Apps für den iPhone Business-User

Der Arbeitgeber war spendabel. Sie halten Ihr erstes iPhone in Händen. Und schnell stellt sich die klassische Smartphone-Frage: Welche Apps muss und will ich haben? Die App-Stores quellen über an Angeboten. Bei so viel Masse ist Klasse schwer auszumachen. Einige Vorschläge für den Start in den geschäftlichen iPhone-Alltag.

Das iPhone im geschäftlichen Umfeld

Laut einer Studie haben die meisten Smartphone-User zwischen 11 und 20 Apps installiert. Immerhin noch 16 Prozent aller Befragten kommen auf mehr als 31 mobile Anwendungen. Das Problem liegt aber darin, die passende App zu finden. Viele Firmen geben Ihren Anwendern Apps, Vorgaben und Richtlinien mit auf den Weg. Ein guter Ansatz, denn mobile Geräte sind eine ständige Herausforderung für die Datensicherheit im Unternehmen.

Das iPhone im Aufwind?

Der Niedergang von Blackberry hat auf Unternehmensseite eine Frage aufgeworfen: Welches Betriebssystem soll als neuer Standard für Smartphones zum Einsatz kommen? Microsoft hat es nicht geschafft. Laut einer IDC-Studie kommt Windows Phone mit einem Marktanteil von 3 Prozent nicht in die Gänge. Zu spät (oder gar nicht) hat der Riese aus Redmond verstanden, dass es auf die Anwendungen ankommt, um die Gunst der Anwender zu gewinnen. Obwohl der Prozentsatz im Businessumfeld höher liegt, scheint hier wie für Blackberry (0,3 Prozent Marktanteil) der Zug abgefahren.

iOS im Unternehmen

Damit blieb für IT-Entscheider nur die Wahl zwischen der Apple-Welt und der Vielfalt an Android-Angeboten. Wohl meist aus Sicherheitsgründen fällt vielfach die Wahl auf das iPhone. Eine nur auf den ersten Blick teure Wahl. Denn nur wenn auch passende Anwendungen für das mobile Gerät vorhanden sind, lohnt der Einsatz. Smartphones ohne Apps sind eine Verschwendung – auch wenn die Hardware noch so günstig ist. Die Verwaltung der Geräte kostet meist ohnehin ein Vielfaches vom Anschaffungswert.

Auspacken und loslegen

Es geht. Sie können – auch im Unternehmen – die neuen iPhones in wenigen Minuten konfigurieren, verteilen und den Mitarbeitern überlassen. Auf lange IT-Sicht vielleicht aber nicht die beste Entscheidung. Die sind ja noch die IT-Richtlinien, das „Mobile Device Management“ und die Schulung der Mitarbeiter. Zumindest beim letzten Punkt hilft Apples Betriebssystem: Die meisten User kennen es bereits und die anderen sind – aufgrund der einfach Bedienung – schnell eingearbeitet. Welche Anwendungen nun installieren?

On Board

Apple liefert seine Geräte mit einigen Anwendungen aus, die auch im geschäftlichen Einsatz schnell produktiv genutzt werden können. Allen voran naturgemäß die Mail-Applikation. Exchange-Konto hinzugefügt und (fast) fertig. Um den Rest kümmert sich hoffentlich die IT. Auch die anderen Standardanwendungen (Kalender, Kontakte) sind gut zu gebrauchen. Einzig das Aufgabenmanagement ist mir der App „Erinnerung“ nur schlecht vertreten. Gleiches gilt für die „Notizen“. Als Browser tut Safari einen guten Job, auch wenn man diesen hier zum ersten Mal sieht.

Die Office-Umgebung

Auch wenn Apple seit einiger Zeit seine Office-Produkte kostenlos zum Download anbietet, nutzt dies im Firmenumfeld wenig. Hier ist nach wie vor die Alleinherrschaft von MS Office ungebrochen. Auch die Apps von Drittanbietern taugen wenig, da sie nur allzu oft das gut gepflegte Office-Dokument unbrauchbar machen. Aber da gibt es zum Glück Word, Excel und Co. auch für das iPhone! Die Euphorie wird schnell gedämpft. Die Apps sind zwar gut gemacht und auch mit der ungewohnten Touch-Bedienung einfach zu handhaben. Aber die Displaygröße lässt dann doch die Nutzung auf absolute Ausnahmen zurückgehen. Dennoch: Und sei es auch nur für den letzten Tippfehler – gut wenn das Programm vorhanden ist und zumindest das Layout nicht zerstört.

