Der richtige Partner für Ihr Office 365-Abonnement

Der Weg zur Nutzung von Exchange, SharePoint und Co. in der Cloud kann komplizierter als gedacht sein. Office 365 bietet viele Vorteile. Es gilt aber mehr, als nur den passenden Lizenzplan zu wählen. Zeit für einen IT-Partner.

Der Cloud-Berater

Keine eigene Hardware mehr, oder weniger davon im eigenen Serverraum, eine hohe Verfügbarkeit und die flexible Lizenzierung sind nur die offensichtlichsten Argumente für den Umstieg auf Office 365. Vor dem Umzug in die Wolke sollten aber wichtige Punkte geklärt werden. Ein Office 365-Partner kann dabei wertvolle Dienste leisten. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten: den Partner of Record (POR) und den delegierten Administrator. Was dies bedeutet und welche Unterschiede es zu beachten gilt, zeigt dieser Beitrag.

POR – Der Mann mit dem Plan

Partner of Record (POR) nennt Microsoft den zertifizierten Partner, welcher dem Kunden in allen Fragen rund um das Office 365 Abonnement zur Seite stehen soll. Von der Auswahl des passenden Abo-Plans bis zur Beratung, die optimale Lizenzmischung zu finden, begleitet der POR den Office 365-Abonnenten über die gesamte Laufzeit. Da ein großer Vorteil von Office 365 in dem flexiblen Einsatz von Lizenzen besteht, ist dies auch kein einmaliger Vorgang.

Von der Migration zum Alltag

Wer gehofft hatte, dass mit dem Umstieg auf Office 365 der IT-Administrator zusammen mit der alten Hardware gleich mitentsorgt werden kann, der wird schnell eines Besseren belehrt. Nicht nur der Umstieg auf die neue Plattform bedarf derselben Vorgehensweise wie jede andere Umsetzung eines IT-Projekts: Planung, Systemanalyse, Anforderungen, individuelle Checkliste – jeder IT-Verantwortliche kennt das. Auch der Betrieb des IT-Alltags nach erfolgter Migration unterscheidet sich nur in Teilbereichen vom gewohnten Arbeitsabläufen.

Pflege und Support

Wer sich für eine Hybrid-Lösung mit Office 365 entscheidet – also Teilbereiche der Serverdienste wie gewohnt in Eigenverantwortung betreibt und nur bestimmte Serveranwendungen in die Cloud auslagert – kann den Nutzen aus beiden Welten ziehen. Exchange in der Cloud und SharePoint vor Ort oder genau umgekehrt? Datensensitive Postfächer auf dem eigenen Server und die Masse der sonstigen Mailboxen auf Office 365? Alles ist möglich – entsprechendes Know-how in der IT vorausgesetzt.

Der delegierte Administrator

Aber auch bei einem „einfachen“ Office 365-Betrieb, also der vollständigen Migration in die Public Cloud, besteht nach wie vor derselbe Aufwand, was die Pflege der virtuellen Systeme betrifft. Die eingesetzten Tools werden sich unterscheiden, das Ziel – eine wie gewünscht funktionierende Serverapplikation – bleibt dasselbe. Auch hier läuft nichts ohne Administration. Zeit zur Einrichtung einer Delegierung!

LAN und WAN

Ein kritischer Punkt auf dem Weg in die Wolke ist die Veränderung im internen Netzwerk. Um die Dienste in der Cloud wie zuvor vor Ort nutzen zu können, muss im Rahmen der Migration dem Zugriff auf externe Ressourcen (Bandbreite, Zuverlässigkeit, etc.) Rechnung getragen werden. Aber auch danach bleiben die veränderten Kriterien ein wichtiger Bestandteil der täglichen IT-Administration. Der Support für die Client-Rechner zeigt sich technisch verändert, aber nicht weniger wichtig. Und da war ja auch noch das Thema Performance…

