anfangsphase nicht immer einfach. Ein tieferer Blick in die fünf Phasen soll mehr Klarheit bringen. Die erste davon nennt sich trügerisch einfach „Erfassen“.
GTD: Ja, ALLES notieren!
Der tägliche Kampf im Umgang mit Informationen, Aufgaben und Zuständigkeiten ist mit zunehmender Digitalisierung alles andere als einfacher geworden. Zu viele Inputs prasseln zu schnell und völlig unkoordiniert auf unseren geistigen Schreibtisch ein. Diese „neue Realität“ wird zur immer wiederkehrenden Herausforderung, dem „Day-to-Day Fire-Fighting“.
Warum Sammeln?
Jeder von uns kennt die Situation: Eine Vielzahl von ToDo-Listen, einen gut gefüllten Kalender, diverse (Projekt-)Pläne und dann noch die gefühlten tausend Kleinigkeiten – Anrufe, Briefe, E-Mails, Meetings, Erledigungen, Verpflichtungen, usw. Wie bereits im Grundsatzbeitrag zu GTD beschrieben, unterscheidet die Methode nicht zwischen beruflich und privat. Auch unser Gehirn tut es nicht. Der Alltag erfordert es, beides (bestmöglich) zu bewältigen.
Das Problem: das Unterbewusstsein diktiert unsere Aufmerksamkeit – egal ob beruflich oder privat, groß oder klein. In der Terminologie von David Allen: alle „losen Enden“. Alles, was sich aktuell anders als gewünscht präsentiert, will unser Gedächtnis nicht verlassen. Und kommt so immer wieder, unaufgefordert und unkoordiniert, ins Bewusstsein zurück.
Die Lösung: das vertrauenswürdige Ablagesystem. Klingt erst mal eigenartig. Folgt man allerdings dem Ansatz von GTD – „if it’s in your mind, your mind isn’t clear“ – wird schnell klar: Alles muss raus aus dem Kopf und an einem Ort deponiert werden, dem unser Bewußtsein absolut vertraut. Ist letzteres nicht der Fall, wird es von unseren Gehirnzellen nicht freigegeben. Alles Unfertige will zu einem Abschluss gebracht werden.
Die Diktatur der offenen Enden
Sicherlich führen Sie bereits jetzt die eine oder andere Aufgabenliste. Die meisten sogar mehrere. Gelbe Notizblättchen und diverse Notizbücher sind meist parallel im Einsatz. Und den Rest merkt man sich schon, oder? Die Sammelmethode von GTD hat aber einen grundlegend anderen Ansatz: Alles muss gesammelt, erfasst und abgelegt werden – an einem Ort. Alles, wofür mein Handeln (jetzt oder zukünftig) erforderlich ist. Alles, wofür ich Verantwortung trage. Unabhängig von Funktion oder Größe.
Auf dem Weg zum Messie?
Bereits an diesem Punkt ist bei vielen die erste Kritik am GTD-System angesagt. Alles sammeln? Jede Kleinigkeit notieren? Dann bleibt doch keine Zeit mehr zum Erledigen, oder? Stimmt nicht. Bereits heute leeren Sie Ihren Briefkasten und legen wichtige Schreiben ab. Täglich notieren Sie Aufgaben, Erinnerungshilfen und Protokolle. Auf dem Weg zum perfekten System fehlen nur zwei Dinge: 1. die Schaffung eines Ablagesystems und 2. die konsequente (bewusste) Umsetzung des Sammelns als erster von fünf Projektschritten.
Was Ablegen?
Wie Ihr zukünftiges Ablagesystem aussehen sollte, ist weitgehend frei. „Getting Things Done“ ist keine starre Anleitung. Auch wird sich ein „vertrautes System“ erst mit der Praxis entwickeln und verbessern. Viel wichtiger in der ersten Phase ist die Vollständigkeit der Ablage und damit das Verständnis des Erfassens als Prozess im Alltag.
In einem ersten Schritt gilt es, diese Vielzahl der Eingangskörbe des Alltags zu zentralisieren. Dabei sollte die Problematik digital/analog erst mal hintangestellt werden. Der Weg, zuerst die Werkzeuge zu suchen, geht in die falsche Richtung. Erst muss das ganz individuelle System aufgestellt sein. Egal ob Sie sich letztlich für ein altbewährtes Ordner-System oder das ultimative digitale Managementsystem entscheiden, wenn die Methode nicht klar ist, scheitert Ihr persönliches System schon in der Anfangsphase. Nebenbei: Wie viele von uns sind heute bei der X-ten digitalen Lösung, ohne dass je eine davon die Probleme gelöst hätte.
