Chat-Software gegen die E-Mail-Flut

Die Nutzung von E-Mail-Software ist im geschäftlichen Umfeld nicht wegzudenken. Daran ändern auch anderslautende Meldungen nichts. Bei privaten Nutzern feiern Chat-Apps ständig neue Rekordzahlen. Eine Annäherung macht aber auch für Business-User Sinn.

Die E-Mail-Flut

So praktisch der Einsatz von Mailservern im Unternehmen auch ist, Fakt ist, dass der ständige Maileingang die Produktivität nicht selten hemmt. Der ständige Blick auf den Posteingang mindert die Konzentration auf das Wesentliche – die aktuelle Arbeit. Eine Vielzahl der ein- und ausgehenden Nachrichten gleichen einem SMS-Ersatz: „Meeting um 15:00?“ – „Lieber später!“ – „Ich muss um 18:00 weg.“ – „16:30?“ – „Ok.“ – „Vergiss die Unterlagen nicht!“ – „Mache ich. Bis später“.
So laufen vor allem innerhalb einer Firma ständig Kurznachrichten über den Mail-Ticker, die dort eigentlich nicht sinnvoll platziert sind. Neben der ständigen Ablenkung kommt hinzu, dass all diese Nachrichten im Posteingang wie im Postausgang die eigene Mailbox unnötig vergrößern. Für die gesamte IT eines Unternehmens hat dies auch Auswirkungen im Speicherbedarf und in der Backup-Kapazität (vor allem, wenn auch noch diverse Bild- und Filmdokumente im Anhang gesendet werden).
Der Hausverstand zeigt sofort die Absurdität, derartige Nachrichten über einen endlosen Zeitraum abzulegen oder zu archivieren. Die Bequemlichkeit jedes einzelnen setzt sich darüber hinweg.

Chats im Business-Umfeld?

Was für jeden 13-jährigen SmartPhone-User selbstverständlich ist, zeigt im geschäftlichen Rahmen (noch) wenig Akzeptanz: Kurzunterhaltungen gehören nicht in das Mailsystem. Eine bessere Formulierung wäre vielleicht: alles was nicht von längerer Bedeutung ist, sollte in einen Chat ausgelagert werden. Entscheidend ist also nicht die Länge von Nachrichten, sondern deren Relevanz für die Zukunft. Nur was geschäftlich archiviert bleiben muss, sollte per Mail kommuniziert werden. Die Masse an Nachrichten, deren Halbwertszeit selten einen Tag übersteigt, sind gut in einer Chat-App aufgehoben.

Das passende Chat-System

Anwendungen zur Kurz-Kommunikation gibt es für SmartPhones massenhaft. WhatsApp und Co. ermöglichen es heutzutage jedem, ohne großen finanziellen Aufwand an dem SMS-Nachfolger teilzunehmen. Warum also nicht im Unternehmen ebenfalls eine dieser Apps nutzen?
Die Antwort ist schnell gegeben, aber schwer umzusetzen. Der Einsatz eines Chat-Service muss grundlegend zwei Kriterien genügen: zum einen muss jedem gewillten Teilnehmer eine passende App zur Verfügung stehen und zum anderen muss deren Anwendung „sicher“ sein. Werden beide Kriterien berücksichtigt, so fällt die Umsetzung schwerer als gedacht.

Plattformübergreifend Chatten

Trotz einer Vielfalt an Apps und Desktop-Anwendungen für die Kurzkommunikation ist eine „Garantie“, dass auch jeder gewünschte Gesprächspartner eingeladen werden kann, kaum möglich. Allein im Mobilbereich wird die Auswahl schwer. Gerade dieser Fakt erklärt nicht zuletzt den gigantischen Zulauf zur von Facebook aufgekauften App „WhatsApp“. Noch schwieriger wird die Wahl, wenn auch auf dem PC oder Mac ein entsprechendes Pendant existieren soll, zumindest als Browser-Anwendung.

Android, iOS, und …

Die letzten Monate brachten bezüglich der wichtigsten Mobilplattformen einige Fortschritte. Blackberry hat seinen Messenger auf andere Betriebssysteme portiert, was zumindest der nach wie vor großen Zahl an BB-Anwendern in Unternehmen eine Basis zur Verfügung stellt. Einen starken Neuzugang bot 2014 das schweizer Startup „Threema“ – Top-Download im AppStore von Apple – und dessen gleichnamige Chat-App. Diese gibt es zum aktuellen Zeitpunkt für Android, iOS und Windows Phone.
Stellt sich die Frage: Welche Plattformen müssen als Mindestkriterium erfüllt werden? Android und iOS sind gesetzt, sollte aber kein Problem sein, da Entwickler diese beiden Betriebssysteme immer zuerst bedienen. Schwieriger wird es bei den „Nachzüglern“. Windows Phone hat ein großes App-Problem, ist aber gerade im Unternehmensumfeld ein Pflichtkandidat, den es zu berücksichtigen gilt. Blackberry hat nach wie vor eine große Verbreitung im Businessbereich, steht ansonsten wohl aber vor dem Aus.

