Site, Sub-Site oder Websitesammlung? Die beste SharePoint-Architektur

Vor allem SharePoint-Online macht es einfach, sofort mit der Arbeit zu beginnen. Sollten Sie aber nicht. Für einen erfolgreichen Einsatz der Plattform – online oder im eigenen Serverraum – sind viele Dinge entscheidend, die wohl geplant sein sollten. Dazu gehört in einem ersten Schritt die Site-Struktur. Doch schon an dieser Stelle tauchen die ersten Fragen auf.

Die kurze Begriffsklärung

Das „richtige“ Design des eigenen SharePoint-Auftritts ist entscheidend, wenn es darum geht, die eigenen Ansprüche an die Plattform umzusetzen. Jede Stunde der vorbereitenden Planung macht sich später vielfach bezahlt – vor allem in der Akzeptanz der Anwender. SharePoint Online stellt dem Office 365-Abonnenten sofort eine Startseite zur Verfügung. Bevor Sie nun sofort an dieser Stelle mit Anpassungen beginnen, sollten Sie sich die Mühe einer Site-Architektur machen.

Die SharePoint-Architektur

Bei der Planung berücksichtigen: die Informationsarchitektur

Was ist eine SharePoint Site?

Mit dem Begriff „Site“ bezeichnet SharePoint die Sammlung unterschiedlicher Elemente. Diese reichen von den bekannten Dokumentenbibliotheken über Formulare, Webseiten und Listen bis hin zum Kalender oder Kontaktlisten. All diese Elemente werden in SharePoint als Webparts bezeichnet, die sich – je nach Gestaltungswunsch – auf einer Site platziert werden können.

Die SharePoint Site-Struktur

Die optimale Site-Hierarchie individuell planen

Die Websitesammlung

SharePoint-Sites können untergeordnete Sites enthalten. Am einfachsten ist dies über ein Diagramm ersichtlich. Die Site der obersten Ebene (mit all den genannten Elementen) kann also durch untergeordnete Sites erweitert werden. Diese wiederum könnten durch eine dritte Ebene ausgebaut werden. Der Grund für eine solche Struktur ist abhängig vom gewünschten Endergebnis. Die gesamte Hierarchie dieses Aufbau bezeichnet man als Websitesammlung (engl. Site Collection).

Der wichtigste Planungspunkt

Egal ob Sie eine Site für eine Abteilung oder ein Projekt – beides auch in der Mehrzahl – planen: das Setup der Struktur hängt von vielen Faktoren ab. Erschwerend kommt hinzu, dass spätere Änderungen an dieser Struktur so gut wie unmöglich sind. Es lohnt sich also, zuerst mit Bleistift und Papier oder einer Mindmap das Setup zu entwerfen.

Die Website-Spalten

Der wohl wichtigste Punkt einer Website-Sammlung ist die Vererbung. Website-Spalten, die auf der obersten Ebene (Site) definiert werden, können von den Sub-Sites genutzt werden. Dies gilt entsprechend auch für die dritte Ebene in der Struktur. Da die Metadaten einer Site bei der Ablage und der Suche entscheidend sind, ist deren Definition and Platzierung enorm wichtig. So ist es möglich auf einer Site die Grunddefinition eines Inhaltstyps vorzunehmen und diesen auf untergeordneten Sites unterschiedlich zu erweitern. Spart Zeit und bringt Flexibilität.

Mehr als Inhalt

Zwei weitere wichtige Punkte sind im Rahmen der Vererbung zu bedenken. Auch die Rechte einer Site werden an dessen Sub-Sites weitergegeben. Diese Vererbung kann zwar gebrochen werden, was aber die zukünftige Verwaltung erschweren kann. Zuletzt umfasst eine Site-Sammlung eine gesamte Navigation sowie ein einheitliches Design. Auch können Site-Vorlagen nur innerhalb einer Sammlung synchronisiert werden. Beim Erstellen einer neuen Website-Sammlung ist also davon auszugehen, dass all diese Konfigurationen neuerlich manuell durchzuführen sind. Eine neue Site-Sammlung sollte also mit Sicherheit die Ausnahme darstellen.

Mehrere Site-Sammlungen?

