Online-Meetings und Präsentationen mit Teamviewer

Meetings, Konferenzen, Schulungen – ständig unterwegs zu sein, macht wenig Spaß. Vor allem, wenn dann auch noch das Wetter einem die Anreise erschwert. Der Einsatz einer entsprechenden Software macht so manchen Besuch vor Ort unnötig. Teamviewer, bekannt als leistungsfähige Applikation zur Fernwartung, enthält auch ein „Meeting-Modul“. Ein Praxistest.

Kostenlos, nicht umsonst

Die Software des Herstellers aus Göppingen ist für Privatanwender kostenlos. Wahrscheinlich erfreut sich auch deshalb das Programm einer massenhaften Verbreitung. Dabei steht aber die Qualitätsfrage nicht hinten an. Erst jüngst wurde die Version 8 mit umfangreichen Features für den Einsatz in professionellen Umgebungen veröffentlicht. Jedoch bleibt die Möglichkeit, Online-Meetings damit abzuwickeln meist wenig bemerkt.

Fernsteuerung und mehr

Eigentlich ist der Weg ja völlig logisch. Wer den Bildschirm eines Online-Gegenübers teilen kann und dazu noch eine Sprachübertragung hinzufügt, der ist beinahe schon in der Online-Meeting-Welt. Letztlich steht und fällt eine Online-Präsentation aber mit mehreren Faktoren:

  • Video: Zum Unterschied einer „einfachen“ Desktop-Übertragung, bei der nur der – meist statische – Bildschirm eines Teilnehmers auf zwei Teilnehmer übertragen wird, kommen bei Online-Websessions mehrere Faktoren hinzu. Zum ersten muss die Präsentation von PowerPoint-Folien für mehrere Teilnehmer in tadelloser Qualität empfangbar sein (Stichwort: Bandbreite).
    Des Weiteren ist es oftmals erwünscht, alle Teilnehmer auch live – mittels Webcam – von Angesicht zu Angesicht sehen zu können.
  • Audio: Warum nur eintönig in eine Richtung die Weisheit preisgeben? Eine Diskussion aller Meeting-Teilnehmer ist doch auch bei einer „normalen“ Präsentation (hoffentlich) Standard. Bei einem virtuellen Treffen muss dies die Software ebenfalls leisten.
    Wichtig an dieser Stelle: die Moderationsmöglichkeit des Meeting-Organisators. Die Steuerung, wessen Mikrofon zu welchem Zeitpunkt für alle zu hören ist, kann so manches Meeting steuern.
    Telefon war gestern. Warum online einem Meeting beiwohnen und dann noch zusätzlich über das Festnetz die „Einwahlnummer“ anrufen, den Teilnahme-Code eingeben, nur um den Stimmen zu lauschen. Wer heute die Präsentation nicht kombiniert mit VoIP (Voice over IP, Telefonieren über das Netz), der hat die Technik nicht verstanden.
  • Moderation: Online-Meetings sind vor allem dann enorm kostensparend, wenn vorbereitende Arbeiten und Gespräche ohne persönliches Zusammentreffen abgewickelt werden können. Selbst wenn das entscheidende Gespräch aller Teilnehmer vor Ort stattfindet, bietet die Online-Variante eine unschätzbare, weil einfache Möglichkeit der Vorbereitung und Abstimmung.
    Hier kommt ein entscheidender Punkt bei „Webcasts“ ins Spiel: die Diskussion am Schirm. Der Moderator präsentiert eine PowerPoint-Folie. Die Kreativität der Diskussion bedingt aber mehr. Jetzt muss ein virtueller Laserpointer her. Anmerkungen auf der Folie sind über das Netz zu senden. Ein Pfeil hier, eine Sprechblase da – alles muss für alle sichtbar online präsentiert werden.

Anytime, Anywhere

Dieselbe Flexibilität, die Online-Meetings bezüglich des Standorts ermöglichen, ist logischerweise auch die Varianten an möglichen Endgeräten zu übertragen. Warum die Web-Konferenz nicht am iPad verfolgen? Genau für diese Art der Anwendung sind die neuen Tablets (natürlich auch jene mit Android) bestens geeignet. So kann selbst die Couch im Eigenheim bestens zur Unternehmensproduktivität beitragen.
Und auch der aktuelle Bericht nach dem Kundengespräch kann mit minimalster Verzögerung aus dem Hotelzimmer an das eigene Team in verwertbarer Weise kommuniziert werden.

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Keep it simple

Es gibt mittlerweile einige ausgezeichnete Dienste, die Web-Konferenzen auf exzellente Weise ermöglichen. Als Beispiel sei an dieser Stelle der Service von Citrix (GotoMeeting) und Cisco (WebEx) genannt. Für professionelle Web-Veranstaltungen mit einer Masse an Teilnehmern führt auch kein Weg an jenen Anbietern vorbei.

Für kleinere „Veranstaltungen“, welche auch meist nicht regelmäßig stattfinden, bieten sich hier aber kostengünstigere Möglichkeiten. Googles „Hangout“ ist sicherlich eine erste Anlaufstelle für Video-Chats. Wir sprechen an dieser Stelle aber nicht nur über Gelaber mit Bild, sondern über moderierte Bildschirmpräsentationen.