Chat-Apps und deren Sicherheit

Datenschutz spielt im Unternehmen eine große Rolle. Was viele Privatanwender heute mit einem Schulterzucken abtun, kann für ein Unternehmen schnell zur Katastrophe führen. Prinzipiell gilt: Der App-Hersteller ist ein Serviceanbieter. Wenn er Zugriff auf Daten des Chats haben will, fällt dieser aus der Liste der möglichen Softwarekandidaten. Am Beispiel von WhatsApp: ein vollständiger Zugriff auf das gesamte Adressbuch des Nutzers ist als absolutes No-Go zu sehen. Dies gilt umso mehr, als der Hersteller ganz klar die Auswertung von Profilen und Anwenderinformationen zur primären Geschäftsgrundlage hat.

Verschlüsselung ist Pflicht

Es sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Ein Datenaustausch über das Internet ohne Verschlüsselung ist – vor allem im Unternehmensumfeld – keine gute Wahl. Dies gilt sowohl für den E-Mail-Verkehr wie auch für Chat-Applikationen. Was aber für Mailinfrastrukturen nicht einfach umzusetzen ist, kann bei Kurznachrichten schnell durch die Wahl des richtigen Anbieters erreicht werden.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung lautet das Zauberwort für den ungestörten Austausch von Kurznachrichten und Fotos. Dabei gibt es zwei Dinge zu beachten: die „schlechte“ Variante ermöglicht es dem Anbieter ungehindert mitzulesen (wie etwas bei Apples iMessage-Dienst). Die Verschlüsselung gilt demnach nur für die Strecke vom Absender zum Anbieter und dann wiederum von diesem bis zum Empfänger. Ganz gut, aber zu wenig.

Ende-zu-Ende

Bei der zweiten Variante der Verschlüsselung, genannt Ende zu Ende, hat auch der Anbieter keinen Schlüssel, um den Nachrichtenfluss zu dekodieren. Auf dessen Server befindet sich nur eine Masse an Datenmüll zu Zwischenspeicherung, um erst beim Empfänger angekommen wie dechiffriert zu werden. Nur eine Sicherheitskodierung ohne Unterbrechung der Zustellungskette garantiert ein höchstmögliches Maß an Sicherheit.

Vertrauen zum Anbieter

Bleibt der Nachrichteninhalt über die gesamte Strecke Absender-Empfänger verschlüsselt, könnte einem der Anbieter eigentlich egal sein. Dem ist meistens leider nicht so. Warum? Sie nutzen dessen Software und haben – abgesehen von Open-Source-Projekten – keinen Einblick in deren Funktion. Dies gilt z.B. sowohl für Blackberry wie auch für die SmartPhone-App „Threema“. Beiden soll nichts unterstellt werden, nur prüfbar ist es nicht.

Die neuen Gruppen-Chats

Einen anderen Ansatz als die Vielzahl der bekannten Chat-Apps gehen die neuen Anbieter von Chat-Kommunikationssystemen. Im Zentrum steht hier das Chat-Portal im Browser, da der angesprochene geschäftliche Nutzer zumeist den PC oder das Notebook für die Arbeit nutzt. Für die zusätzliche mobile Nutzung stehen selbstverständlich entsprechende Apps für SmartPhone und Tablet zur Verfügung.
Der bekannteste Anbieter in dieser Reihe ist das von einem Flickr-Gründer ins Leben gerufene Startup „Slack“. Hipchat wäre ein weiteres Beispiel. Zielgruppe dieser Anwendungen sind weniger Einzelpersonen, sondern Anwender, die im Team kommunizieren wollen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: von der einfachen Meetingplanung bis hin zum großen Projektraum ist hier alles möglich. Für jedes „Projekt“ wird ein eigener Bereich erstellt und die notwendigen Kollegen und Kolleginnen eingeladen.
Da diese Plattformen ihre volle Stärke erst nach Abschluss eines „Abos“ entfalten, empfiehlt sich zuerst ein ausführlicher Testlauf – inklusive Prüfung auf allen gewünschten Mobilgeräten.

Chat im Support

Auch EDV-intern ermöglicht ein Chat-System eine hohe Entlastung unnützer E-Mail-Kommunikation. Nicht nur die Störungsabwicklung selbst kann über einen Chat effektiv unterstützt werden, auch die Planung im Vorfeld (Kontaktaufnahme, Zeit- und Einsatzplan, etc.) profitiert davon. Sollte eine Dokumentation des Chats notwendig sein, so reicht ein Export des Chat-Protokolls nach Abschluss der Arbeiten oder eine zusammenfassende E-Mail durch den IT-Dienstleister. Eine Nachricht, leicht wieder aufzufinden und minimaler Platzbedarf.
Ganz nebenbei: auch die Übermittlung von Kennwörtern hat in E-Mails nichts zu suchen und ist in (verschlüsselten) Chat-Apps besser aufgehoben und schnell wieder gelöscht.

Anwendungen im Detail

Die ausführliche Besprechung einzelner Apps bzw. Gruppenchat-Systeme würde den Rahmen dieses Blogeintrags sprengen und ist für die Zukunft geplant. Anregungen und Hinweise werden vorab gerne in den Kommentaren entgegengenommen.