SharePoint: Arbeit ohne Fileserver?

SharePoint ist eine wunderbare Plattform und vor allem in der Online-Variante recht erschwinglich. Der Umstieg vom Fileserver ist aber nicht einfach. Ein Blick auf die Vorteile und einige Tipps zur Anwendung.

Die Migration

Die Einführung von SharePoint im Unternehmen ist kein einfacher Prozess. Bereits vor Jahren haben wir an dieser Stelle die notwendigen Phasen der SharePoint-Einführung skizziert. Gute Planung ist hier alles. Erst die Analyse der bestehenden Daten macht den Umstieg sinnvoll und möglichst reibungslos.

Ersatz des Fileservers?

Die SharePoint-Plattform bietet viel mehr als nur Dateiablage. Aber genau dies ist der erste Berührungspunkt mit dem Microsoft-Dienst. Die Umstellung für Anwender ist aber nicht zu unterschätzen. Die Arbeitsweise ist anders. Weg von Ordnern auf dem Fileserver, hin zu Metadaten und Dokumenteigenschaften. Kategorisierung ist hier der erste Punkt – bei bestehenden und zukünftigen Daten. Das neue System bietet aber viele Vorteile im Vergleich zum Ordner-System eines Fileservers. Ein kurzes Video zeigt, warum die andere Arbeitsweise der Produktivität im Unternehmen dient.

Metadaten, was soll das?

„Metadaten“ klingt erstmal sehr technisch. Aber eigentlich geht es nur um Informationen zu einem Dokument. Sie strukturieren Ihre Ablage nicht mehr in Ordnern, sondern nach Kategorien. Nach diesen Kriterien können Sie dann einfach suchen, filtern und Ansichten anpassen. Und wenn Sie dieses Prinzip in Ihrem Unternehmen umgesetzt haben, werden Sie nie wieder mit Ordnern auf einem Fileserver arbeiten wollen. In SharePoint sind diese Attribute die Grundlage für die tägliche Arbeit. Auch hier hilft ein kurzes Video, um den Umgang mit Metadaten besser zu verstehen.

Formulare für Metadaten

Die Bearbeitung von Metadaten (Dateieigenschaften) in SharePoint-Bibliotheken ist recht umständlich, ein entscheidendes Akzeptanzproblem. Mit einer Anpassung in wenigen Minuten machen Sie dies Ihren Nutzern um einiges einfacher und optisch ansprechender. Ganz ohne Programmierkenntnisse. Investieren Sie wenige Minuten und machen Sie Ihren Anwendern die Zuordnung von Metadaten um einiges einfacher.

Teams und SharePoint

MS Teams ist für die tägliche Zusammenarbeit durch hybrides Arbeiten ein wertvolles Tool geworden. Die Dateiablage in Teams basiert ebenfalls auf SharePoint. Auch hier kann der Einsatz von Metadaten (neben der Untergliederung in einzelne Kanäle) helfen, die Struktur der Ablage zu verbessern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mehr dazu im Video.

Fazit

SharePoint ist eine „ganz andere“ Plattform. Die Umstellung für Anwender ist anfangs groß. Wer aber die Vorteile des Cloud-Dienstes einmal kennt, wird dies nicht mehr missen wollen. Die IT sollte den Umstieg aber gut planen. Nur dann klappt es auch mit der Akzeptanz durch die Anwender. Mehr zum Thema SharePoint auf unserem YouTube-Kanal.


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