Evernote in der Praxis: Die CEBIT-Planung

Die größte Computermesse öffnet wieder einmal ihre Tore. Angesichts vielfältiger Neuigkeiten in der IT-Entwicklung ist ein Besuch diesmal Pflicht. Da aber die eigene Zeit knapp und das Budget begrenzt ist, sollte der „Ausflug“ so effizient wie möglich gestaltet werden. Mithilfe von Evernote soll dies optimal erfolgen. Dieser Beitrag zeigt wie.

Information pur!?

Gut informiert zu sein ist heutzutage nicht einfach. Das Problem: Es gibt zu viel an Datenmüll (vor allem im Netz) und die richtige Auswahl benötigt ihre Zeit. Ein Besuch bei den Anbietern und Partnern auf der Cebit kann hier Abhilfe schaffen.

Die Messezeit soll aber gut geplant sein: Welche Aussteller sind vertreten? Welche davon sollte man besuchen? Mit welchen ist eine Terminvereinbarung sinnvoll? Welche Informationen gilt es zu beschaffen? Welche offenen Fragen sollten geklärt werden? Wieviel Zeit benötige ich? Welche Unterlagen sind dafür notwendig und sinnvoll?

Ohne gute Vorbereitung geht da nichts. Schließlich will man ja nicht planlos Kilometer hinter sich bringen.

Es gilt also erst mal seine Hausaufgaben zu machen und Daten zu sammeln. Daten aus denen Informationen werden sollen. Informationen, die vor Ort verfügbar sind. Erst sammeln, dann organisieren:

• Kontakte: Welche Hersteller und Dienstleister möchte ich besuchen und sind diese überhaupt vor Ort? Die erste Liste muss her. Eine Vielzahl von Einladungen ist per Mail eingegangen. Auch diese wollen – so sinnvoll – notiert werden.
• Produkte: Welche (neuen) Produkte sind für mein Business interessant? Welche Dienstleistungen könnten vor Ort eventuell einmal näher begutachtet werden?
• Materialsammlung: Eine ganze Menge an Informationen (oder Fragen) gehen im Vorfeld in die Ablage. Prospekte, Emails zu diversen interessanten Themenbereichen, Fundstellen aus dem Web und natürlich die allgemeinen Cebit-Dokumente wie der Hallenplan oder ähnliches.
• Buchung: Bereits etliche Wochen im Voraus wurde das Hotel gebucht, das Bahn- oder Flugticket geordert und die Eintrittskarte registriert. Kommt auch alles in die Ablage.
• Umgebungsinfos: Das Drumherum ist nicht zu vernachlässigen! Dazu gehören neben den sinnvollen Dingen (öffentliche Verkehrsmittel, Hotelinformationen, etc.) auch die angenehmen (Restaurants, Bars und andere „Absackerlokalitäten“).
• Checkliste: In der Vorbereitung wird der „Packplan“ erstellt. Schließlich darf nichts vergessen werden. Die nächste Liste ist also fällig – und die ist lange. Visitenkarten, Bahnticket, Kreditkarte, mehrere Ladegeräte, Eintrittskarte, ja auch die Kopfhörer für den MP3-Player sollen mit. Sicherheitshalber sollte sogar das Mobiltelefon auf die Liste. Wäre doch das Ärgerlichste überhaupt, wenn…

Vor Ort

Beim Messebesuch ist der Informationswelle nicht mehr zu entkommen. Da werden neue Kontakte geknüpft, bei geplanten Terminen wichtige Details besprochen und jede Menge Nützliches auf Präsentationsleinwände geworfen. Eine ganze Reihe von neuen Aufgaben ist die Folge. Und wieder: bloß nichts vergessen.

Die Nachbearbeitung ist fast noch wichtiger. Auf neue Kontakte muss reagiert werden (wie und wann?). Aktuelle Produktneuigkeiten wollen mit den Mitarbeitern kommuniziert werden. Welche Aktionen sind unmittelbar nach der Messe wichtig und sinnvoll? Welche Impulse sind für bestehende oder zukünftige Projekte erzielt worden?

Evernote als zweites Gedächtnis

Viel Papier und noch viel mehr elektronische Informationen sind im Vorfeld eines Cebit-Besuchs abzuarbeiten. Meist noch mehr danach. Kommen dann noch die vielen (aber nicht unwichtigen) Kleinigkeiten hinzu, ist kein Verlass mehr auf das eigene Gedächtnis. Ein „System“ muss her.

Papier ist anfangs immer die erste Wahl. Der gute alte Notizblock tut noch immer seinen Dienst. Angesichts von Menge und Medienvielfalt stellt sich hier bald ein Problem. Schließlich muss alles zum richtigen Zeitpunkt griffbereit sein. Und wohin mit den neuen Erkenntnissen?