Office ohne Office 365

Microsoft hat hier etwas nachgebessert. Waren ursprünglich die Office-Apps ohne Office 365-Abo zu einem Nur-Lese-Modus verdammt, so kann aktuell jede einzelne Anwendung mit einem kostenlosen Microsoft-Konto auch zum Bearbeiten genutzt werden. Es fehlen dabei nur einige „Premium-Features“. Vielleicht haben Sie ja noch das MS-Konto vom alten Windows Phone…

Informiert sein – und bleiben

Die richtige Information zur richtigen Zeit ist heutzutage ein unbezahlbarer Vorteil. An dieser Stelle kann ein Smartphone seinen ganzen Wert ausspielen. „Nachrichten“ auf dem iPhone kann aber vielerlei bedeuten. Da wären auf der einen Seite die klassischen Medien. Alle Fernsehsender und Zeitschriftenverlage bieten entsprechende Apps zur Konsumation der digitalen Inhalte. Die Auswahl ist Geschmacksache. Ob Tagesschau, N-TV oder Spiegel Online, Süddeutsche oder Zeit Online – die freie Wahl liegt beim Anwender.

Schnell informiert

Der Vorteil eines geschäftlich genutzten Smartphones liegt aber vor allem daran, „Nachrichten“ weitaus breiter und individueller auslegen zu können. Was einst mit der schnellen E-Mail begann und dann mit „Social Media“ weitergeführt wurde: Der Nutzer hat eine riesige Bandbreite an Informationsmöglichkeiten – und diese jederzeit verfügbar in der Hosentasche. Twitter ist ein heute im deutschsprachigen Raum nach wie vor unterschätztes Informationsmedium. Schnell, individuell und einfach. Man muss es nur richtig nutzen. Tweetbot ist hier erste Wahl, wenn es um eine Alternative zum kostenlosen Client von Twitter geht.

Chat und Push

Chat-Software richtig eingesetzt hilft unnötige E-Mails einzusparen und mittels Push-Benachrichtigung auch schnell in Kenntnis gesetzt zu werden. Die Auswahl auf diesem Gebiet sollte auf Firmenebene geklärt werden, da eine gemeinsam genutzte Applikation der einfachen Kommunikation dient. Telegram und Threema sind die ersten Kandidaten, wie bereits in diesem Blog an anderer Stelle ausführlicher beschrieben wurde. Wer Chat-Kommunikation etwas projektbezogener haben will, der sei auf Slack verwiesen. Die vielfältigen Möglichkeiten der Benachrichtigung hilft jedem Anwender, nur wirklich Wichtiges als Push-Meldung zu bekommen. Zu viele Verständigungen nerven nur und bewirken das Gegenteil. Weniger Aufmerksamkeit. Für alle Fälle sollte noch die Skype-App heruntergeladen werden. Eine Anwendung, die fast jeder Gesprächspartner auch besitzt. Für Unternehmenskunden gibt es diese seit kurzem auch als Business-Variante (ehemals Lync).

RSS – individuelle Nachrichten

„Really Simple Syndication“, ist ein – leider viel zu wenig genutztes – Verfahren, um über neue Beiträge auf Webseiten und Blogs auf einfachste Art informiert zu bleiben. Der RSS-Feed aus mehreren Quellen bietet damit eine sehr effiziente Art, sich seine ganz persönliche Nachrichtenübersicht zusammenzustellen. Diese kann schnell überblickt und weiterverarbeitet (Pocket, Evernote, OneNote, etc.) bzw. abgelegt werden. Feedly ist hier die Anlaufstelle Nummer 1. Der kostenlose Dienst arbeitet zuverlässig und unscheinbar im Hintergrund. Der über Feedly bereitgestellte RSS-Feed aller Quellen kann dabei nicht nur mit der Feedly-App gelesen werden. Reeder auf dem iPhone ist eine wunderbare Anwendung, holt alle Beiträge (im WLAN vollständig) ab, um diese dann übersichtlich dem Leser zu präsentieren. Wer einen Magazin-Stil bevorzugt, dem sei noch Flipboard empfohlen.

