Evernote: Die Macht von Links in Notizen

Nutzt man das Cloud-Tool Evernote nur für einfache Notizen, so lässt man eine Menge an Potential der Anwendung links liegen. Evernote leistet auf den ersten Blick nur wenig. Erst die Abbildung der eigenen Arbeitsstrategie im Programm ermöglicht einen Riesennutzen. Ein Schritt dazu ist der Einsatz von Links – sowohl innerhalb des Tools wie auch im Zusammenspiel mit Drittanwendungen. Ein weiterer Beitrag in unserer Evernote-Reihe.

Mehr Struktur im „ewigen Gedächtnis“

Organisation - Up to You!

Jede Notiz in Evernote ist über einen eindeutigen Link aufrufbar. Soweit so gut. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie „Link zur Notiz kopieren“ aus dem Kontextmenü. Der Verweis ist damit im Zwischenspeicher. In jeder anderen Notiz können Sie diesen als Hyperlink einfügen. Anmerkung: Der Einsatz von diesen Links hat nichts mit der Freigabe (Sharing) von Dokumenten und Notizbüchern zu tun.
Damit ist bereits eine Menge an Logik in dem Gesamtbestand der Notizenablage möglich. Einzelne Artikel (z.B. mit Evernote Clearly abgelegt) können auf diese Weise zu einer Einheit zusammengefasst werden. Auch ganze Materialsammlungen (Links zu Bildern und Snapshots in Evernote) können so sinnvoll strukturiert werden.

Links von extern

Der nächste Schritt besteht in der Einbeziehung von anderen Anwendungen. Als klassisches Beispiel sei hier die mehr als nützliche Verknüpfung mit Outlook oder anderen Self-Management-Tools erwähnt. Der Klassiker: Sie haben in Outlook einen Termin eingetragen und können über das Einfügen eines Evernote-Links (im Notizbereich des Termins) auf einen Eintrag in Evernote verweisen. Dort sind alle Notizen im Rahmen der Vorbereitung zu jenem Termin gut aufgehoben. Mit einem Klick haben Sie damit alle während des Termins benötigten Informationen zur Hand. Auch an dieser Stelle sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt. Der Link kann auf ein Dokument (z.B. Kopie des Angebotsschreibens im PDF-Format) oder auch auf die zu absolvierende Präsentation bzw. ein Video verweisen.

Dieselbe Methode kann aber auch bereits im Vorfeld des eigentlichen Termins wunderbar genutzt werden. Denken Sie nur an einen Anfahrtsplan zum Termin, einen Link auf eine Evernote-Notiz, die ausführliche Informationen zum Gesprächspartner enthält, oder auch eine zuvor erstellte Information zum Veranstaltungsort des Termins (Beispiel: Kongresshalle).
Beachten Sie aber, dass auf jedem genutzten Gerät eine Evernote-App installiert sein muss – sonst geht der Link von Outlook und Co. ins Leere.

Die Hauptnotiz

Richtig effizient wird der Einsatz von Notizenlinks aber erst mit der Hauptnotiz. Dabei wird – für einen Event oder einen Gesprächstermin – eine Notiz angelegt, die nur als Übersichtsdokument dient. Auf diese Notiz wird aus dem Kalenderprogramm verwiesen. Die Hauptnotiz enthält wieder nur Links zu den einzelnen Themen und Punkten des Events.
Ein Beispiel: In der Terminvorbereitung wurde ein Fragenkatalog ausgearbeitet. Des Weiteren wurde eine Notiz zur Aufnahme des Meetingprotokolls (Mitschrift) erstellt. Ein spezieller Evernote-Eintrag enthält die vorbereitete PowerPoint-Präsentation, ein weiterer Detailangaben zum besprochenen Projekt. Je wichtiger der Termin umso größer die Anzahl der verlinkten Einträge. Wird die Linkhierarchie tiefer gepflegt, so entsteht ein sehr mächtiges Werkzeug für die Gesamtabwicklung des Termins.
Natürlich müssen auch alle Notizen während und nach der Veranstaltung in Evernote erfasst werden (Stichwort Scanner). Schließlich soll die erfolgreiche Abarbeitung mit einer vollständigen ToDo-Liste (Follow-Ups) gekrönt werden.

Die Praxis

Auf den ersten Blick scheint diese Master-Client-Verlinkung etwas kompliziert. Die Praxis ist aber weitaus einfacher als gedacht. Beginnen Sie bei einem einfachen kommenden Termin mit einem Hauptdokument und wenigen Unternotizen (Agenda, Meeting-Protokoll als leere Vorlage und einem PDF-Dokument). Das Meeting-Protokoll wird vorab als immer wiederverwendbare Vorlage erstellt (Kunde, Ort, Termin, Teilnehmer, … – wie bekannt).
Besonders Eifrige erstellen auch noch einen Backlink auf das Hauptdokument. Dies erleichtert die Navigation. Aber, wie in so vielen Dingen: Keep it simple! Schließlich soll der Einsatz von Evernote ja eine Arbeitserleichterung bringen.
Ein Tipp zum Abschluss: Denken Sie an die Verfügbarkeit der Dokumente. Nichts wäre fataler als wenn die penible Vorarbeit in einem Desaster endet – weil keine Netzverfügbarkeit am Zielort gegeben ist. Also entweder ein Notizbuch mit aktivierter Offline-Einstellung auf dem Smartphone oder Tablet nutzen (erfordert einen Premium-Account von Evernote) oder die einzelnen Dokumente als offline-verfügbar vor Antritt der Veranstaltung setzen.