Evernote: Notizblock oder Arbeitsinstrument?

Mit der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte und einer rasant steigenden Datenflut eröffnet sich eine Vielzahl neuer Arbeitsmöglichkeiten. Trends wie „Bring Your Own Device (BYOD)“ und immer besser werdende Applikationen bringen sowohl persönliche wie auch berufliche Informationen auf einen nie gekannten Level. Die Public Cloud treibt die Innovation – auch im Business-Umfeld. Als Vertreter dieser neuen App-Generation wollen wir uns das Multitalent Evernote einmal genauer ansehen.

Das Hilfsprogramm „Read it later“ hatten wir an dieser Stelle vor einiger Zeit vorgestellt. Dieses ermöglicht es, die Masse an Informationen (auch) „On the Go“ zu filtern und wertvolle Inhalte für das spätere Studium zu markieren. Evernote geht einen anderen Weg. Gleich ist auch hier das Everytime / Everywhere-Prinzip. Aus einem einfachen Web-Notizblock entstanden, eröffnen die ständig erweiterten Funktionen heute weitaus mehr als nur die Pflege von Einkaufslisten.

Das Prinzip der Notizen-Wolke

Eigentlich ist das Evernote-Prinzip sehr einfach. Sie notieren sich auf Ihrem Gerät etwas und können dies auf jedem anderen – so die Software installiert ist – jederzeit und aktuell lesen. Gleiches gilt für die Überarbeitung. Gut, aber nicht gut genug. Erst die Erweiterung der Funktionalitäten macht aus einem Immer-verfügbar-Notizblock eine brauchbare Arbeitshilfe. Schließlich soll das Programm alle Notizen und Ideensammlungen aufnehmen – und das wird über die Zeit bekanntlich eine ganze Menge.

Das kreative Chaos

Die möglichen Anwendungsgebiete für einen immer verfügbaren Notizblock sind vielfältig: Von der einfachen Einkaufsliste (die auch noch im letzten Moment und sogar vom Partner auf den aktuellen Stand gebracht werden kann) über die Materialsammlung im Beruf bis hin zur Gesamtplanung einer wissenschaftlichen Arbeit. Dazu bedarf es aber mehr als nur einfacher Notizen. Die kreative Ideenwut will letztlich strukturiert verarbeitet werden.

Kreatives Chaos?

Für die einfache Ordnung von Texten und Dokumenten bietet Evernote in erster Linie die Unterteilung in unterschiedliche Notizbücher und darin (auch übergreifend) die Beschlagwortung der einzelnen Einträge. Damit kann – mit etwas kreativer Energie  ein sauber auswertbares (zweites) Gedächtnis erstellt werden. Nicht zuletzt bleibt beim Auswerten der eigenen Aufzeichnungen auch noch die Volltextsuche.

Multi-Plattform

Die Arbeit mit Evernote beginnt am sinnvollsten am PC oder Mac. Dass kostenlose Programm ist nach dem Download schnell installiert (Anmeldedaten und Kennwort notieren) und bietet dort die meisten Konfigurationsmöglichkeiten. Um auf die Einträge auch unterwegs Zugriff zu haben, erfolgt dann die Installation am Zweit- und Drittgerät. Da es für nahezu jede Plattform eine Evernote-App gibt (vom iOS für iPad und iPhone über Android bis hinzu Blackberry und Windows Phone), stehen dann die Inhalte jederzeit abrufbar zur Verfügung. Auch ein einfacher Datenaustausch mit dem Notebook, Tablet oder dem Arbeitsrechner stellt eine Reihe von Anwendungsmöglichkeiten zur Verfügung. Prüfen Sie aber vor dem Ernstfall die Funktionalität der Anwendung: nicht auf jeder Plattform ist die Offline-Lesbarkeit von Dokumenten gegeben. Und von einem ständigen Serverzugriff sollte nicht ausgegangen werden.

