OfficeLens: Der Scanner in der Hosentasche

Microsoft ist ein neues Unternehmen. Nicht nur dass für mehrere Plattformen Anwendungen entwickelt werden – jetzt gibt es auch noch gute Apps für das iOS- und Android-Betriebssystem. Eine davon ist die Scan-App OfficeLens.

Mobiles Scannen

Keine Frage, kein Smartphone kann einen Scanner ersetzen. Schon gar keinen Dokumentenscanner. Aber wer hat diesen in einer mobilen Variante und dann auch noch immer mit dabei? In solchen Situationen ist das mobile Telefon im Vorteil und für einen guten „Shot“ in die Ablage gut zu gebrauchen.
Apps dieser Art gibt es eine Vielzahl in den Stores von Google und Apple. Warum also noch eine? Und dann ausgerechnet von Microsoft? Wer OfficeLens ausprobiert hat, kennt die Antwort: Die App macht ihre Sache gute und ist außerdem kostenlos.

Plattformübergreifend

Was beim ersten Blick verwundert, ist nicht so sehr die Funktionalität, sondern dass Microsoft es schafft, richtige gute Apps auch auf fremden Plattformen zu entwickeln. So gibt es OfficeLens nicht nur für das Windows Phone, sondern auch für iOS und Android. Für jeden also, wenn man die Blackberry-Jungs mal außen vor lässt.

Notizen digitalisieren

OfficeLens: Der Mobile ScannerDie digitale Ablage gehört heute zum Standard jeglicher produktiver Tätigkeit – unabhängig ob beruflich oder privat genutzt. Wir erhalten Dokumente per E-Mail, zum Download und per Freigabe diverser Cloud-Anbieter. Was noch fehlt ist die Integration der Papierablage. Hier leistet ein Dokumentenscanner Großes. Um auch unterwegs „mal schnell“ Informationen in die digitale Ablage zu bringen, bietet sich OfficeLens an. Egal ob es sich bei der abzulichtenden Vorlage um ein gewöhnliches A4-Dokument, einen Notizzettel oder die komplexe „Malerei“ auf einem Whiteboard handelt: Mit OfficeLens ist die Information nur wenige Schritte von der eigenen digitalen Ablage entfernt.

Die Vielfalt des Fotos

Gezückte Smartphones um Fotos zu machen gehört heute ins Alltagsbild. Egal ob es sich um den Mittagstisch mit der neuen Essenskreation oder ein weiteres unnötiges Katzenfoto handelt. Alles wird abgelichtet – nur kaum Dokumente. Dabei bieten sich iPhone und Co. geradezu dafür an. Sie sind meist immer in Griffnähe, haben mittlerweile fast alle eine gut auflösende Optik und eine Internetanbindung. Was fehlt ist nur die passende App, um mehr als nur ein Foto von analogen Informationen zu schießen.

Die automatische Korrektur

OfficeLens auf dem iPhone

OfficeLens für Whiteboards

Was eine gute App zur Dokumentenerfassung ausmacht, sind vor allem zwei Dinge: In erster Linie die „Intelligenz“ der App, Dokumente „richtig“ zu erkennen und zu begradigen und danach die passenden Speichermöglichkeiten. OfficeLens bietet beides. Die App erkennt nicht nur das erfasste Dokumentenformat, sie kann sogar von schrägen Whiteboards die Informationen extrahieren. Selbst die schnelle Aufnahme des Monitorinhalts gelingt erstaunlich gut.
Im Aufnahmemodus bietet die Anwendung dem „Fotografen“ drei Varianten: Foto, Dokument oder Whiteboard. Entsprechend der Auswahl wird die Umwandlung optimiert. Die Ränder des Dokuments werden automatisch erkannt und etwaige Verzerrungen der Aufnahme beseitigt. Gleichzeitig werden Kontrast und Helligkeit für die Lesbarkeit des Endprodukts optimiert. Auch eine Bereinigung der Dokuments wird bestmöglich ausgeführt. Ein Ergebnis, das sich sehen lassen kann.

