Office 365 – Grundlegendes zum Einstieg

Der Weg in die Cloud sollte gut geplant sein. Dies gilt auch für die Nutzung von Office 365, dem Cloud-Dienst von Microsoft. Die erstmalige Konfrontation mit Office 365 bringt viele Fragen zutage. Einige davon sollen hier geklärt werden.

Verwirrende Namensgebung

Microsoft hat es dem Entscheider nicht leicht gemacht. Die einzelnen Abo-Varianten von Office 365, genannt Pläne, wurden öfter umbenannt und durch die Vermengung von Dienst und Software greift so mancher Kunde zum falschen Produkt oder verschiebt die Entscheidung in die Zukunft.

Vielfältige Möglichkeiten mit Office 365

Privat oder Unternehmen

Grundlegend gilt es, in erster Linie die beiden Einsatzwelten zu trennen: private oder berufliche Nutzung. Für den Heimanwender bietet Microsoft finanziell attraktive Angebote wie Office 365 Home (Affiliate-Link) oder eine Personal-Variante. In diesem Beitrag geht es aber ausschließlich um die professionelle Nutzung und damit bleiben diese Produkte außen vor. Zu beachten bleibt: auch eine Einzelperson, die einen Office 365-Service beruflich nutzt, benötigt eine Version aus der Business- oder Enterprise-Kategorie.

Der richtige Office 365-Plan

Wie im Alltag so verhält es sich auch bei der Wahl des passenden Office 365 Paketes: Wer den richtigen Plan hat, tut sich leichter. Microsoft hat in den letzten Monaten hier einiges vereinfacht, sodass die Entscheidung leichter fallen sollte. Grundlegend gibt es zwei Kategorien: den Business-Plan und den Enterprise-Plan. Diese unterteilen sich wiederum – vereinfacht ausgedrückt – in: Dienst, Software oder Dienst inklusive Software.

Dienst, Software oder beides

In diesem Punkt gibt es wohl die größte Verwirrung. Bezeichnet Office 365 nun die Software, die wir alle von unserem Desktop kennen (Word, Excel, Outlook, etc.) oder den Service mit Exchange, SharePoint, OneDrive, etc. Tja, beides – je nach Plan. Am einfachsten zu verstehen ist dies, wenn man die Ausgangslage eines Unternehmen betrachtet: Zur Nutzung einer vollständigen Office-Umgebung benötigt man sowohl die Software wie auch den Dienst, die Server. Ist aber eines von beiden bereits vorhanden, so reicht die „Buchung“ des anderen.

Office 365 – die Software

Nahezu jede Firma stellt ihren Anwendern ein Office-Paket zur Verfügung. Word, Excel, PowerPoint und Outlook gehören zum Standard-Setup eines Firmen-PCs. Eine Vielzahl von Unternehmen nutzen aber noch ältere Versionen der Suite – und genau an dieser Stelle kommt das „Software-Abo“ ins Spiel. Ein Grund, warum Microsoft auch eine reine Desktop-Software-Abo-Variante anbietet. Darüber hinaus ermöglicht ein Office 365 Business noch die Nutzung der Tablet- und SmartPhone-Varianten der Software wie auch OneDrive for Business. Jeder Benutzer kann Office auf bis zu 5 PCs oder Macs, 5 Tablets (Windows, iPad und Android) sowie 5 Smartphones installieren. Merke: Office 365 Business ist ein Software-Abo für den Desktop und SmartPhones bzw. Tablets.

In den Enterprise-Plänen nennt sich das Software-Abo Office 365 ProPlus. Hier gibt es noch die Datenbank Access und Skype for Business obendrauf.

Office 365 in der Enterprise-Version

Office 365 – die Serverdienste

Was nutzen die besten Desktop-Programme ohne die passende Serverinfrastruktur? Wenn Sie sich für die Microsoft-Cloud entscheiden, können Sie Ihren Exchange- und SharePoint-Server als Dienst mieten. Auch hier gibt es die Trennung für kleinere (Office 365 Business Essentials für kleines Geld) und größere Unternehmen (Office 365 Enterprise E1). Der E3-Plan bietet wiederum einige Zusatzfunktionen gegenüber E1. Business Essentials beinhaltet folglich die Nutzung der Server-Dienste im Abo.

Gut gemischt

Welche Abo-Variante die richtige ist, sollte genau geprüft werden. Die Grenze von 300 Anwendern für die Business-Variante ist nicht der einzige Schwellwert. Vor allem bei detaillierteren technischen Anforderungen ist es mit einem raschen Vergleich nicht getan. Ein großer Vorteil: Die einzelnen Abo-Varianten können innerhalb eines Office 365-Firmenaccounts gemischt werden. Nicht jeder Anwender benötigt letztlich die gleichen Features. So ist es kein Problem, für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern einen E1-Plan zu mieten und für weitere die E3-Variante. Sie können aber auch mit dem Business-Plan beginnen und später auf einen der Enterprise-Pläne migrieren. Sehr flexibel.