Mehr als nur Notizen

Evernote kann aber mehr als nur simple Notizen speichern. Über die Erweiterung des eigenen Browsers (aktuell Chrome und Firefox) durch ein kostenloses Add-On kommt zum Beispiel der Web-Clip ins Spiel. Damit können ganze Webseiten für die spätere Lektüre abgelegt werden – inklusive Beschlagwortung und individuellem Titel. Ganz besonders von Vorteil: der Inhalt der abgelegten Webseite kann bearbeitet werden und damit sogar um eigene Notizen ergänzt werden.

Einen weiteren Ansatz der Web-Ablage bietet die Erweiterung Clearly für Evernote. Diese extrahiert aus einer Webseite den eigentlichen Artikel (ohne Werbung und sonstigen Schnickschnack) und bietet damit eine erhöhte Lesbarkeit. Aber auch die beiden Clipping-Funktionen sollten einem Test unterzogen werden: nicht jedes Element wird dabei „richtig“ übernommen. So werden schon mal wichtige Bilder eines Artikels weggelassen, die man hinterher vermisst.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Die Erweiterung von Evernote durch Dritthersteller erfolgt nahezu täglich. So lassen sich z.B. gewisse Scan-Applikationen durch den Evernote-Cloudspeicher erweitern (manche neue Hardware mit einem Offline-Zwischenspeicher ist schon auf dem Markt). Sind Sie ein Fan von Nachrichten per RSS? Dann können Sie auch Beträge Ihres Google Readers mit Evernote synchronisieren. Die Wege zum perfekten Archiv sind vielfältig. Ob allerdings die Übersicht bei einer Vielzahl von Einträgen noch gewahrt bleibt, mag bezweifelt werden. Letztlich muss dies aber jeder im Rahmen seiner Anforderungen selbst entscheiden.

Ein nettes Out-of-the-Box-Feature: Mit jedem Evernote-Account erhalten Sie automatisch eine eigene Evernote-Mailadresse. Damit können Sie jederzeit per Mail Einträge und Anhänge an Ihren Notizblock senden. Über eine entsprechende Betreffzeile kann auch gleich die richtige Beschlagwortung sowie das gewünschte Notizbuch vorausgewählt werden. Beispiel für eine Betreffzeile: Meetingprotokoll vom 01.03. @Work #Meeting #Protokoll #ToDo. Die per Mail versendete Nachricht würde demnach im Notizbuch mit dem Namen „Work“ und den Schlagwörtern „Meeting“, „Protokoll“ und „ToDo“ abgelegt werden. Nett. Eine lustige Methode zur Notizerfassung hat Caschy demonstriert. Mittels Siri auf dem iPhone eine Mailnachricht an Evernote – für den Fall, dass die zweite Hand zu beschäftigt ist.

Kostenlos oder Premium?

Evernote – besser gesagt den dazu benötigten Account – gibt es auch in einer kostenpflichtigen Version, genannt Premium. Dieser bietet einige Erweiterungen. Vielnutzer des Programms können hier das bestehende Limit der Synchronisation (aktuell 60 MB pro Monat) aufbohren oder auch größere Dokumente (bis zu 50 MB) ablegen.

Eine interessante Erweiterung in der Premium-Version: dort können feiner abgestufte Rechte für Mitnutzer von Dokumenten vergeben werden. Eine absolut notwendige Voraussetzung für die Zusammenarbeit in Gruppen. Der Standard-Account bietet nur die einfache Freigabe – jeder oder keiner.

Ab in die Public Cloud?

Die Ablage von eigenen Dokumenten in der Evernote-Wolke ist sicher nicht in jedem Fall angebracht. Spätestens wenn es über die Einkaufsliste hinausgeht, sollte jeder seinen eigenen Anspruch an Datensicherheit hinterfragen. Was bei Materialsammlungen noch kein Problem sein dürfte, könnte beim beruflichen Einsatz (Firmendokumente) schnell eine andere Einschätzung finden. Gleiches gilt sicherlich für den engeren Privatbereich. Auf jeden Fall ist Evernote ein sehr nützliches Tool und kann – richtig eingesetzt – die Selbstorganisation einen Schritt weiter bringen.