Teamviewer Meeting

Online Präsentation mit Teamviewer MeetingDie Stärke von Teamviewer war schon immer das Preis-Leistungsverhältnis. Aber auch die Schlankheit der Software macht sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil der EDV-Kommunikation. Das „spontane Meeting“ ist eines der Features. Mit wenigen Mausklicks sind alle Teilnehmer zusammengeschaltet – Bild, Ton und Moderation.

Direkt aus der Software können Online-Konferenzen aber auch detailliert geplant werden. Die Einladung für andere Teilnehmer wird – so gewünscht – automatisch über Outlook versendet. Der entsprechende Kalendereintrag landet sowohl im eigenen Outlook wie auch beim Empfänger als Einladung – mit allen Details zur Meeting-Nummer und den Einwahl- und Aufrufmöglichkeiten.

Ich sehe was, was Du nicht siehst

Ein ganz entscheidender Punkt bei einer Online-Präsentation ist die Sichtbarkeit bestimmter Bildschirminhalte beim Empfänger / Teilnehmer. So ist es nicht nur peinlich, sondern auch unerwünscht, dass die aktuell eingehende Mail oder Instant-Nachricht via Websession über den Äther gesendet wird. Teamviewer-Meeting ermöglicht es dem Präsentierenden, die Video-Übertragung auf ein einzelnes Programmfenster zu beschränken.

Gleiches gilt bei der Eingabe von sensiblen Daten auf dem Präsentationsmonitor. Kennwörter oder andere private Daten werden einfach ausgeblendet, indem die Videoübertragung zuvor eingefroren und anschließend wieder aufgenommen wird. Der Zuseher erhält auf seinem Schirm für die wenigen Sekunden ein Standbild.

Die „Telko“

Für schlechte Internetverbindungen ist immer ein Plan B angesagt. Dies gilt bei Websessions umso mehr. Meist werden „Aussetzer“ bei der Videoübertragung noch hingenommen. Spätestens, wenn man den Präsentierenden aber nicht mehr versteht, ist Schluss mit lustig.

Genau aus diesem Grund ist für jede VoIP-Übertragung auch immer eine Standard-Telefonverbindung einzuplanen. Online-geprüfte Anwender kennen die Prozedur: Anrufen, Meeting-Raum-Nummer über die Telefontastatur eingeben – dann versteht man sich wieder. Genau für diese Fälle bietet Teamviewer alternativ zur VoIP-Konferenz eine bundesweite Einwahlnummer zu geringen Kosten. Mit einem Klick nach der Planung des Meetings abrufbar, hat Ihr persönliches Online-Spektakel auch seine individuelle Konferenz-Rufnummer.

Das Whiteboard

Während der Präsentation ermöglicht das integrierte Whiteboard dem Moderator, diverse optische „Aufheller“ zur besseren Verständlichkeit anzuwenden. Freihandzeichnungen, Rechtecke oder zusätzliche Beschriftungen auf einer Präsentationsfolie sind dabei ebenso möglich, wie Sprechblasen oder Markierungen. Und mit einem Klick ist auch alles wieder verschwunden. Ideal zur Online-Diskussion von offenen Punkten (Stichwort: Mindmapping).

Gesichter für alle

Natürlich ermöglicht Teamviewer-Meeting auch die Übertragung von Webcam-Videos aller Teilnehmer. Ob dies die Produktivität fördert sei mal dahingestellt. Abhängig vom Einsatzzweck kann aber auch das verbindend wirken.

Das PDF gleich hinterher

Mal ganz ehrlich: Wie nervend ist es bei so manchen Online-Präsentationen, wenn auf die – ständige – Frage „Gibt es die Präsentation auch als PDF zum Download?“, die stereotype Antwort kommt: „Sie erhalten in den nächsten Tagen eine Mail mit einem Link.“

Teamviewer: Online-Meetings auf iPad und Adroid-Tablets

Wir sind jetzt im Thema und wollen vielleicht schon morgen die Thematik diskutieren und voranbringen. Was nutzt da die besagte Nachricht mit fünf Tagen Verzögerung? Und warum?

Haben Sie Ihre Präsentation im PDF-Format aufbereitet (hoffentlich bereits vor dem Online-Meeting), so können Sie diese Datei noch während der Konferenz allen Teilnehmern in der „Dateibox“ zur Verfügung stellen. Damit kann jeder im Meeting diese per „Drag and Drop“ auf seinen privaten Desktop ziehen. Keine E-Mail, keine Verzögerung – sofort kann an der Thematik weitergearbeitet werden.

Warum nicht jetzt?

Wer einmal den Unterschied zwischen einer „normalen“ Telefon-Konferenz und einer Online-Diskussion auf Basis einer Video-Präsentation erfahren hat, wird diese Möglichkeit der schnellen und effektiven Kommunikationsmethode nie mehr missen mögen. Teamviewer bietet mit dem Meeting-Modul die einfachste Art des Einstiegs in die visuelle Diskussion. Detaillierte Informationen finden Sie im Handbuch des Herstellers.

Und Sie ersparen sich das nächste Mal lange Anfahrtswege, ein teures Quartier und widrige Wetterverhältnisse.

 


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