Ablage und Übergabe

Ein guter Scan ist aber nur die halbe Miete. Schließlich muss das digitalisierte Dokument vom Smartphone auf den PC, in die Cloud oder eine sonstige Ablage. Logischerweise favorisiert die Microsoft-App hier den hauseigenen Cloud-Dienst OneDrive. Aber auch die Umwandlung in ein PDF-Dokument in der App wird unterstützt. Darüber hinaus bietet das Programm noch die Übergabe des Scans an die MS-Anwendungen Word und PowerPoint.

OCR. Eine feine Sache

Speichert man die Ausgabe im PDF-Format, so legt Microsoft sogar noch einen drauf: Das PDF-Dokument wird im durchsuchbaren Adobe-Format abgelegt. So die Vorlage also einigermaßen erkennbar ist (z.B. maschinell bedruckt), so stehen die Chancen gut, dass auch eine Volltextsuche über die abgelegten PDFs möglich ist.
Ähnlich verhält es sich, wenn als Ausgabe das PowerPoint-Format gewählt wurde. Hier löst die App einzelne Bereiche der Aufnahme auf, sodass diese in PowerPoint als eigenes Element ausgewählt und bearbeitet (oder gelöscht) werden können. Weit mehr als nur ein „dummes“ Foto. Für die weitere Bearbeitung ein unschätzbarer Vorteil!

Der individuelle Workflow

OfficeLens: Whiteboard nach dem Scan

Das Whiteboard nach dem Scan

Ist das verarbeitete Dokument in der App abgelegt, sind die Grenzen der weiteren Verarbeitung nur durch die Dienste und Apps des Smartphones begrenzt. Auch wenn die ursprünglichen Exportoptionen also nicht ausreichen, kann jegliche persönliche Ablage das Ziel sein. Evernote, PDF-Apps auf dem Handy oder das professionelle DMS-System der Firma. Einfach wie gewohnt in die gewünschte App übergeben…

Meetings und Veranstaltungen

In der beruflichen Praxis kann der kleine Helfer große Dienste leisten. Ein geniales Hilfsmittel ist sicherlich die (bereinigte) Erfassung von Whiteboards, Flipcharts und anderen Vortragsablagen. Keine Notwendigkeit mehr, schnell alle Informationen des Vortrags in den eigenen Notizblock zu kritzeln. Ein Foto und die Information ist komplett und fehlerfrei in der eigenen Wissenssammlung abgelegt.
Auf dieselbe Weise können auch Mitschriften von Kollegen und Ausführungen in Broschüren in Sekunden „mitgenommen“ werden. Eine spätere Lektüre oder Überarbeitung kann dann in Ruhe erfolgen. Aber auch die Weitergabe von Informationen, die auf Vorträgen oder Meetings gesammelt wurden, lässt sich dadurch vereinfachen. Ihr Kollege wird Ihnen dankbar sein.

Nie wieder mitschreiben?

Office-Lens: Die Export-Möglichkeiten

Die Export-Möglichkeiten

Jede Arbeitsweise ist individuell. Ob die App den eigenen Notizblock ersetzen kann ist sicherlich fraglich. Mit Sicherheit kann aber ein Teil der ansonsten mühsam oder gar nicht aufgezeichneten Informationen auf diese Weise schnell digitalisiert werden. Und ist OfficeLens einmal zum Bestandteil des eigenen Workflows geworden, werden Sie sicherlich nicht mehr darauf verzichten wollen. Ganz nebenbei: Auch der schnelle Scan einer Visitenkarte ist dabei kein Problem. Die Texterkennung hilft sogar bei der späteren Eingliederung in die eigene Kontaktablage.

Fazit

Egal ob Sie nun OfficeLens oder einer anderen mobilen Scan-Applikation den Vorzug geben: das Smartphone als zusätzliches Instrument zur Informationsaufzeichnung sollte ein grundlegender Bestandteil Ihrer Arbeitsweise werden. OfficeLens glänzt durch ein schickes, schlichtes Design sowie durch eine optimale Verarbeitung und Korrektur der Scans. Und für alle Groschenzähler: zum Nulltarif im App-Store.


Anzeige



Teile diesen Artikel

Das könnte Dich auch interessieren …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*