Gute Planung erspart Probleme

Trotz dieser Flexibilität sollte als erster Schritt die Erfassung der Anforderungen stehen. Eine interne Definition der „Must-Have“-Features inklusive einer Strategie der Erweiterung für die nahe Zukunft gehört ohne Einschränkung zu einem erfolgreichen Cloud-Projekt. Kleines Beispiel: Der Enterprise-Plan E1 unterstützt nicht die Nutzung mobiler Geräte. Für einen externen Mitarbeiter reicht vielleicht eine kostensparende Kiosk-Lizenz.

Inventarisierung und Projektplanung

Der Schritt in die Cloud ist ein Projekt. Gerade kleinere Firmen vergessen oft die ansonsten selbstverständlichen Vorgaben jeglicher IT-Umstellung. Die Vereinfachung „Kleine Firme = Business Plan, Große Firma = Enterprise Plan“ greift zu kurz. Wer sich einen detaillierten Blick in die Feature-Übersicht gönnen will, der sollte die Service Description der Office 365 Dienste einmal studieren. Dann wird schnell klar, dass die Wahl des richtigen Plans keine schnelle Entscheidung sein darf. Die Auswahl des richtigen IT-Partners kann bereits im Vorfeld jede Menge Probleme vermeiden helfen.

Management und Wartung

Einen erheblichen Unterschied zwischen der Business- und der Enterprise-Version sieht vor allem der Administrator. Eine Vielzahl von Steuerungsvarianten macht in der Praxis oft den entscheidenden Unterschied. Der Anwender sieht „nur“ ein verbessertes Endergebnis. Darauf kommt es aber an! Viele Einstellungen, die einen besseren Workflow oder einen individuellen Mailfluss erzeugen, sind der Enterprise-Version vorbehalten. Auch hier gilt: Eine Checkliste vorab bringt Sie sicherer zur passenden Lösung.

Erweiterte Features

Zusätzlich zum Standardumfang von Exchange erweitert der Enterprise-Plan z.B. die Mailbox um eine zusätzliche für das persönliche Archiv. Dies trifft auch auf SharePoint zu: Business Intelligence? Nur mit dem Enterprise-Plan. Wie gesagt: die eigenen Anforderungen sollten zuvor festgelegt werden. Ansonsten drohen Überraschungen. Nicht zuletzt unterscheidet sich der von Microsoft geleistete Support bei Business und Enterprise – ein nicht zu unterschätzender Umstand im Alltagsbetrieb.

Neue Services

In den Enterprise-Plänen bietet Microsoft viel Innovatives. „Office Delve“ und „Office 365 Video“ sind nur zwei Beispiele für die Cloud-Nutzung, die wahrscheinlich nie in die On-Premise-Produkte (Server im eigenen Rechenzentrum) in den Firmen Einzug halten werden. Aber genau jene Features sind für manche Unternehmen sehr wichtig – unabhängig von der Unternehmensgröße. Es vergeht kaum ein Monat, in dem Microsoft nicht neue Funktionen für Office 365 bereitstellt oder ankündigt. Wer es technisch genauer wissen will, dem sei die Roadmap empfohlen.

Ein erster Test

Jeglicher Ein- und Umstieg bei Produktivsystemen ist immer mit Risiken verbunden. Da hilft auch noch so genaue Planung nichts. Warum also nicht die neue Cloud-Welt von Office 365 erst in Ruhe testen? Ein Testaccount ist schnell erstellt und die notwendigen Schritte für eine Testumgebung sind relativ einfach. Dann kann für 30 Tage die neue Umgebung auf Herz und Nieren geprüft werden. Aber auch in diesem Fall ist zuvor eine Projektplanung sinnvoll. Nur so werden auch die wirklich relevanten Tests Punkt für Punkt abgearbeitet.
Bereits beim Test spielen grundlegende Einstellungen wie das DNS-Setup eine wichtige Rolle. Sollten Sie Interesse an einer unterstützten Testphase haben, so empfehlen wir unseren kostenlosen Setup-Support: Sie erstellen den passenden Test-Account für das Business-Premium- oder Enterprise-Modell und wir konfigurieren das Grundsetup.

Cloud-Anforderungen

Die effiziente Nutzung der Cloud setzt aber mehr als nur einen Test der passenden Office 365-Plans voraus. Neben der vorhandenen (internen) IT-Infrastruktur (Bandbreite, Ausfallsicherheit) sollten auch „gewohnte“ IT-Themen wie SLAs und Support geklärt sein. Nur ein Gesamtkonzept verhindert, dass Sie später aus den Wolken fallen. Wie immer stehen wir Ihnen auch in diesem Themenbereich auf Basis eines professionellen Projektmanagements gerne hilfreich zur Seite.