Mehr erledigt bekommen

Die Aufgabenverwaltung des iPhone („Erinnerungen“) taugt nur, um mittels Signalton an ein Ereignis zu erinnern. Deshalb wahrscheinlich auch der Name. Für die persönliche ToDo-Liste ist die vorinstallierte App ebenso wenig geeignet wie die Aufgabenverwaltung von Outlook auf dem PC oder Mac. Abhilfe schaffen hier ToDoist oder Wunderlist. Letztere wurde kürzlich von Microsoft übernommen. Beide Apps verdienen einen eigenen Artikel, die Anwendungsmöglichkeiten gehen über die einfache Aufgabenverwaltung weit hinaus.

Zusammenarbeit in Gruppen

Für die effiziente Arbeit in Teams ist das iPhone ein wertvoller Begleiter. Dabei geht es dabei weniger darum, auf dem Gerät viel abzuarbeiten, sondern vielmehr abseits des Firmenrechners ständig informiert zu bleiben und in Abläufe eingreifen zu können. Was Slack für den erweiterten Gruppenchat ist Trello für die tägliche Projektorganisation. Beide Apps basieren auf Cloud-Dienste und wurden an anderer Stelle in diesem Blog ausführlicher besprochen. Dies gilt auch für Evernote, dem Klassiker der einfachen Dokumentablage. Eine winzige App sei allen Evernote-Fans ans Herz gelegt: FastEver schafft es, auch spontane Ideen und Gedanken, einfach und schnell in das Evernote-Archiv zu bringen. Vergessen war gestern.

Auf Reisen

Den richtigen Datentarif vorausgesetzt bietet das iPhone für unterwegs eine unverzichtbare Hilfe. Dies beginnt bei den unterschiedlichsten Kartendiensten: Apples hauseigene „Karten“-App wurde in letzter Zeit stark verbessert, sollte aber durch zusätzliche Anwendungen ergänzt werden. Neben dem Platzhirsch Google Maps findet Nokias kostenlose „Here“-App wegen seiner Offline-Navigation immer mehr Zuspruch. Einen Blick ist sicherlich auch „Maps.me“ Wert.

Reisehilfen

Auch auf diesem Gebiet sollten die Standard-Apps der öffentlichen Verkehrsmittel immer installiert sein. Beginnend beim DB-Navigator der Deutschen Bahn über die regionalen Betreiber (z.B. MVG Fahrinfo für München) bis hin zur Taxi-App MyTaxi kann hier nicht nur gebucht, sondern auch Transportinformationen für Gäste und Partner schnell bereitgestellt werden. Die Übernahme von Reisedaten in den eigenen Kalender ist ein wunderbares Hilfsmittel der Planung.
Die Liste geht weiter mit der App der persönlich bevorzugten Fluglinie sowie einer als Buchungshilfe wie „Skyscanner“. Wer es etwas ausgefallener haben will, sollte „Qixxit“ testen. Die App kombiniert alle gewünschten Verkehrsmittel, um den günstigsten oder schnellsten Weg von A nach B zu finden.
Natürlich dürfen auch die Apps von HRS oder Booking.com nicht fehlen. Unterwegs das passende Hotel zu finden oder auch eine Buchung zu stornieren, kann im Fall der Fälle viel Ärger sparen.