Die Verwaltung mehrerer Site-Collections kann schnell zu hohem Support-Aufwand (Kosten!) führen. Vor allem bei kleinen Unternehmen sollte also die Planung auf eine einzelne Sammlung ausgerichtet werden. Es gibt aber auch Gründe, die für zusätzliche Website-Sammlungen sprechen. Diese betreffen aber in erster Linie größere Unternehmen bzw. SharePoint-Umgebungen. Sehr viele Abteilungen, massiges Datenvolumen (Lastverteilung) oder getrennte Administrationen sind nur einige Punkte, die eine Planung in diese Richtung mit sich bringen könnten. Auch rechenintensive Workflows sollten hier Berücksichtigung finden.

Zugriffsrechte trennen

Keine Anforderung ist schneller auf dem Tisch des SharePoint-Administrators als die des Zugriffs externer Nutzer (Partner, Kunden, etc.). Die Freigabe einzelner Elemente der intern genutzten Site ist keine gute Idee. Setzen Sie dafür eine eigene Sammlung auf und ungewollte Zugriffe von extern sind weitaus einfacher zu verhindern. Sie wären nicht der erste, der verspätet feststellen musste, dass eine gesamte Abteilungssite nach außen geshared wurde. Das Extranet in eine eigene Sammlung auszulagern ist empfehlenswert (wenn auch vom Workflow nicht einfach umzusetzen).

SharePoint Freigabe sperren

Sperren der Freigabe einer Websitesammlung

Die Datenauswertung

Ein Punkt, der das geplante Setup schnell über den Haufen werfen kann, ist der Datenzugriff zur Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Analysen. Befinden Sie diese in unterschiedlichen Site-Sammlungen, so ist dies teils schwierig, teils gar nicht umsetzbar. SharePoint eignet sich gut, um komplexe Auswertungen (Finanzstatus, Investitionsaufwände, etc.) in einem informativen „Dashboard“ den oberen Etagen zur Verfügung zu stellen. Auch der dafür notwendige Datenfluss sowie die benötigten Rechte sollten bei der Site-Planung eine Rolle spielen.

Das SharePoint Site-Design

Das SharePoint Site-Konzept

Optimale Struktur?

Haben Sie sich auf eine einzige Sammlung festgelegt, so bleibt dennoch die Entscheidung für die optimale Site-Hierarchie eine Herausforderung. Wie sollen die Sub-Sites angeordnet werden? Nach Abteilungen? Was passiert, wenn Projekte teamübergreifend abgewickelt werden? Nach Kunden? Nach Projekten? Nach Kategorien oder Zweck? Oder an einem einfachen Beispiel: Wohin kommt das Meeting-Protokoll, wenn die Besprechung mehrere Abteilungen beinhaltet?
Vielleicht macht es Sinn eine allgemeine Site auf die oberste Ebene zu setzen – das „Portal“. Und darunter die einzelnen Abteilungen. Oder noch eine allgemeine Ebene einziehen „Abteilungen“ und „Projekte“ und auf dritter Ebene die jeweiligen Unterkategorien? Wohin kommen die Ankündigungen, die „neuesten Nachrichten“, die gemeinsamen Terminpläne und Aufgaben? Wie lange lebt eine Site? Vielleicht soll diese nach Abschluss der Produktion archiviert werden.

Das andere Site-Konzept

Die ideale Site-Struktur hängt von vielen Faktoren ab

Allein die Menge an Fragen und Möglichkeiten der Umsetzung sollte Ihnen klar machen, dass es ohne eine „saubere“ Designphase keinen erfolgreichen SharePoint-Einsatz geben kann. Viele der Entscheidungen, die es zu treffen gilt, sind technisch bedingt – und damit nicht auf den ersten Blick auffällig. Es gilt die Devise: So wenig wie möglich, so viele wie nötig – für Site-Sammlungen, die Anzahl und die Tiefe der Site-Struktur.
Für die Frage des Site-Designs gibt es keine einfache Antwort. Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen, eigene Prozesse und eigene Vorgaben. Welche Struktur beim Aufsetzen der SharePoint-Umgebung gewählt werden sollte, ist aber genau von diesen Eigenheiten abhängig. Es genügt ein einziger Umstand, der ein geplantes Setup hinfällig machen kann. Umso wichtiger ist es, der Designphase von SharePoint ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen. Auch wenn manche SharePoint-Seiten erst viel später implementiert werden sollen, so ist gerade aus den genannten Gründen eine Einbeziehung von Beginn an angeraten. Also: Kreide in die Hand und los geht es mit dem Entwurf an der Tafel. Denn in diesem Stadium dürfen Sie noch getrost Fehler machen.


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