Das Online-Tool Evernote spielt auf diesem Gebiet seine ganze Stärke aus. Auf den ersten Blick nur ein elektronischer Notizblock, bietet die plattformübergreifende Software mit ein wenig Strukturierung ein mächtiges Werkzeug zur Abwicklung dieser Aufgabestellung. Aber der Reihe nach.

Notizbuch, Schlagwörter und Links

Keep it simple! Die in Evernote verfügbare Strukturierung von Informationen reizen wir für unsere Cebit-Abwicklung nur minimal aus. Es reicht ein Notizbuch anzulegen. Dort kommt alles rein. Wer will kann noch mithilfe einer Beschlagwortung die nachträgliche Suche vereinfachen – auch das halte ich in diesem Fall für überzogen. Die (ausgezeichnete) Volltextsuche bringt blitzschnell die benötigten Informationen zutage. Und – zum Unterschied von vielen anderen „Projekten“ – wird unser „Cebit“-Notizbuch nur von kurzer Lebensdauer sein. Details später.

Vom Meister und seinen Untergebenen

Die vielfach unterschätzte Funktion der Links in Evernote (siehe dazu auch diesen Blogartikel) kommt dafür umso stärker zum Einsatz. Einfach, aber sehr effizient. Im „Cebit-Notizbuch“ wird also ein Dokument erstellt, welches nur der Übersicht dient – die Hauptnotiz. Diese enthält, ähnlich einem Inhaltsverzeichnis, die einzelnen Eckpunkte: Packliste, Hotel, Ausstellerliste, Messeplan, Kontaktliste, allgemeine Informationen, etc. Der eigentliche Inhalt dieser Schlagwörter wird nur verlinkt, zeigt also auf eine Notiz.

Letzte Aktualisierung am 22.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

Evernote-Praxis: Mit einem rechten Mausklick auf die Detailnotiz und der Auswahl „Link zur Notiz kopieren“ wird der Verweis in die Zwischenablage kopiert. Im Masterdokument wird dieser bei der entsprechenden Überschrift eingefügt. Ein unterstrichener Text bildet dann jederzeit die Möglichkeit zur Detailnotiz zu springen (der Link funktioniert auch aus anderen Programmen, wenn Evernote installiert ist). Das Schöne an der Linkstruktur: Sie können sich damit Ihr ganz persönliches Navigationssystem aufbauen.

Links und Gesprächsnotizen

Wahrscheinlich haben Sie im Rahmen Ihres Cebit-Besuchs eine ganze Reihe an geplanten Terminen. Für diese (aber auch „auf Vorrat“ für ungeplante) lohnt es sich eine Vorlage zu erstellen. Ähnlich der Papierform wird dabei eine Notiz erstellt, die die grundlegende Struktur einer Meeting-Notiz abbildet: Wo, wann, mit wem, Besprechungspunkte, Vereinbarungen, notwendige Aktionen, interne Notizen, etc. – ganz nach Ihren Bedürfnissen. Eine derartige „Vorlage“ (es ist eigentlich nur eine unausgefüllte Notiz, eventuell im Evernote-Notizbuch „Vorlagen“) habe ich ständig bereit.

Für Ihre geplanten Cebit-Termine können Sie diese Vorlage bereits im Vorfeld kopieren und mit den entsprechenden Daten füllen. Nicht nur der Gesprächspartner bzw. dessen Firma sind ja vorab bekannt, sondern auch die von Ihnen gewünschten Besprechungspunkte. Die Gesprächsvorbereitung findet also in dieser Notiz statt und wird vor Ort vervollständigt und erweitert.

Und noch ein Link

Werden im Rahmen eines Gesprächs eventuell Dokumente benötigt (Produktbeschreibungen, Verträge, Mails, Präsentationen, etc.), so können diese wiederum aus der Gesprächsnotiz heraus verlinkt werden. Verwirrt? Kein Grund, die Struktur ist einfach (siehe Grafik). Das Masterdokument verlinkt (u.a.) zur Terminübersicht, diese zu den einzelnen Gesprächsnotizen und von dort – so benötigt – zu den Dokumenten. Wie gesagt: Letztlich ist es an Ihnen, ein für Ihren Arbeitsablauf optimales System zu schaffen.

Evernote in der Vorbereitung

Zurück aber zur Vorbereitungsphase. Wie oben angeführt, werden alle benötigten Informationen, Dokumente und Notizen in Evernote erfasst. Dies kann auf unterschiedlichste Weise geschehen und ist eine der ganz großen Stärken des Programms. An dieser Stelle nur die wichtigsten:

• Kopieren Sie benötigte Dateien (PDFs, Word-Dokumente, Abbildungen, usw.) einfach in den Auto-Import-Ordner. Die Handhabung des automatischen Importierens haben wir an anderer Stelle genauer beschrieben.
• Scannen Sie Papierdokumente direkt nach Evernote oder erstellen Sie einfache PDF- oder TIFF-Dateien aus Ihren Scans und importieren Sie diese.
• Speichern Sie benötigte Mails direkt aus Outlook (über das Evernote-Add-in) in Evernote.
• Nutzen Sie Evernote „Clearly“, ein Browser-Plugin, um Webseiten in leserlicher Form in Ihr Notizbuch zu importieren.
• Erstellen Sie Screenshots von einzelnen Stadtteilen und Straßen (Hotel und Umgebung, Messe und Umgebung, Übersicht Hotel bis zum Messegelände; www.stadtplandienst.de) und legen Sie diese in Evernote ab.
• Nutzen Sie die Kamera Ihres Mobiltelefons und erstellen Sie Abbildungen von benötigten visuellen Informationen (Gerätedetails?) direkt als Evernote-Notiz.
• Speichern Sie Screenshots direkt in Evernote. Die Fehlerbesprechung beim Hersteller wird einfacher.
• Nutzen Sie Sprachnotizen, wenn es spontan und schnell gehen muss.
• Sogar handschriftliche Notizen sind kein Problem.

Wie gesagt, dies sind nur die wichtigsten Möglichkeiten, um (fast) jede Art von Dokument in Evernote ablegen und zum richtigen Zeitpunkt wiederfinden zu können. Beachten Sie aber: bei Evernote geht es um Inhalte. Es macht wenig Sinn – obwohl es funktioniert – das Tool als generelle Dateiablage zu nutzen. Für manche Dinge sind Cloudspeicher wie Dropbox und Co. sinnvoller.

Ein unschätzbarer Vorteil von Evernote in der Vorbereitung: die Handhabung ist einfach und – mit Ihrem Smartphone – immer verfügbar. So findet auch noch der spontane Geistesblitz sein richtiges Ziel. Beschlagwortung und Einordnung kann dann noch immer „in Ruhe“ am PC erfolgen.

Evernote vor Ort

Haben Sie Ihre Vorbereitung abgeschlossen, so sollte Ihnen auf der Messe ein sehr flexibles Ablagesystem zur Verfügung stehen. Bestehende Dokumente (wie Gesprächsvorlagen oder Fragelisten) werden einfach vervollständigt. Neue Informationen können blitzschnell hinzugefügt werden – und Ihr Gedächtnis bleibt für wichtigere Dinge frei.

Der große Vorteil von Evernote: es geht auch mal „quick and dirty“. Mit der Handykamera eine Präsentationsfolie von der Leinwand abfotografieren, eine Visitenkarte als Schnappschuss integrieren, ein Foto des neuen Produkts XY – alles ganz einfach, zentral gesammelt und zur späteren „sauberen“ Abarbeitung festgehalten.

Die Nachbearbeitung in Evernote

Bereits in der Pause wird die eine oder andere Form der Nachbearbeitung stattfinden. Etwas gründlicher vielleicht im Hotelzimmer und abschließend zurückgekehrt ins eigene Büro. Jede dieser Phase bietet ihre Vorteile, die es zu nutzen gilt. Die Pause bringt vielleicht jene spontanen Ideen, die – so nicht festgehalten – leicht in Vergessenheit geraten. Die Durchsicht und Vorauswertung im Hotelzimmer spart so manches Kilogramm Papier mitzuschleppen (Tipp: mobiler Scanner und ab damit Richtung Evernote!). Die Fokussierung im Büro macht aus den Cebit-Erfahrungen (hoffentlich) strukturierte Abläufe und eine erweiterte Informationsbasis (Referenzdokumente).

Konkret geht es nach Cebit-Schluss darum, das entsprechende Evernote-Notizbuch aufzuarbeiten. Jede Gesprächsnotiz sollte einem Kunden oder Projekt zugeordnet werden (jetzt macht die Beschlagwortung auch Sinn). Relevante Dokumente, die nicht einem speziellen Ziel dienen, wandern in das „Referenz-Notizbuch“ (nennen Sie es „Ablage“ oder „Knowhow“ oder wie auch immer).

Der wichtigste Punkt ist wohl der „Next-Action-Plan“. Was resultiert aus den vielen Informationen und Gesprächen. Mit Kollege XY dieses abstimmen, an jenen Mitarbeiter dies delegieren, folgenden Kunden in dieser Sache kontaktieren, neue Kontakte einpflegen, Projekt ABC auf Basis jener Erkenntnisse überarbeiten – die Möglichkeiten (Notwendigkeiten?) sind vielfältig.

Jetzt sollte Ihr spezielles Ablage- und Aktionssystem in Evernote zu Zuge kommen. Mehr dazu in einem kommenden Blogbeitrag. Unser Evernote-Cebit-Notizbuch sollte nach Abschluss der Nachbearbeitung nur noch unnötige Notizen enthalten (z.B. die Straßenkarte Ihres Hotels). Jetzt ist es an der Zeit, diesen ins digitale Nichts zu befördern. Und nächstes Jahr geht’s wieder von vorne los.