Outsourcing und Vertrauen

Die Betreuung einer Cloud-Umgebung ist nicht weniger komplex als die „alte“ mit den eigenen Servern. Aber anders. Die Wahl des „richtigen“ IT-Partners war und bleibt eine grundlegende Entscheidung für jeden IT-Leiter. Mit der Hinterlegung eines „delegierten Administrators“ vergibt der Office 365-Abonnent die Konfiguration und Wartung des Cloud-Dienstes in fremde Hände. Nichts Neues also. Der Account des IT-Partners im eigenen Netzwerk wird damit in der Cloud abgebildet und ermöglicht den notwendigen Zugriff zur Pflege des Setups.
Mit der delegierten Administration verfügt ein Partner über vollständigen Administratorzugriff auf sämtliche Dienste, nicht aber auf dessen Inhalte (E-Mails, Dateien, etc.). Aufgrund der weitreichenden Rechte sollten Sie aber nur einen absolut vertrauenswürdigen Partner wählen.

Unterstützung in allen Phasen

Nur weil der Exchange Server in Zukunft nicht mehr vor Ort steht, bedeutet dies selbstredend nicht, dass keine Probleme mehr auftreten. Ein grundlegend anderer Ansatz kommt aber bei der Prüfung des Service-Status zur Anwendung. Die Prüfung aller Office 365-Dienste ist also immer ein erster Punkt des Troubleshooting. Zum Unterschied von IT-Umgebungen im eigenen Serverraum ein nicht gerade einfach handzuhabende Aufgabe. Auch die Kommunikation mit Microsoft (Störungsticket, Support-Abwicklung, etc.) bekommt mit der Cloud einen veränderten Stellungswert. All diese Aufgaben kann der delegierte Administrator, also Ihr Office 365 Partner, erledigen.

Kosten und Einschränkungen

Ein Befürchtung sollte an dieser Stelle gleich ausgeräumt werden: Die Kosten des Office-Abonnements steigen dadurch nicht. Weder der Eintrag eines Partner of Record für die Lizenzberatung noch die Aufnahme eines delegierten Administrators für das Management der Office 365-Umgebung hat Auswirkungen auf die Abo-Preise von Microsoft-Seite. Welche Zusatzkosten entstehen, bestimmen Sie in der Vereinbarung mit Ihrem IT-Partner selbst.
Auch der direkte Support-Zugang zu Microsoft bleibt davon unberührt. Sie geben also nichts aus der Hand, vom Zugriff auf die Konfiguration mal abgesehen.

Den Partner in Office 365 eintragen

Der „Partner of Record“ (POR) kann vom Kunden selbst im Office 365-Portal eingegeben werden. Hier ist die ID – in unserem Fall die Partner ID 1740396 – einzutragen. Beide Parteien, der Partner wie der Kunde, erhalten eine Bestätigungsnachricht per E-Mail.
Die delegierte Administration kann nur von einem Microsoft-Partner initiiert werden. Die Einladung zur delegierten Administration erhalten Sie von unserem Support per E-Mail. Bestätigen Sie die Einladung durch einen Klick auf den Link in der Mailnachricht, die Sie zum Login auf Ihrem Office 365-Portal weiterleitet. Dort muss der Eintrag zur Administration bestätigt werden.
Die Rollen des POR und des delegierten Administrators unterscheiden sich und können von Ihnen getrennt voneinander festgelegt werden. So ist es möglich, einen Partner für die Kaufberatung und einen für die Implementierung oder verwaltete Dienste auszuwählen.

Danke für Ihr Vertrauen!

Die Vergabe des IT-Managements – auch für Teilbereiche – ist immer an ein hohes Maß an Vertrauen gebunden. Dies gilt naturgemäß auch für Systeme in der Cloud. Wir würden uns freuen, Ihr Vertrauen durch einen verantwortungsvollen und kompetenten Support Ihrer Office 365-Umgebung rechtfertigen zu dürfen. Wie Sie uns als POR oder delegierten Administrator hinterlegen können, lesen Sie in diesem Support-Dokument. Natürlich freuen wie uns auch über jede Kontaktaufnahme zu diesem Thema.