Dokumente unterwegs

Der Nutzen, auch unterwegs die passenden Unterlagen griffbereit zu haben, ist in manchen Situationen unbezahlbar. Dabei geht es auf dem kleinen Display des iPhone weniger darum, diese in vollem Umfang zu lesen oder gar zu bearbeiten. Die Möglichkeit, binnen Sekunden die wichtige Information abrufen zu können, ist ein entscheidender Zusatznutzen des smarten Begleiters. Egal, ob es sich dabei um die Buchungsbestätigung eines Flugs oder Hotels handelt – das entscheidende PDF-Dokument ist in der Hosentasche. Gleiches gilt für das Gesprächsprotokoll des letzten Meetings oder das Handbuch für den aktuellen Auftrag. Meist liegen diese Dokumente im PDF-Format vor. Das iPhone bietet zwar eine integrierte PDF-Anzeige für Anhänge in E-Mails, für die Arbeit mit PDF-Dateien reicht dies aber nicht. Öffnen, Speichern, Zusammenführen, Kommentieren, Markieren, Unterzeichnen – die Arbeitsmöglichkeiten mit dem portablen Format kennt viele Möglichkeiten. Diese sollten auch genutzt werden. Die Auswahl an Apps ist auch hier groß: GoodReader ist ein Monster, wenn es um Funktionen geht. Die App ist aber vor allem auf dem iPad eine Nummer für sich. „PDF Expert 5“ von Readdle bietet alle Möglichkeiten zur PDF-Verarbeitung. Wer PDFs (z.B. aus Webseiten) erstellen will, kann den PDF-Converter aus demselben Haus in Betracht ziehen. Für das alleinige Betrachten von Dokumenten (nicht nur im PDF-Format) gibt es ebenfalls von diesem Hersteller eine gute und kostenlose App: Documents 5. Für Adobe-Fans bleibt natürlich auch immer der kostenlose Reader.

Fast nichts geht ohne Cloud

Es ist ein Dilemma. Die Firma warnt oder verbietet sogar den Einsatz von Public Cloud-Produkten. Wahrscheinlich zurecht. Datenschutz – vor allem wenn es um firmeneigene Dokumente geht – ist auf mobilen Geräten ein heikles Thema. Aber wie dann die notwendigen Dokumente vom Rechner auf das iPhone und wieder zurück bekommen? Wo bleibt der geräteübergreifende Workflow? Schwierig. Eines ist klar: Der Ball liegt beim Unternehmen. Von dort müssen Vorgaben und Lösungen für dieses Problem kommen. Ansonsten ist der gefürchtete „Wildwuchs“ vorprogrammiert.

Die Speicherdienste der Public Cloud sind verlockend. Dropbox, OneDrive, Google Drive und andere sind schnell installiert und einfach in der Handhabung. Zu allem Überfluss sind diese meist auch noch in fast allen Apps als Zielspeicher vorinstalliert. Nutzen Anwender diese Dienste, so ist es nur eine Frage der Zeit, bis diese auch auf den firmeninternen Rechnern auftauchen. Wo bliebe sonst der Vorteil? Einen Ausweg bietet nur ein praktikables Firmen-Setup. Egal ob an dieser Stelle SharePoint, OwnCloud oder ein anderer (sicherer) Datenspeicher bereitgestellt wird – es liegt an der notwendigen Definition einer IT-Richtlinie. Boxcryptor ist zwar technisch eine gute Lösung, löst aber nicht das Problem, Dateien unverschlüsselt an beliebigen Cloud-Speicherorten abzulegen.

Und hundert weitere Apps

Mit der Liste an Apps ist noch lange nicht Schluss. Da gibt es noch die nützlichen Scanner-Anwendungen. Scannable (von Evernote), Office Lens oder Genius Scan bieten die Möglichkeiten, Dokumente, Visitenkarten oder Flipboards einfach abzufotografieren und das Ergebnis im PDF-Format oder als Bild abzulegen oder zu versenden. Sehr nützlich, so eine App immer mit an Board zu haben. Noch wichtiger: Die sichere Speicherung von Kennwörtern. 1Password oder Lastpass bieten hier (kostenpflichtig) eine erste Anlaufstelle. Der Sync mit dem PC oder Mac sollte dabei nicht ausser Acht gelassen werden.  Sie benötigen einen wirklich guten Taschenrechner mit an Board? Für all jene, denen der mitgelieferte iPhone-Rechner zu wenig bietet, sollte PCalc keine Wünsche offen lassen.

Die Firmen-Richtlinie

Die individuell passenden Apps zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Was für den technikverliebten Mitarbeiter vielleicht ein netter Zeitvertreib ist, bleibt für den anderen reine Zeitverschwendung. Die Unternehmens-IT tut also gut daran, hier Vorschläge für den Einsatz zu erarbeiten. Dies spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern hilft auch, die Sicherheit der mobilen Gerätenutzung zu erhöhen. Denn es gibt ebenso viele Apps, die auf einem geschäftlich genutzten Smartphone so gar nichts zu suchen haben. Zeit für ein Mobile Device Management.