Minimierung der Körbe
Ein erstes Ziel besteht also in der Reduktion der bestehenden Eingangskörbe. Und davon gibt es in der Praxis einige: E-Mails landen in der elektronischen Inbox, Briefe im Postfach, handschriftliche Notizen im Collegeblock, Aufgaben in unterschiedlichen digitalen und analogen Listen. Darüber hinaus existieren Ordner und Ablagen und diverse „individuelle“ Depots – von der Kühlschranktür bis zum gehypten digitalen Ordner (Dropbox und Co.). So wenige wie möglich, so viele wie nötig – das Optimum an Eingangskörben ist mit Sicherheit individuell, die bisherige Umgangsweise jedoch mit ebensolcher nicht effektiv.
Die Gedanken sind frei
Neben den für eine Ablage gewohnten Dokumenten (Rechnungen, Auftragsbestätigungen, etc.) geht es in der GTD-Zukunft aber auch (und vermehrt) um Ihre Notizen. Zur Erinnerung: „Out of your mind“ ist der allesentscheidende Punkt der neuen Ablagestrategie. Und dazu zählen auch und ganz entscheidend jene Vielzahl von Gedanken, Einfällen und Ideen. „Eigentlich sollte ich …“, „Ich muss morgen unbedingt …“, „Beim nächsten Treffen mit dem Chef werde ich …“ – all diese bruchstückhaften Gedankenblitze müssen ebenfalls in unsere Ablage, sprich notiert werden.
Jederzeit notierbereit!
Egal ob der beliebte Notizblock oder das Smartphone – Ihr persönliches Memo-System muss immer dabei sein. Wichtige Gedanken und Einfälle kommen nicht immer am dafür vorgesehenen Ort. Umso entscheidender ist es, diese sofort festhalten zu können. Es gibt kein „später“, der Kopf muss frei bleiben. Nicht selten sind wichtigste Ideengeber auf der Serviette im Kaffeehaus festgehalten worden. Ab heute gehört auch diese zu Ihrem persönlichen System. Dieselbe Methode gilt für unerwartete Anrufe oder den Small-Talk im Lift: Ist es unwichtig, vergiss es. Ansonsten muss notiert werden. Freunde der digitalen Systeme sind hier rasch bei den Sprachnotizen angelangt.
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Alles zu seiner Zeit
Ein wichtiger Punkt im Rahmen des gesamten GTD-Systems: Vermengen Sie zeitlich nicht die einzelnen Phasen! Das Notieren und Sammeln ist ein eigener Schritt. Strukturiert und organisiert wird später. Das Ablegen von Informationen, Aufgaben und Gedanken ist die Voraussetzung für den Gesamterfolg und muss (!) vollständig erfolgen. Die Schaffung und Pflege jenes „Trusted System“ (Allen) ist die Basis für alle weiteren Schritte. Entsprechend sollte diese Tätigkeit priorisiert werden. Die menschliche Gewohnheit ist hier der beste Helfer, um zu einem sauberen Ist-Status in Punkt Ablage zu gelangen.
Herausforderung Umstellung
Der schwierigste Faktor bei GTD ist sicherlich die Änderung „gewachsener“ Gewohnheiten. Erst eine Vertrautheit im Umgang mit dem Jederzeit-Notieren macht den GTD-Alltag möglich. Und diese stellt sich erst im Lauf der Zeit ein. Aber bereits nach kurzer Zeit helfen erste Erfolgserlebnisse, das System noch besser zu gestalten und individuell zu nutzen. Collecting ist ein aktiver, ständiger Prozess! Die Neugestaltung der eigenen Arbeitswelt will trainiert und perfektioniert werden. Bereits die Abschaffung verteilter, endloser ToDo-Listen, die sich vor allem immer durch Unvollständigkeit auszeichnen, wird den Kopf ein gutes Stück freier machen. Dann werden Sie es nicht nur verstehen, sondern auch spüren, dass „Getting Thimgs Done“ nicht mehr Arbeit macht, sondern Freiraum für mehr individuelle Produktivität.
Den Abschluss im Blick
Peter F. Drucker, US-Ökonom und Management-Lehrer, nannte es „Information – Focused on Results“. Und genau dieser lösungsorientierte Ansatz bedingt als Basis eine lückenlose Sammlung von allem, was dafür wichtig werden könnte. Die Kreativität des Sammelns ist gefragt.
Eine Antwort
[…] werden sie uns vom Gedächtnis zu unpassenden Zeiten und Orten „wiedervorgelegt“. In Phase 1 wurden diese in unserem „vertrauten System“ formlos abgelegt, um den Kopf davon frei zu […]